মাইন্ডবডি ও হাবস্পট: প্রতিটি ইন্ট্রো অফারকে একটি বুক করা সেকেন্ড ক্লাসে পরিণত করুন

যে সুযোগটি আপনি প্রতি সপ্তাহে হারাচ্ছেন

একজন নতুন শিক্ষার্থী আসে, ৩৯ ডলারের একটি পরিচিতিমূলক অফারের জন্য অর্থ প্রদান করে, তার প্রথম ক্লাসটি করে এবং খুশি মনে চলে যায়। এরপর পরবর্তী চার ঘণ্টা ধরে ফ্রন্ট ডেস্কে প্রচণ্ড ভিড় লেগেই থাকে, এবং শিফট শেষ না হওয়া পর্যন্ত কেউ মার্কেটিং সিস্টেমে হাত দেয় না। পরের দিন সকালে যখন কেউ দিনের ক্লায়েন্টদের তথ্য এক্সপোর্ট করে আপলোড করে, ততক্ষণে সেই শিক্ষার্থী আপনার স্টুডিওতে কাটানো তার জীবনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সময়টির—অর্থাৎ পরিচিতিমূলক অফারের প্রথম ১৪ দিনের—প্রায় পুরো একটি দিন পার করে ফেলে।

কাল্পনিক উদাহরণ: লোটাস অ্যান্ড ল্যাটিস ইয়োগা (উদাহরণস্বরূপ) হলো একটি একক-শাখার বুটিক স্টুডিও, যেখানে ২৮০ জন সক্রিয় সদস্য এবং ১৪টি সাপ্তাহিক ক্লাস রয়েছে। তারা প্রতি সপ্তাহে এই ঘটনা ঘটতে দেখত। তাদের নতুন শিক্ষার্থী থেকে সদস্যে রূপান্তরিত হওয়ার হার ছিল খুবই কম। মালিক নিশ্চিত ছিলেন যে ফ্রন্ট ডেস্ককে কেবল "আরও দ্রুত" হতে হবে, কিন্তু ফ্রন্ট ডেস্কের ধারণক্ষমতা ইতিমধ্যেই পূর্ণ ছিল। সমস্যাটি পরিশ্রমের ছিল না। সমস্যাটি ছিল এই যে, যতক্ষণ না কোনো মানুষ সিস্টেমে নতুন শিক্ষার্থীর তথ্য টাইপ করছিল, ততক্ষণ পর্যন্ত কোনো ফলো-আপ শুরু করা যাচ্ছিল না।

বিলম্বের জন্য আপনাকে যা মূল্য দিতে হয়

“আপনার প্রথম ক্লাসের জন্য ধন্যবাদ” লেখা একটি ইমেল দেড় দিন দেরিতে পৌঁছালে সেই বিশেষ মুহূর্তটি আর আসে না। ততক্ষণে শিক্ষার্থী হয় নিজে থেকেই তার দ্বিতীয় ক্লাস বুক করে ফেলেছে, অথবা অন্য কোথাও চলে গেছে। আর সকালের পাঠানো ইমেল থেকে তৈরি করা ফলো-আপ ইমেলটি বাধ্য হয়েই গতানুগতিক হয়: এটি শুধু একটি নাম এবং কেনাকাটার তথ্য জানে, কিন্তু শিক্ষার্থী কোন প্রশিক্ষকের কাছে ক্লাস করেছে, কোন ধরনের ক্লাস করেছে, বা সে আবার বুক করেছে কি না, তা জানে না। ফানেলের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পর্যায়ে এই গতানুগতিক বার্তা পাঠানোর মাধ্যমেই স্টুডিওগুলো নীরবে সেইসব শিক্ষার্থীদের হারায়, যাদেরকে তারা ইতিমধ্যেই অর্থ দিয়ে অর্জন করেছে।

