মাইন্ডবডি এবং কিপ: হাত দিয়ে কিপ-এ ক্লায়েন্ট ডেটা পুনরায় তৈরি করা বন্ধ করুন

গত দুই বছরে যারা তাদের মার্কেটিং Keap-এ পরিবর্তন করেছেন, এমন যেকোনো স্টুডিও মালিককে জিজ্ঞাসা করুন প্রথম মাসটি কেমন গিয়েছিল। তারা আপনাকে স্প্রেডশিট, ডেটা ইম্পোর্ট এবং প্রতিটি ক্লায়েন্টের বিবরণ হাতে লিখে পুনরায় তৈরি করার ধীর ও ক্লান্তিকর কাজের কথা বলবে। লক্ষ্য, আঘাতের ইতিহাস, প্যাকেজের ব্যালেন্স, গুরুত্বপূর্ণ তারিখ। এই সবকিছুই আগে থেকে Mindbody-তে ছিল, এবং এই সবকিছুই একেবারে গোড়া থেকে পুনরায় তৈরি করতে হয়েছিল।

আপনি যদি একটি নিবিড় ব্যক্তিগত প্রশিক্ষণ স্টুডিও চালান, তবে প্রত্যেক প্রশিক্ষক প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য ৮ থেকে ১৫টি বিবরণ ট্র্যাক করেন: লক্ষ্য, শারীরিক গঠন, আঘাতের ইতিহাস, প্রশিক্ষণের পছন্দ, খাদ্যাভ্যাস সংক্রান্ত নোট, গুরুত্বপূর্ণ তারিখ, তাদের বাড়িতে থাকা সরঞ্জাম, এবং সময়সূচির সীমাবদ্ধতা। মাইন্ডবডি এই সব তথ্যই ধারণ করে। কিপ নিজে থেকে খালি অবস্থায় শুরু হয়। কাউকে প্রতিটি তথ্য নতুন করে তৈরি করতে হয়, এটি দেখতে কেমন হবে তা ঠিক করতে হয়, লেবেল দিতে হয়, এবং তারপর এটিকে মাইন্ডবডির সাথে পুনরায় সংযুক্ত করতে হয় যাতে এটি বাস্তবে পূর্ণ হয়।

এই কাজটি ধীরগতির। একজন পরিশ্রমী প্রশিক্ষক হয়তো ঘণ্টায় এই ধরনের চারটি ডিটেইল সেট আপ করতে পারেন, যদি আপনি বিল্ড, কানেক্টিং এবং টেস্ট ইম্পোর্টগুলো গণনা করেন। এটিকে ১৫টি ডিটেইল দিয়ে গুণ করুন, তারপর যতজন প্রশিক্ষক তাদের নিজস্ব ভিউ চান, সেই সংখ্যা দিয়ে গুণ করুন, দেখবেন শুধু সেটআপ করতেই কয়েক দিন লেগে যায়। বেশিরভাগ স্টুডিও মাঝপথে হাল ছেড়ে দেয় এবং শেষ পর্যন্ত একটি অর্ধ-সজ্জিত Keap নিয়ে বসে থাকে, যার উপর কেউই ভরসা করে না।

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ দেওয়া হলো। গ্রানাইট বে পার্সোনাল ট্রেনিং (একটি কাল্পনিক স্টুডিও), যেখানে ৫ জন প্রশিক্ষক এবং ১৪০ জন নিবিড় গ্রাহকসহ একটিমাত্র শাখা রয়েছে, তারা এই কাজটি দুইবার ম্যানুয়ালি করার চেষ্টা করেছিল। দুটি চেষ্টাই সেটআপ পর্যায়ে ব্যর্থ হয়। প্রশিক্ষকরা দুই সপ্তাহ ধরে তাদের মধ্যাহ্নভোজের বিরতিতে হাতে হাতে গ্রাহকদের তথ্য পুনর্গঠন করেন, কাজটি তাদের কাছে অসহ্য মনে হয় এবং তারা সবকিছুর জন্য আবার মাইন্ডবডি ব্যবহার শুরু করেন, সাথে লক্ষ্য ট্র্যাক করার জন্য একটি আলাদা স্প্রেডশিটও রাখতেন।

প্রথম দিনে আপনার Keap অ্যাকাউন্টটি কেমন দেখায়

CRMConnect Mindbody to Keap আপনার জন্য ক্লায়েন্টের বিবরণ সেট আপ করে দেয়। সেটআপের সময়, এটি একটি ওয়েলনেস ব্যবসা পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় বিষয়গুলো তৈরি করে দেয়, যার জন্য কোনো ম্যানুয়াল কনফিগারেশনের প্রয়োজন হয় না।

প্রথম দিন থেকেই, আপনার Keap অ্যাকাউন্ট প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য জানে:

