মাইন্ডবডি ও হাইলেভেল: বিজ্ঞাপনের লিড এবং বুক করা ক্লায়েন্টের মধ্যে ব্যবধান কমিয়ে আনুন
যখন আপনার লিড এবং বুকিংয়ের যোগফল মেলে না
ওয়েলনেস ও এস্থেটিকস ব্যবসাগুলো, যারা বাইরের কোনো মার্কেটিং এজেন্সির সাহায্য নেয়, তাদের ক্ষেত্রে প্রায়শই এমন দুটি সিস্টেম তৈরি হয় যেগুলোর মধ্যে কোনো সংযোগ থাকে না। এজেন্সিটি হাইলেভেল (HighLevel) প্ল্যাটফর্মে বিজ্ঞাপন ও ফানেল চালায় এবং লিড দিয়ে পাইপলাইন পূর্ণ করে। অন্যদিকে, আপনার ক্লিনিক মাইন্ডবডি (Mindbody) থেকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করে এবং পরিষেবা প্রদান করে। এই দুটির মধ্যকার ফাঁক দিয়েই নীরবে বিক্রি কমে যায়।
কাল্পনিক: সেলিন এস্থেটিক গ্রুপ (উদাহরণস্বরূপ) হলো একটিমাত্র শাখাবিশিষ্ট মেডস্পা, যেখানে নয়জন সেবাদানকারী, ২,৪০০ জন সক্রিয় রোগী এবং একটি এজেন্সি-পরিচালিত মার্কেটিং অ্যাকাউন্ট রয়েছে। এজেন্সিটি প্রতি সপ্তাহে লিডের সংখ্যা রিপোর্ট করে। ফ্রন্ট ডেস্ক প্রতি সপ্তাহে বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্টের সংখ্যা রিপোর্ট করে। এই দুটি রিপোর্টের মধ্যে কখনোই মিল মেলে না, কারণ কোনো মার্কেটিং লিড যখন বুক করার সিদ্ধান্ত নেয়, ঠিক সেই মুহূর্তে সেটিকে মাইন্ডবডির একজন প্রকৃত ও বুকযোগ্য গ্রাহকে পরিণত করার মতো কোনো প্রক্রিয়া কাজ করে না।
এই ব্যবধানের জন্য আপনাকে যা মূল্য দিতে হয়
অ্যাপয়েন্টমেন্ট সংযুক্ত করার জন্য মাইন্ডবডির একটি আসল ক্লায়েন্ট রেকর্ড প্রয়োজন। আপনার অ্যাড ফানেলে থাকা একটি লিড এখনও সেরকম নয়। তাই যখন কোনো লিড বুকিং করার জন্য প্রস্তুত হয়, তখন কাউকে হাতে লিখে মাইন্ডবডিতে তাদের তথ্য প্রবেশ করাতে হয়, নইলে বুকিংটি সঠিকভাবে সম্পন্ন হয় না। একটি ব্যস্ত ফ্রন্ট ডেস্কে চাপের মধ্যে এই কাজটি করতে গেলে ডুপ্লিকেট রেকর্ড, টাইপের ভুল এবং বুকিং প্রক্রিয়াটি জটিল মনে হওয়ায় হাতছাড়া হয়ে যাওয়া লিডের মতো সমস্যা তৈরি হয়।
এর মানে হলো, আপনার বিজ্ঞাপনের বাজেট নির্ধারণকারী প্রশ্নগুলোর উত্তর আপনি দিতে পারবেন না। আপনি লিডের সংখ্যা দেখতে পারেন। আপনি বুকিং দেখতে পারেন। কিন্তু কোন লিডগুলো আসলে প্রথম ভিজিটে পরিণত হয়েছে, বা কোন বিজ্ঞাপন উৎস থেকে অর্থ প্রদানকারী সদস্য এসেছে, তা আপনি দেখতে পারবেন না, কারণ এই দুটি রেকর্ডের মধ্যে কোনো সংযোগ নেই।
লিডগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে বুকিংযোগ্য ক্লায়েন্টে পরিণত হয়
CRMConnect Mindbody to HighLevel আপনার ক্লায়েন্টের রেকর্ড উভয় সিস্টেমে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখে এবং এটি ইন্টেলিজেন্ট ম্যাচিংয়ের মাধ্যমে তা করে, ফলে একই ব্যক্তির রেকর্ড দুবার তৈরি হয় না।
মূল বিষয়টি হলো, কোন লিডগুলো পরবর্তী ধাপে যাবে, তার নিয়ন্ত্রণ আপনার হাতে রাখা। আপনি আপনার ফানেলের একটি নির্দিষ্ট পর্যায়কে ট্রিগার হিসেবে বেছে নেন, সাধারণত যখন কোনো লিড প্রকৃতপক্ষে একটি সময় বুক করে। যখন কোনো লিড সেই পর্যায়ে পৌঁছায়, CRMConnect তাদের বিবরণ যাচাই করে এবং Mindbody-তে তাদের একজন প্রকৃত ক্লায়েন্ট হিসেবে তৈরি করে, যা বুক করার জন্য প্রস্তুত থাকে। যদি তারা Mindbody-তে আগে থেকেই বিদ্যমান থাকে, তবে তাদের রেকর্ডটি ডুপ্লিকেট না হয়ে আপডেট করা হয়।
