মাইন্ডবডি ও কিপ: ৪টি শাখাবিশিষ্ট জিম নেটওয়ার্কের জন্য স্থানভিত্তিক প্রতিবেদন

চারটি শাখাবিশিষ্ট একটি বুটিক জিমের তিনজনের একটি মার্কেটিং টিম, বিজ্ঞাপন ব্যবস্থাপনা, কনটেন্ট এবং সাপ্তাহিক মিটিংয়ের খরচ হিসাব করলে, কার্যত দেড়জনের একটি দলে পরিণত হয়। বাকি যেটুকু সময় থাকে, তা দিয়ে চারজন ভিন্ন ভিন্ন জেনারেল ম্যানেজারের জন্য শাখাভিত্তিক রিপোর্ট তৈরি করার কথা, যাঁদের প্রত্যেকেই জানতে চান এই সপ্তাহে তাঁদের জিমের অবস্থা কেমন এবং গত মাসের তুলনায় তা কেমন।

আপনার মার্কেটিং টুলে অবস্থান-ভিত্তিক সঠিক ডেটা না থাকলে, রিপোর্টিং প্রক্রিয়াটি দেখতে এইরকম হয়: Mindbody থেকে চারটি আলাদা এক্সপোর্ট বের করা, চারটি রিপোর্ট খোলা, একটি স্প্রেডশিটে সবকিছু মিলিয়ে দেখা, চারটি মিনি-ড্যাশবোর্ড তৈরি করা, চারটি ইমেল পাঠানো, এবং তারপর পরের সপ্তাহে আবার একই কাজ করা। প্রতিটি চক্রে একজন মার্কেটারের সপ্তাহের ৪ থেকে ৬ ঘণ্টা সময় নষ্ট হয়। এক বছরে এর ফলে ২০০ থেকে ৩০০ ঘণ্টা শুধুই রিপোর্টিংয়ের অতিরিক্ত কাজ করতে হয়, যার বিনিময়ে সৃজনশীল কিছুই পাওয়া যায় না।

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ দেওয়া হলো। এমবার অ্যাথলেটিক (একটি কাল্পনিক জিম নেটওয়ার্ক), যার ৪টি শাখা, মোট সদস্য সংখ্যা ২,১০০ এবং ৩ জনের একটি কেন্দ্রীয় বিপণন দল ছিল, তারা ঠিক এভাবেই কাজ করছিল। বিপণনকারীরা অতিরিক্ত পরিশ্রমে ক্লান্ত হয়ে পড়ছিলেন। জেনারেল ম্যানেজাররা অভিযোগ করতেন যে তাদের শাখার ডেটাকে যেন পরে গুরুত্ব দেওয়া হচ্ছে বলে মনে হতো। মালিক বারবার শুনতেন, “আমাদের একজন ডেটা অ্যানালিস্ট প্রয়োজন”, কিন্তু তিনি এতে আপত্তি জানাতেন, কারণ এই পদে নিয়োগ দিতে ৯০ হাজার ডলার খরচ হবে।

সঠিক সমাধান ডেটা বিশেষজ্ঞ নিয়োগ করা নয়। সঠিক সমাধান হলো প্রতিটি শাখার ডেটা সঠিকভাবে Keap-এ অন্তর্ভুক্ত করা, যাতে রিপোর্টিং একটি দ্রুত সেভড সার্চের মতো হয়ে ওঠে, ম্যানুয়াল এক্সপোর্টের ঝামেলার কাজ না হয়।

কীভাবে সাইট আইডেন্টিটি Keap-এ প্রবেশ করে

CRMConnect Mindbody to Keap একটিমাত্র Keap অ্যাকাউন্টের অধীনে একাধিক Mindbody লোকেশন সমর্থন করে। প্রতিটি সদস্যের রেকর্ডে তাদের হোম জিম কোনটি এবং তারা যে সমস্ত জিমে গিয়েছেন বা কিনেছেন তার একটি তালিকা থাকে। যখন কোনো সদস্য একটি ক্লাস প্যাক কেনেন, তখন সেই ক্রয়ের স্থানটিও নথিভুক্ত করা হয়। ইস্টসাইডে কেনা একটি ১০-প্যাকের রেকর্ড, ডাউনটাউনে কেনা একই প্যাকের রেকর্ড থেকে ভিন্ন হয়।