• তাদের পরিচয় ও উৎস: মাইন্ডবডিতে তাদের ইতিহাস, বর্তমান সদস্যপদের অবস্থা, মোট পরিদর্শনের সংখ্যা, শেষ পরিদর্শনের তারিখ, তারা যে পরিষেবাটি নিয়েছেন এবং কোন কর্মীর সাথে তারা দেখা করেছেন।
• প্যাকেজ সংক্রান্ত তাদের অবস্থান: সদস্যপদের মেয়াদ শেষ হওয়া, অবশিষ্ট সেশন, চুক্তির বিবরণ এবং অটো-পে সক্রিয় আছে কিনা।
• তারা যা কিনেছে: পরিচিতিমূলক অফারের ইতিহাস, তাদের শেষ কেনাকাটা, পরিমাণ এবং তারিখ।
• তাদের সম্পৃক্ততার মাত্রা: প্রথম পরিদর্শনের তারিখ, আজীবন মোট পরিদর্শনের সংখ্যা এবং আজীবন আয়।

এটি একটি সাধারণ সেটের চেয়েও উন্নত। আপনার স্টুডিওর নিজস্ব বিবরণগুলোও এতে ফুটে ওঠে। যদি আপনার পার্সোনাল ট্রেনিং স্টুডিও Mindbody-তে ক্লায়েন্টের লক্ষ্যগুলো (যেমন ওজন কমানো, গতিশীলতা, শক্তি, খেলাধুলা-ভিত্তিক, আঘাত-পরবর্তী) ট্র্যাক করে থাকে, তাহলে সেই নির্দিষ্ট তথ্যটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Keap-এ চলে আসে। কেউ হাতে লিখে Keap-এর ড্রপডাউনে এটি টাইপ করে না।

সুতরাং, একজন প্রশিক্ষক যখন প্রথম দিনেই কোনো ক্লায়েন্টের রেকর্ড খোলেন, তখন তিনি ক্লায়েন্টের লক্ষ্য, তার আঘাত সংক্রান্ত তথ্য, প্রশিক্ষণের জন্য পছন্দের দিন, তিনি কোন প্যাকেজে আছেন, বাকি থাকা সেশন, মোট ভিজিট, শেষ ভিজিট এবং পরবর্তী অ্যাপয়েন্টমেন্ট দেখতে পান। এতদিন তিনি একটি স্প্রেডশিটে সবকিছু ট্র্যাক করতেন, যা এখন মার্কেটিং পরিচালনাকারী টুলটিতে চলে আসে।

কেন ডেটা শুধু প্রথম দিনেই নির্ভুল থাকে না, বরং কার্যকরও থাকে

প্রথম দিনটা সহজ। কঠিন অংশটা হলো পরবর্তী ১২ মাস, যখন ক্লায়েন্টরা নতুন প্যাক কেনে, মাইলফলক অর্জন করে, লক্ষ্য পরিবর্তন করে এবং তাদের পছন্দ আপডেট করে। ক্লায়েন্টের যে তথ্য আজ সঠিক কিন্তু পরের মাসেই পুরোনো হয়ে যায়, তা মূল্যহীন। যেগুলো হালনাগাদ থাকে, সেগুলোই প্রকৃতপক্ষে আপনার ফলো-আপকে চালিত করে।

CRMConnect নিজে থেকেই সবকিছু হালনাগাদ রাখে। যখন কোনো ক্লায়েন্ট একটি নতুন ১২-প্যাক কেনেন, তখন Keap-এ তাদের প্যাকেজের নাম, অবশিষ্ট সেশন এবং শেষ ক্রয়ের তথ্য সাথে সাথেই আপডেট হয়ে যায় এবং তাদেরকে সঠিক ক্যাম্পেইনের জন্য ট্যাগ করা হয়। আপনার সেট আপ করা যেকোনো রিনিউয়াল রিমাইন্ডার, মাইলস্টোন অভিনন্দন বা ট্রেইনার ফলো-আপ এই পরিবর্তনটি দেখতে পায় এবং সেই অনুযায়ী ব্যবস্থা নেয়। কাউকেই হাতে করে কিছু আপডেট করতে হয় না।

ক্লায়েন্টের তথ্যগুলো কার্যকর থাকে, কারণ সেগুলো হালনাগাদ থাকে। এটাই মূল উদ্দেশ্য।

প্রশিক্ষকরা কীভাবে তাদের নিজস্ব কার্যকরী তালিকা তৈরি করেন

ক্লায়েন্টের সমস্ত বিবরণ প্রস্তুত থাকলে, প্রতিটি প্রশিক্ষক Keap-এ তাদের নিজস্ব ভিউ তৈরি করতে পারেন, এর জন্য কোনো প্রযুক্তিগত কাজের প্রয়োজন হয় না।