লিড থেকে ক্লায়েন্টে রূপান্তরের প্রক্রিয়াটি কীভাবে কাজ করে
এর সবচেয়ে পরিচ্ছন্ন সংস্করণটি খুবই সহজ:
- একটি বিজ্ঞাপন ফানেলের মাধ্যমে একজন সম্ভাব্য গ্রাহক আসে।
- আপনার নিয়মিত ফলো-আপ ধাপগুলো হলো: একটি নিশ্চিতকরণ টেক্সট, সম্মতি গ্রহণ এবং একটি ইনটেক ফর্ম।
- লিড একটি বুকিংয়ের সময় বেছে নেয়। ঠিক সেই মুহূর্তেই তাদের সিঙ্ক করার জন্য প্রস্তুত হিসেবে চিহ্নিত করা হয়।
- CRMConnect বিবরণগুলো যাচাই করে তাদেরকে Mindbody ক্লায়েন্ট হিসেবে তৈরি করে দেয়।
- লিডের মার্কেটিং রেকর্ডটি তাদের নতুন মাইন্ডবডি ক্লায়েন্ট রেকর্ডের সাথে লিঙ্ক করা আছে, তাই এজেন্সি ড্যাশবোর্ডে অবশেষে সংযোগটি দেখা যাচ্ছে।
একই জিনিস উল্টোভাবেও কাজ করে। আপনার ফ্রন্ট ডেস্কে আসা কোনো গ্রাহক Mindbody-তে নথিভুক্ত হলে, তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিরে আসে এবং এমন একজন গ্রাহক হিসেবে যুক্ত হয়, যাকে এজেন্সি পরিচর্যা করতে পারে।
বুকিং ধাপটি শুধু একটি সিঙ্ক ট্রিগার নয়। এটি আপনার কোয়ালিটি গেট। এজেন্সি প্রত্যেক নাম মাইন্ডবডিতে পাঠায় না। তারা শুধু তাদেরকেই পাঠায়, যারা একটি প্রকৃত যোগ্যতা যাচাইয়ের ধাপ সম্পন্ন করেছে। এটি মাইন্ডবডিকে স্বচ্ছ ও বিশ্বাসযোগ্য রাখে।
একাধিক অবস্থানের জন্য প্রস্তুত
বর্তমানে সেলিন একটিমাত্র অবস্থানে রয়েছে, কিন্তু ভবিষ্যতের প্রসারের জন্যও একই ব্যবস্থা বজায় রাখা হবে। ফানেল থেকে প্রতিটি লিডের সাথে একটি অবস্থান নির্দেশক থাকে এবং CRMConnect তাদেরকে সঠিক Mindbody সাইটে পাঠিয়ে দেয়। আপনার রক্ষণাবেক্ষণের জন্য কোনো কেন্দ্রীয় রাউটিং তালিকা নেই।
একই ইন্টেলিজেন্ট ম্যাচিং পদ্ধতির মাধ্যমে বিভিন্ন লোকেশনে থাকা ডুপ্লিকেটগুলো শনাক্ত করা হয়: যদি একই ইমেল ব্যবহারকারী কোনো ব্যক্তি অন্য কোনো সাইটে আগে থেকেই থাকেন, তাহলে CRMConnect সেই মিলটি খুঁজে বের করে এবং নতুন রেকর্ড তৈরি করার পরিবর্তে বিদ্যমান রেকর্ডটি আপডেট করে দেয়। এর ফলে, পরবর্তী প্রতিটি ফলো-আপ, যেমন—রিনিউয়ালের জন্য তাগাদা, অনুপস্থিতির জন্য গ্রাহক পুনরুদ্ধার, এবং মেয়াদোত্তীর্ণ সদস্যপদ ফিরিয়ে আনার মতো কাজগুলো অনুমানের পরিবর্তে মাইন্ডবডির আসল ডেটার ওপর ভিত্তি করে পরিচালিত হয়।
আপনার এজেন্সি অবশেষে যা দেখে
একবার প্রক্রিয়াটি সম্পন্ন হলে, এজেন্সির ড্যাশবোর্ড সেই প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে পারে যেগুলো আসলেই গুরুত্বপূর্ণ:
- যে লিডগুলো শুধু বুকিং পেজের ক্লিক নয়, বরং প্রথম ভিজিটে পরিণত হয়, তার হার।
- প্রথমবার পরিদর্শনের হার সদস্যপদে পরিণত হয়, এবং সদস্যপদের মর্যাদাও ফিরে আসে।
- একজন যোগ্য গ্রাহকের প্রকৃত খরচ, কোনো প্রাথমিক তথ্যের খরচ নয়।