সুতরাং, যে সদস্য ডাউনটাউনে যোগদান করে তিন মাস পর ইস্টসাইডে যাওয়া শুরু করলেন, তার একটিমাত্র Keap রেকর্ডই দুটি জায়গাকেই চেনে: ডাউনটাউন হলো তার আসল ঠিকানা, ইস্টসাইড হলো সেই জায়গা যেখানে তিনি সম্প্রতি প্রশিক্ষণ নিয়েছেন, এবং প্রতিটি পরিদর্শন ও কেনাকাটার সাথে তার অবস্থানটিও জড়িয়ে থাকে। একজন সদস্য, একটি রেকর্ড, আর সম্পূর্ণ চিত্র।

একটি অ্যাকাউন্ট, চারটি নয়

প্রতিটি শাখাকে নিজস্ব Keap অ্যাকাউন্ট দেওয়ার লোভনীয় উপায়টি রয়েছে। কিন্তু তা করবেন না। এতে আপনি বিভিন্ন শাখার সদস্যদের দেখার সুবিধাটি হারাবেন (যা Keap-এর হাতেগোনা কয়েকটি ভালো কাজের মধ্যে একটি), লাইসেন্সিংয়ের জন্য চারগুণ বেশি অর্থ প্রদান করতে হবে এবং বিভিন্ন শাখার সদস্যপদ হাতে হাতে মেলাতে হবে।

সঠিক সেটআপ হলো একটি Keap অ্যাকাউন্ট, যেখানে অবস্থান-সচেতন সংরক্ষিত অনুসন্ধান এবং অবস্থান-ভিত্তিক ক্যাম্পেইন থাকবে।

প্রতিটি অবস্থানের জন্য নিষ্ক্রিয় সদস্যের তালিকাটি প্রত্যেক জিএম-কে শুধুমাত্র তাদের নিজেদের সেইসব সদস্যদের দেখায়, যারা গত ১৪ দিনে ভিজিট করেননি কিন্তু যাদের সদস্যপদ এখনও সক্রিয় রয়েছে। প্রত্যেক জিএম তাদের নিজস্ব বুকমার্ক করা লিঙ্ক পান।

প্রতিটি অবস্থানের জন্য একটি স্বাগত বার্তা হলো এমন একটি ক্যাম্পেইন যার চারটি সংস্করণ রয়েছে, এবং প্রতিটি সংস্করণ একটি নির্দিষ্ট অবস্থানের সাথে যুক্ত। ডাউনটাউন স্বাগত বার্তায় ডাউনটাউনের প্রশিক্ষকদের নাম এবং ক্লাসের সময় উল্লেখ করা থাকে। ইস্টসাইড স্বাগত বার্তায় ইস্টসাইডের বিস্তারিত তথ্য দেওয়া থাকে। এগুলোর কাঠামো একই, কিন্তু বিষয়বস্তু অবস্থান-সচেতন।

অবস্থান-ভিত্তিক রিটেনশন রিপোর্ট হলো হোম লোকেশন অনুযায়ী গ্রুপ করা সংরক্ষিত সার্চ। মার্কেটিং টিম এগুলো একবার তৈরি করে এবং নিজেদেরই হালনাগাদ রাখে।

একাধিক স্থানে পরিচালিত ক্যাম্পেইনের ক্ষেত্রে, একজন সদস্য যে জিমগুলোতে গিয়েছেন তার তালিকাটিই আপনার ফিল্টার হিসেবে কাজ করে। “আমাদের নতুন ইস্টসাইড শাখায় যান”—এই ধরনের একটি ক্যাম্পেইন, যা শুধুমাত্র ডাউনটাউনের সেইসব সদস্যদের কাছে পাঠানো হয় যারা কখনো ইস্টসাইডে যাননি, তা নির্ধারণ করতে একটি মাত্র ফিল্টারই যথেষ্ট।

একটি সমস্যাগ্রস্ত অবস্থানকে আগেভাগে চিহ্নিত করা

প্রতিটি একাধিক শাখার মালিকের কাছে যে প্রশ্নটি গুরুত্বপূর্ণ তা হলো: কোনো একটি শাখা কি অন্য শাখাগুলোর চেয়ে দ্রুত সদস্য হারাচ্ছে? প্রতিটি শাখার তথ্য ছাড়া এই প্রশ্নের উত্তর দিতে এক সপ্তাহ লেগে যায় এবং সাধারণত অনেক দেরিতেই উত্তরটি মেলে।