একজন প্রশিক্ষকের দৈনিক তালিকায় তার সক্রিয় ক্লায়েন্টদের পরবর্তী অ্যাপয়েন্টমেন্ট অনুযায়ী সাজানো অবস্থায় দেখানো হয়। নতুন ক্লায়েন্টরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়। যেসব ক্লায়েন্ট নিষ্ক্রিয় হয়ে যায়, তারা নিজেরাই তালিকা থেকে বাদ পড়ে যায়।

একটি নবায়ন তালিকায় সেইসব ক্লায়েন্টদের দেখানো হয় যাদের তিনটি বা তার কম সেশন বাকি আছে এবং তালিকাটি প্রশিক্ষক অনুযায়ী ভাগ করা থাকে, ফলে প্রত্যেক প্রশিক্ষক তাদের নিজস্ব নবায়নের প্রক্রিয়া দেখতে পান।

একটি মাইলস্টোন তালিকা সেইসব গ্রাহকদের চিহ্নিত করে, যারা ১০০টি ভিজিট সম্পন্ন করেছেন কিন্তু এখনও তাদের অভিনন্দন জানানো হয়নি। এর ফলেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে অভিনন্দন জানানো এবং গিফট-কার্ড পাঠানো হয়, যা স্টুডিওটির গ্রাহক ধরে রাখার একটি প্রথায় পরিণত হয়েছে।

একটি ইনজুরি-পর্যবেক্ষণ তালিকা সেইসব ক্লায়েন্টদের দেখায় যাদের সক্রিয় ইনজুরির নোট রয়েছে এবং যারা গত সপ্তাহে প্রশিক্ষণ নিয়েছেন, যাতে প্রধান প্রশিক্ষক দ্রুত দেখে নিতে পারেন যে কার কার ফর্ম-চেক নিয়ে ফলো-আপ আলোচনার প্রয়োজন আছে।

এর কোনোটির জন্যই প্রযুক্তিগত প্রস্তুতির প্রয়োজন নেই। এর জন্য প্রশিক্ষকদের স্প্রেডশিট রাখারও দরকার নেই। বিস্তারিত তথ্যগুলো নিজে থেকেই পূরণ হয়ে যায়। তালিকাগুলো নিজে থেকেই হালনাগাদ হয়ে যায়।

আপনার স্টুডিওর জন্য এর অর্থ কী

এই আকারের একটি স্টুডিওতে উদাহরণস্বরূপ প্রয়োগের ক্ষেত্রে দেখা যায়, নিজে নিজে করার পদ্ধতিতে সাধারণত যে ম্যানুয়াল সেটআপের কাজ করতে হয় (৫ জন প্রশিক্ষকের জন্য প্রতি প্রশিক্ষকের ৪ থেকে ৬ ঘণ্টা, এবং এর সাথে ৮ থেকে ১২ ঘণ্টা প্রশাসনিক কাজ), তা কমে প্রায় এক ঘণ্টার কনফিগারেশনে এসে দাঁড়ায়। এর ফলে, শুধুমাত্র সেটআপের সময়েই প্রশিক্ষক ও প্রশাসনিক কাজের প্রায় ৩০ থেকে ৪০ ঘণ্টার সময় তাৎক্ষণিকভাবে সাশ্রয় হয়।

এরপরও সঞ্চয় চলতেই থাকে। আপনি যখন একটি নতুন প্রোগ্রাম চালু করেন, তখন আপনাকে ফিরে গিয়ে কোনো কিছু নতুন করে তৈরি করতে হয় না। Mindbody-তে একটি নতুন “Mobility Mondays” ওয়ার্কশপ মানুষ কেনার সাথে সাথেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে Keap-এ চলে আসে, এবং এর জন্য Keap-কে কেউ স্পর্শ করে না।

গ্রানাইট বে-র জন্য আসল জয় ছিল প্রশিক্ষকদের প্রথমবারের মতো ‘কিপ’ ব্যবহার করা। দুটি ম্যানুয়াল সেটআপ ব্যর্থ হওয়ার পর, তৃতীয় চেষ্টায় তা সফল হয়, কারণ প্রশিক্ষকদের নিজেদের সেটআপটি করতে হয়নি। যে ক্লায়েন্টদের তথ্য তারা আলাদা স্প্রেডশিটে ট্র্যাক করছিলেন, তারা তাদের লক্ষ্য এবং আঘাতের বিবরণ অক্ষত অবস্থায় নিয়ে উপস্থিত হন।

এই সংখ্যাগুলো কেবল একটি ধারণা দেওয়ার জন্য। আপনি কতটা সময় বাঁচাতে পারবেন, তা নির্ভর করে আপনি মাইন্ডবডিতে ক্লায়েন্টের কতটা বিস্তারিত তথ্য আগে থেকেই সংরক্ষণ করেন এবং সেই তথ্য কতটা সামঞ্জস্যপূর্ণ, তার উপর।

CRMConnect Mindbody to Keap-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.