এই সংখ্যাগুলো কেবল এই কারণেই বিদ্যমান, কারণ প্রতিটি সম্ভাব্য গ্রাহক এখন তার মন ও দেহের ফলাফলের সাথে সংযুক্ত।
২,৪০০ জন রোগীর উপর প্রাপ্ত প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল
এগুলো দৃষ্টান্তমূলক সংমিশ্রণ, কোনো প্রকৃত গ্রাহক নন:
- যেসব লিড প্রথমবার পরিদর্শনে আসে এবং ফ্রন্ট-ডেস্কে ম্যানুয়ালি হস্তান্তর করা হয়: প্রায় ২৮ থেকে ৩৫ শতাংশ।
- যেসব লিড প্রথম ভিজিটে পরিণত হয় এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্লায়েন্ট তৈরি হওয়ায় বুকিংটি নির্বিঘ্নে সম্পন্ন হয়: এর ফলে হার ৪২ থেকে ৫২ শতাংশ পর্যন্ত বৃদ্ধি পায়।
- প্রতি মাসে তৈরি হওয়া ডুপ্লিকেট মাইন্ডবডি রেকর্ডের সংখ্যা, যা আগে গোনা যেত না, তা কমে এখন প্রায় ১ থেকে ৩-এ দাঁড়িয়েছে এবং এগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে চিহ্নিত ও একত্রিত হচ্ছে।
- ফ্রন্ট-ডেস্কে মাইন্ডবডিতে এজেন্সির লিডগুলো ইনপুট করার কাজে ব্যয় হওয়া সাপ্তাহিক প্রায় ৬ থেকে ৮ ঘণ্টা সময় এখন পুনরুদ্ধার করা হয়েছে।
এই উন্নতিটা ভালো ইমেল কপির কারণে হয় না। এর কারণ হলো, যখনই কোনো লিড বুক করার চেষ্টা করে, ঠিক সেই মুহূর্তেই সে মাইন্ডবডির একজন বুকযোগ্য ক্লায়েন্ট হিসেবে বিদ্যমান থাকে।
আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ
আপনার অ্যাড ফানেল এবং মাইন্ডবডির মধ্যবর্তী ফাঁকে আটকে থাকা প্রতিটি লিড হলো সেই অর্থ, যার জন্য আপনি ইতিমধ্যেই খরচ করেছেন কিন্তু আদায় করতে পারেননি। যখন লিডগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে বুকিংযোগ্য ক্লায়েন্টে পরিণত হয়, তখন তাদের মধ্যে আরও বেশি সংখ্যক প্রথমবার ভিজিটে আসে, আপনার ফ্রন্ট ডেস্ককে আর নাম টাইপ করতে হয় না, এবং আপনি অবশেষে দেখতে পান কোন বিজ্ঞাপনগুলোতে খরচ করা সার্থক। আপনি নতুন লিড কিনছেন না। বরং আপনার কাছে থাকা লিডগুলো হারানোর পরিমাণ কমছে।
আপনার মেডস্পার জন্য এটি দেখুন
CRMConnect Mindbody to HighLevel-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.
পড়তে থাকুন
মাইন্ডবডি ও হাইলেভেল: প্রতিটি প্রোগ্রামে প্রত্যেক শিক্ষার্থীর জন্য একটি সুস্পষ্ট সময়সূচী
আপনার স্টুডিওতে যদি একই সাথে নতুনদের জন্য প্রোগ্রাম, দীর্ঘমেয়াদী কোর্স এবং ব্যক্তিগত পাঠদান চলে, তাহলে প্রতিটি শিক্ষার্থীর প্রকৃত বুকিংয়ের সাথে আপনার রিমাইন্ডারগুলো কীভাবে মিলবে, তা এখানে বলা হলো।
মাইন্ডবডি ও ক্লাভিও: ৬টি জিমের একটি স্ট্রেংথ নেটওয়ার্কের জন্য স্থানভিত্তিক বিপণন
একটি কেন্দ্রীয় বিপণন দল ছয়টি জিমের নেটওয়ার্কের প্রত্যেক সদস্যকে একসাথে বার্তা পাঠালে অর্ধেক সময়ই কোচের নাম ও জিমের ঠিকানা ভুল করে।
HubSpot-এ DonorPerfect Data থেকে লাইভ ফান্ডরেইজিং বোর্ড ড্যাশবোর্ড
আপনার বোর্ড ট্রেন্ড লাইন দেখতে চায়। আপনার কর্মীরা তাদের সন্ধ্যাগুলো ফিরে পেতে চায়। ডোনার ভ্যালু, অ্যাভারেজ গিফট এবং ক্যাম্পেইন পারফরম্যান্সের তথ্য হাবস্পটে চলে আসায়, মাসিক বোর্ড রিপোর্টটি আর চার দিনের প্রজেক্ট না থেকে একটি সংরক্ষিত ড্যাশবোর্ডে পরিণত হয়।