Keap-এ অবস্থান-সচেতন সংরক্ষিত অনুসন্ধানের মাধ্যমে উত্তরটি পেতে প্রায় ৯০ সেকেন্ড সময় লাগে। ওয়েস্টগেটের সেইসব সদস্যদের গণনা করুন যাদের সক্রিয় সদস্যপদ আছে কিন্তু গত ২১ দিনে সেখানে যাননি, এবং একে মোট সক্রিয় ওয়েস্টগেট সদস্য সংখ্যা দিয়ে ভাগ করুন, তাহলেই আপনি সেই অবস্থানের ড্রিফট রেট পেয়ে যাবেন। চারটি অবস্থানের ক্ষেত্রেই তুলনা করুন। যদি ওয়েস্টগেটের মাসিক ড্রিফট ১২ শতাংশ হয়, আর বাকি তিনটির ক্ষেত্রে তা ৬ থেকে ৭ শতাংশ থাকে, তাহলে সমস্যাটি এই মাসেই খতিয়ে দেখতে হবে, তিন মাস পরে নয়।

যদি কোনো সদস্যের বাড়ির ঠিকানা ভুলভাবে সেট করা থাকে, তাহলে মার্কেটিং টিম Keap-এ তা ঠিক করে দিতে পারে এবং সেই সংশোধনটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Mindbody-তে চলে যায়। এতে কোনো ডাবল এন্ট্রি হয় না।

এর ফলে আপনার মুনাফার উপর কী প্রভাব পড়বে

এই আকারের একটি নেটওয়ার্কে দৃষ্টান্তমূলক প্রয়োগে, প্রতি-অবস্থানভিত্তিক রিপোর্টিংয়ের কাজের চাপ সাধারণত প্রতি মার্কেটারের জন্য সপ্তাহে ৪ থেকে ৬ ঘণ্টা থেকে কমে ৩০ মিনিটেরও কম হয়ে যায়, যার বেশিরভাগ সময় ব্যয় হয় সংরক্ষিত সার্চগুলো পর্যালোচনা করতে এবং জিএম মন্তব্য লিখতে। এমবারের ৩-জনের দলের জন্য, এর মাধ্যমে সপ্তাহে প্রায় ১২ থেকে ১৬ ঘণ্টা বা বছরে ৬০০ থেকে ৮০০ ঘণ্টা সময় পুনরুদ্ধার হয়, যা একটি পূর্ণকালীন চাকরির প্রায় এক-তৃতীয়াংশ।

গুণগত সাফল্য আরও বেশি গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। জেনারেল ম্যানেজাররা আর নিজেদেরকে গুরুত্বহীন মনে করেন না, কারণ তাদের ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে এবং সময়মতো তাদের ইনবক্সে চলে আসে। অবস্থান সংক্রান্ত আলোচনার ক্ষেত্রে মার্কেটিং বিভাগ আর বাধা হয়ে থাকে না। সাপ্তাহিক লিডারশিপ মিটিংয়ের আলোচনা “মার্কেটিং রিপোর্ট পাঠায়নি” থেকে “ওয়েস্টগেটের ড্রিফট রেট কিছুটা বেড়েছে, চলুন এ নিয়ে কথা বলি”-তে পরিবর্তিত হয়।

বিশেষ করে এমবারের ক্ষেত্রে, রিপোর্টিংয়ের অতিরিক্ত কাজের চাপ থেকে মুক্ত হওয়ার পর দলটি প্রতি মাসে দুটি নতুন বিজ্ঞাপন-সৃজনশীল পরীক্ষা চালু করতে সক্ষম হয়েছিল, যে দুটিই ছয় মাস ধরে জমে ছিল। এই পরীক্ষাগুলো থেকে প্রাপ্ত আয় প্রথম ত্রৈমাসিকে ইন্টিগ্রেশনের খরচ পুষিয়ে দিয়েছিল।

এই সংখ্যাগুলো একটি উদাহরণ মাত্র। আপনার রিপোর্টিংয়ের কাজের চাপ অনেকাংশে নির্ভর করে জিএমরা তাদের চাওয়া রিপোর্টগুলো আসলে কত ঘন ঘন ব্যবহার করেন তার ওপর।

CRMConnect Mindbody to Keap-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.