মাইন্ডবডি ও হাবস্পট: দেখুন কোন কোচ আপনার জিমে সদস্য ধরে রাখতে সত্যিই সাহায্য করেন।

কোচের পর্যালোচনা কেন স্বজ্ঞার উপর ভিত্তি করে হয়

একজন প্রধান কোচকে জিজ্ঞাসা করুন তার কর্মীদের মধ্যে কাদের কর্মী ধরে রাখার হার সবচেয়ে ভালো। তিনি আপনাকে আত্মবিশ্বাসের সাথে উত্তর দেবেন। কিন্তু সংখ্যা দিয়ে তার উত্তর প্রমাণ করতে বললে, উত্তরটা হয়ে দাঁড়াবে, “আসলে, ব্যাপারটা অনুভব করা যায়।”

মাইন্ডবডি রিপোর্টগুলো হিসাবরক্ষণের জন্য তৈরি, কোচিংয়ের জন্য নয়। আপনি ক্লাসে উপস্থিতির একটি এক্সপোর্ট পেতে পারেন। আপনি একটি বিক্রয় রিপোর্ট পেতে পারেন। আপনি অনুপস্থিতদের একটি তালিকা পেতে পারেন। এগুলোর কোনোটিই একে অপরের সাথে মেলে না, এবং জিমে থাকা কারোরই প্রতি সপ্তাহে এগুলোকে একসাথে মেলানোর মতো সময় নেই। ফলে পারফরম্যান্স নিয়ে আলোচনাগুলো কেবল ধারণানির্ভর হয়ে থাকে, নিষ্ক্রিয় সদস্যরা তিন সপ্তাহ দেরিতে নজরে আসে, এবং যে কোচ প্রতি ঘণ্টায় প্রকৃতপক্ষে সবচেয়ে বেশি আয় করেন, তিনি সাধারণত এর কৃতিত্ব পান না।

কাল্পনিক উদাহরণ: অ্যানভিল স্ট্রেংথ ক্রসফিট (উদাহরণস্বরূপ) হলো একটিমাত্র শাখাবিশিষ্ট প্রতিষ্ঠান, যার সদস্য সংখ্যা ৩২০ জন এবং দিনে সাতবার ক্লাস হয়। এর মালিক সদস্য ধরে রাখা এবং ক্লাসে আসন পূর্ণ হওয়ার হারের ওপর ভিত্তি করে কোচদের একটি ছোট বোনাস দিতে চেয়েছিলেন। কিন্তু তিনি তা পারেননি, কারণ তিনি এই দুটি বিষয়ের কোনোটিই নিশ্চিতভাবে পরিমাপ করতে পারতেন না।

কোচিং-এর অন্ধত্বের জন্য আপনাকে কী মূল্য দিতে হয়

যখন আপনি কোচের পারফরম্যান্স দেখতে পান না, তখন আপনি ভুল জিনিসকে পুরস্কৃত করেন। সবচেয়ে আকর্ষণীয় ব্যক্তিত্বের কোচ প্রশংসা পান, অথচ যে কোচ নীরবে প্রত্যেক চলে যাওয়া সদস্যকে মেসেজ করে ধরে রাখেন, তিনি উপেক্ষিত হন। আপনি কোন ক্লাসগুলো পূর্ণ হচ্ছে এবং সদস্য ধরে রাখা যাচ্ছে, তার পরিবর্তে অভ্যাসবশত ক্লাসের সময়সূচী তৈরি করেন। আর চলে যাওয়া সদস্যরা সবার চোখ এড়িয়ে যায়, কারণ আগাম সতর্কবার্তা পাওয়ার সুযোগ কারও হাতে থাকে না। অলক্ষ্যে চলে যাওয়া প্রত্যেক সদস্যই হলো সেই নিয়মিত আয়, যা আপনি সঠিক সময়ে একটি মাত্র মেসেজের মাধ্যমে বাঁচাতে পারতেন।

সুখবরটা হলো, ডেটাটা আপনার কাছে ইতিমধ্যেই আছে। এটাকে শুধু এমন একটা জায়গায় রাখতে হবে যা একে অপরের সাথে সংযুক্ত হয়।

আপনার কাছে ইতিমধ্যে থাকা ডেটা, সংযুক্ত

CRMConnect Mindbody to HubSpot আপনার Mindbody-এর কার্যকলাপকে এমন একটি রূপে HubSpot-এ নিয়ে আসে, যার উপর ভিত্তি করে আপনি রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন। দুটি বিষয় স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয় এবং হালনাগাদ থাকে।