ইন্ট্রোটি কেনার মুহূর্তে কী সিঙ্ক হয়

CRMConnect Mindbody to HubSpot হলো একটি টার্নকি ইন্টিগ্রেশন। কোনো শিক্ষার্থী ইন্ট্রো অফার কেনার সাথে সাথেই ইন্টিগ্রেশনটি কাজ শুরু করে দেয়। HubSpot-এ নতুন ক্লায়েন্ট তৈরি বা ম্যাচ করা হয় এবং ইন্টেলিজেন্ট ডুপ্লিকেট ডিটেকশনের মাধ্যমে একই নাম ও ইমেলসহ পূর্বের কোনো লিড ডুপ্লিকেট না হয়ে আপডেট হয়ে যায়।

তাদের হাবস্পট রেকর্ডে এমন সব বিবরণ যুক্ত হয়ে যায় যা ফলো-আপকে ব্যক্তিগত করে তোলে: তারা কোন ইন্ট্রো অফারটি এবং কখন কিনেছেন, তারা এইমাত্র কোন ক্লাসটি করেছেন, কোন প্রশিক্ষক ক্লাসটি করিয়েছেন, তাদের ভিজিট সংখ্যা, তাদের মেম্বারশিপ স্ট্যাটাস, এবং তারা এরপর কিছু বুক করেছেন কিনা। এরপর প্রতিটি বুকিং, ভিজিট, মিস করা ক্লাস এবং কেনাকাটার তথ্য কয়েক সেকেন্ডের মধ্যেই চলে আসে। কাউকে কোনো কিছু টাইপ না করেই একটি সত্যিকারের ফলো-আপ প্রক্রিয়া চালানোর জন্য এটুকুই যথেষ্ট।

সাত দিনের ফলো-আপ: প্রথম শ্রেণি, দ্বিতীয় শ্রেণি, রূপান্তর

HubSpot-এ এমন একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করুন, যা কোনো শিক্ষার্থী ইন্ট্রো অফার কেনার দিনেই চালু হবে।

তাদের প্রথম ক্লাসের দুই ঘণ্টা পর, তারা একটি "ধন্যবাদ, এরপর কী আশা করতে পারেন" বার্তা পায়। এই বার্তায় তাদের নেওয়া নির্দিষ্ট ক্লাস এবং প্রশিক্ষকের নাম উল্লেখ করে ব্যক্তিগতভাবে জানানো হয়। এই বার্তাটি পরের দিন সকালে নয়, বরং সেই একই সন্ধ্যায় পাঠানো হয়, যখন স্টুডিওর বিষয়টি তাদের মনে সতেজ থাকে।

দ্বিতীয় দিন। যদি তারা তখনও তাদের পরবর্তী ক্লাস বুক না করে থাকে, তাহলে তারা একটি বুকিং লিঙ্কসহ “আপনার দ্বিতীয় ক্লাসটি বেছে নিন” লেখা একটি ইমেল পায়। পুরো প্রক্রিয়াটির মধ্যে এটিই সবচেয়ে বড় চালিকাশক্তি। যে সকল শিক্ষার্থী এক সপ্তাহের মধ্যে দ্বিতীয় ক্লাসে যোগ দেয় এবং যারা দেয় না, তাদের মধ্যে ক্লাসে যোগদানের হারের ব্যবধান বিশাল।

চতুর্থ দিন। তাদের সম্পৃক্ততার মাত্রার ওপর ভিত্তি করে বার্তাটি বিভক্ত হয়। যে শিক্ষার্থী এখনও একবারই এসেছে, সে প্রশিক্ষকের পরিচিতিসহ একটি “আপনার প্রথম সপ্তাহ” ইমেল পায়। যে শিক্ষার্থী দুই বা তার বেশিবার এসেছে, সে পরিবর্তে একটি “আপনি গতি পাচ্ছেন” ইমেল পায়।

দ্বাদশ দিন। পরিচিতি পর্বের মেয়াদ শেষ হওয়ার দুই দিন আগে সদস্যপদের প্রস্তাব পাঠানো হয়, যার ভাষা তাদের প্রকৃত অংশগ্রহণের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখা হয়। যে শিক্ষার্থী ছয়বার এসেছে, তার জন্য প্রস্তাবটি সেই শিক্ষার্থীর চেয়ে ভিন্ন হয় যে একবার এসেছে।

৯০ দিন পর প্রতিনিধিত্বমূলক ফলাফল

এগুলো দৃষ্টান্তমূলক সম্মিলিত চিত্র, কোনো প্রকৃত গ্রাহক নয়। একই আকারের স্টুডিওগুলিতে এই পদ্ধতি প্রয়োগ করা হলে, এক কোয়ার্টারের মধ্যে পরিচিতি থেকে সদস্যে রূপান্তরের হার প্রায় ১৮ শতাংশ থেকে ২৬ থেকে ৩০ শতাংশে উন্নীত হয়। এই উন্নতির বেশিরভাগটাই আসে দ্বিতীয় দিনে বুকিংয়ের জন্য দেওয়া তাগিদ থেকে, যা দ্বিতীয় ক্লাস পাওয়ার সময়কে সাধারণ নয় দিন থেকে কমিয়ে চার দিনেরও কম করে দেয়। একই সন্ধ্যায় পাঠানো "ধন্যবাদ" বার্তার ওপেন রেট সাধারণত ৬০ শতাংশের বেশি হয়, কারণ এটি এমন সময়ে পৌঁছায় যখন স্টুডিওটি তখনও নতুন থাকে।

ডেটা এন্ট্রির জন্য ফ্রন্ট-ডেস্কে ব্যয় হওয়া সময় কার্যত শূন্যে নেমে আসে, কারণ পুরো প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়। আপনার ওয়েবসাইটের কোনো ফর্ম যদি এমন কাউকে শনাক্ত করে যিনি পরে ক্লাসে আসেন, তবে ডুপ্লিকেট লজিক তাদের একত্রিত করে দেয়। যদি কোনো সদস্য তার ইমেল আপডেট করেন, তবে তা সরাসরি সঠিক মাইন্ডবডি সাইটে চলে যায়। আপনার কনভার্সন বেসলাইন এবং মেসেজ কপি সংখ্যা বাড়াতে সাহায্য করবে, কিন্তু মূল কাজটি করে এর কাঠামো।

আপনার স্টুডিওর জন্য এর অর্থ কী

তিনটি ধাপের কাঠামোটিই অনুকরণ করার মতো: একই সন্ধ্যায় একটি ধন্যবাদ জ্ঞাপন, দ্বিতীয় দিনে একটি দ্বিতীয় শ্রেণীর গ্রাহক হওয়ার জন্য তাগাদা, এবং বারো দিনে গ্রাহক পাওয়ার একটি প্রস্তাব। এই ক্রমের মধ্যে দ্বিতীয় দিনের তাগাদাটিই সবচেয়ে বেশি কার্যকর বার্তা, এবং বেশিরভাগ স্টুডিও এটিই এড়িয়ে যায়।

খুব ছোট একটি স্টুডিওর জন্য, যেখানে সপ্তাহে হাতে গোনা কয়েকটি ইন্ট্রো ক্লাস থাকে, সেখানে কয়েকটি কাজ হাতে করার পদ্ধতিই যথেষ্ট হতে পারে। কিন্তু যখন আপনি প্রচুর পরিমাণে ইন্ট্রো ক্লাস নেওয়া শুরু করবেন, তখন হিসাবটা খুবই সহজ হয়ে যায়। আপনার বিক্রি করা প্রতিটি ইন্ট্রো অফারই হলো এমন একজন শিক্ষার্থী, যাকে আনার জন্য আপনি ইতিমধ্যেই অর্থ প্রদান করেছেন। সেই একই সন্ধ্যায়, যখন তাদের ক্লাসের অভিজ্ঞতাটা মনে থাকে, তখনই ফলো-আপ করার মাধ্যমে আপনি সেই কেনা অফারটিকে একটি হাতছাড়া সুযোগ না রেখে একজন সদস্যে পরিণত করতে পারেন।

CRMConnect Mindbody to HubSpot-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.