প্রথমত, প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট HubSpot-এ একটি স্বতন্ত্র রেকর্ড হিসেবে প্রদর্শিত হয়, যেখানে কোচ, ক্লাস, অবস্থান, স্ট্যাটাস এবং সংশ্লিষ্ট ক্রয়ের তথ্য থাকে। দ্বিতীয়ত, ক্লায়েন্টের প্রতিটি ক্রয় আইটেম অনুযায়ী দেখানো হয়, যার সাথে স্টাফ সদস্য, অবস্থান এবং পরিষেবা সংযুক্ত থাকে। এর পাশাপাশি, প্রতিটি সদস্যের রেকর্ডে তাদের শেষ পরিদর্শনের তারিখ, সর্বশেষ যে কোচের সাথে দেখা করেছেন তার নাম, মোট পরিদর্শনের সংখ্যা, পরবর্তী বুকিং, অবশিষ্ট সেশন এবং সদস্যপদের স্ট্যাটাস উল্লেখ থাকে।

কোচ-স্তরের রিপোর্টিং তৈরি করার জন্য আপনার শুধু এটুকুই প্রয়োজন। আপনার কোনো ডেটা অ্যানালিস্ট বা আলাদা রিপোর্টিং টুলের প্রয়োজন নেই।

কোচ পারফরম্যান্স ড্যাশবোর্ড তৈরি করা

HubSpot-এর রিপোর্টিং-এর ভেতরে, চারটি রিপোর্ট তৈরি করুন এবং সেগুলোকে “Coach Performance” নামের একটি ড্যাশবোর্ডে পিন করুন। রিপোর্টের সংখ্যা চারটির মধ্যেই সীমাবদ্ধ রাখুন। অতিরিক্ত উইজেটযুক্ত ড্যাশবোর্ড কোচরা দেখা বন্ধ করে দেন।

গত ৩০ দিনে পরিচালিত ক্লাসগুলো। প্রশিক্ষক অনুযায়ী সম্পন্ন হওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো গণনা করুন, যা ক্লাসের ধরন অনুসারে আলাদা করা থাকবে। প্রকৃতপক্ষে কে শিডিউলটি সামলাচ্ছে, তা পরিমাপ করার এটিই সবচেয়ে সহজ উপায়।

প্রতিটি কোচের সাথে সম্পর্কিত গত ৩০ দিনের আয়। প্রতিটি কোচের সাথে যোগাযোগের ফলে হওয়া কেনাকাটার মোট পরিমাণ। এটি স্টুডিওর মোট আয় নয়, বরং সেই কোচের সদস্যদের সাথে সম্পর্কিত আয়।

কোচ অনুযায়ী ক্লাস পূরণের হার। কোচ এবং ক্লাস অনুসারে বিভক্ত, পূরণ হওয়া বনাম নির্ধারিত আসন। সাজানো অবস্থায়, এটি আপনাকে দেখায় কারা ধারাবাহিকভাবে একটি ক্লাস পূরণ করে।

প্রতি কোচের জন্য নিষ্ক্রিয় সদস্য। যে সকল সদস্যের শেষ সাক্ষাৎ দুই সপ্তাহেরও বেশি আগে হয়েছিল, তাদের সর্বশেষ দেখা কোচের নামানুসারে দলবদ্ধ করা হয়েছে। এই রিপোর্টটিই কোচরা প্রতিদিন ব্যবহার করেন। এটি প্রত্যেক কোচকে স্পষ্টভাবে দেখিয়ে দেয় যে তাদের কোন সদস্যরা এই মুহূর্তে ঝুঁকিতে আছেন।

ত্রৈমাসিক পর্যালোচনার জন্য, পঞ্চম একটি বিষয় যোগ করুন: যে প্রশিক্ষক সদস্যের প্রথম ক্লাসটি পরিচালনা করেছিলেন, তাঁর দ্বারা সদস্য ধরে রাখা। তুলনা করে দেখুন, প্রতিটি প্রশিক্ষকের অন্তর্ভুক্ত করা কতজন সদস্য ৯০ দিন পরেও সক্রিয় আছেন। মাসব্যাপী কোনো প্রকল্প ছাড়া, সদস্য ধরে রাখার প্রকৃত কারণ নির্ণয়ের এটিই সবচেয়ে কাছাকাছি উপায়।

কোচদের নজরে আসার আগেই নিষ্ক্রিয় সদস্যদের চিহ্নিত করা

নিষ্ক্রিয় সদস্যের রিপোর্টটি কোচরা প্রতিদিন ব্যবহার করেন। একটি স্বয়ংক্রিয় টাস্ক সেট আপ করুন, যাতে কোনো সদস্য দুই সপ্তাহ ধরে না এলে এবং তার সদস্যপদ সক্রিয় থাকা সত্ত্বেও, তার কোচ একটি এক-লাইনের স্ক্রিপ্টসহ একটি টাস্ক পান: “দেখলাম জেমি দুই সপ্তাহ ধরে আসেনি। তুমি কি আমাকে একটি ছোট মেসেজ দেবে?”

এটি কাজ করে কারণ শেষ পরিদর্শনের বিবরণটি বেশ বিশদ। প্রশিক্ষক দেখতে পারেন যে সদস্যটি শেষ ঠিক কোন ক্লাসে অংশ নিয়েছিলেন, পরিদর্শনের ধরন এবং কোন পরিষেবা নিয়েছিলেন, এবং বার্তার মধ্যে স্বাভাবিকভাবে তার উল্লেখ করতে পারেন। যে প্রশিক্ষক তাদের শেষ ক্লাসটি করিয়েছিলেন, তার কাছ থেকে আসা একটি নির্দিষ্ট ও ব্যক্তিগত বার্তা, একটি গতানুগতিক “আমরা আপনাকে মিস করছি” ইমেলের চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর হয়।

প্রথম ত্রৈমাসিকের প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল

এগুলো দৃষ্টান্তমূলক সংমিশ্রণ, কোনো প্রকৃত গ্রাহক নয়। এই আকারের বাক্সে স্থাপনের ক্ষেত্রে, কোচ ড্যাশবোর্ডের প্রথম চতুর্থাংশে সাধারণত তিনটি প্যাটার্ন দেখা যায়।

সবচেয়ে আকর্ষণীয় ব্যক্তিত্বের অধিকারী কোচের সদস্য ধরে রাখার হার খুব কমই সর্বোচ্চ হয়। সদস্য ধরে রাখার হার সেই কোচের সাথেই বেশি ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত, যিনি নিষ্ক্রিয় হয়ে যাওয়া সদস্যদের নিয়মিত মেসেজ পাঠান। প্রায়শই প্রথম দিকের ক্লাসগুলোতে আসন পূরণ হওয়ার হার সবচেয়ে কম এবং সদস্য ধরে রাখার হার সবচেয়ে বেশি থাকে, যা বোঝা সহজ যখন আপনি উপলব্ধি করেন যে প্রথম দিকের ক্লাসের অংশগ্রহণকারীরা গভীরভাবে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ থাকেন। এবং যে কোচ সদস্যের শেষ ক্লাসটি করিয়েছিলেন, তার পাঠানো নিষ্ক্রিয় সদস্যদের মেসেজ প্রায় ৩০ থেকে ৪০ শতাংশ হারে ফিরিয়ে আনে, যেখানে একটি সাধারণ পুনঃসংযুক্তি ইমেইলের ক্ষেত্রে এই হার ১০ শতাংশেরও কম।

৩২০ জন সদস্যের ক্ষেত্রে, প্রতি মাসে সম্ভাব্য সদস্যদের মাত্র ১৫ শতাংশকে ফিরিয়ে আনতে পারলেও মোটামুটি ৫ থেকে ৮ জন সদস্য ধরে রাখা যায়, যার ফলে প্রতি মাসে প্রায় ৭০০ থেকে ১১০০ ডলার পর্যন্ত আয় সাশ্রয় হয়। এক বছরে এই অর্থ দিয়ে ইন্টিগ্রেশনের খরচ কয়েকগুণ বেশি উঠে আসে। বাতিল হয়ে যাওয়া সদস্যদের ফিরিয়ে আনার হার মূলত কোচের সংস্কৃতি এবং মেসেজগুলো কতটা ব্যক্তিগত মনে হয়, তার উপর নির্ভর করে।

আপনার স্টুডিওর জন্য এর অর্থ কী

ব্যক্তিগত প্রশিক্ষণ বা মেডস্পার মতো একক-পরিষেবা ব্যবসার ক্ষেত্রে, কৃতিত্ব নির্ধারণ প্রক্রিয়াটি বেশ স্বচ্ছ, কারণ প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টে ঠিক একজনই পরিষেবা প্রদানকারী থাকেন। কিন্তু যেখানে প্রশিক্ষকরা পালাক্রমে ক্লাস নেন, সেই গ্রুপ-ক্লাস জিমগুলোর ক্ষেত্রে বিষয়টি বেশ জটিল, তাই ড্যাশবোর্ড তৈরি করার আগেই ঠিক করে নিন কাকে “স্বীকৃত প্রশিক্ষক” হিসেবে গণ্য করা হবে। উভয় ক্ষেত্রেই মূল কথাটি একই থাকে: একবার যখন আপনি প্রশিক্ষক অনুযায়ী উপস্থিতি, আয় এবং সদস্য ধরে রাখার হার দেখতে পাবেন, তখন আপনি সেইসব প্রশিক্ষকদের পুরস্কৃত করবেন যারা সত্যিই সদস্য ধরে রাখেন, আপনি এমন ক্লাস নির্ধারণ করবেন যা পূর্ণ হয়ে যায়, এবং সদস্য হারানোর বিষয়টি আপনি রুখে দিতে পারবেন যখন তা থামানোর সুযোগ থাকে। এটাই হলো অনুমানের উপর ভিত্তি করে প্রশিক্ষণ দেওয়া এবং সত্যের উপর ভিত্তি করে প্রশিক্ষণ দেওয়ার মধ্যে পার্থক্য।

CRMConnect Mindbody to HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.