মাইন্ডবডি ও ক্লাভিও: দ্রুত ড্রপ-অফ শনাক্ত করে সুইম স্কুলের পুনঃভর্তি বাঁচান

কেন মৌসুমী প্রোগ্রামগুলো পুনঃভর্তির সময় পরিবার হারায়

সাঁতারের স্কুল, বাচ্চাদের মার্শাল আর্ট, সঙ্গীত একাডেমি, বা মৌসুমভিত্তিক যেকোনো কার্যক্রমের একটি সাধারণ কাঠামো রয়েছে: আট থেকে বারো সপ্তাহের একটি সেশন, শেষে পুনরায় ভর্তির জন্য একটি কঠোর সময়সীমা, এবং এমন একজন অভিভাবক যিনি আরও চারটি কাজ ও একটি খণ্ডকালীন চাকরি সামলাচ্ছেন। সময়সীমা শেষ হওয়ার আগের দুই সপ্তাহে যদি সেই অভিভাবকের দৃষ্টি আকর্ষণ করা যায় না, তবে সেই জায়গাটি অপেক্ষমাণ তালিকার কোনো পরিবারকে দেওয়া হয় এবং তাদের সন্তান পরবর্তী সেশনে আর ফিরে আসে না।

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ দেওয়া হলো। টাইডপুল সুইম একাডেমি (একটি কাল্পনিক সাঁতারের স্কুল) হলো ৬২০ জন শিক্ষার্থীর একটি প্রোগ্রাম, যা একটি ইনডোর পুলে মৌসুমী সেশন পরিচালনা করে। পুনঃভর্তি প্রক্রিয়াটি নিজে থেকেই ঠিক আছে। সমস্যাটি এর গোড়ার দিকেই। যে পরিবারগুলো তাদের কার্যক্রমের গতি হারিয়ে ফেলে (টানা দুটি বাতিল, ছুটি, বা অসুস্থতার কারণে এক সপ্তাহ ছুটি নেওয়া), তাদের কোথাও চিহ্নিত করা হয় না। সাইন-আপ শুরু হওয়ার আগের সপ্তাহে সবাইকে একই গতানুগতিক পুনঃভর্তির বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয়। যে শিক্ষার্থীদের ঝরে পড়ার ঝুঁকি সবচেয়ে বেশি, তাদের বাঁচানোর জন্য বিশেষভাবে কোনো প্রচেষ্টা করা হয় না।

ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ায় আপনার কী খরচ হয়

মাইন্ডবডি এখানকার গুরুত্বপূর্ণ সবকিছুই জানে। প্রতিটি ক্লাসের একটি উপস্থিতি তালিকা থাকে। প্রতিটি বাতিলকরণে সময় উল্লেখ করা থাকে। প্রতিটি ভর্তির একটি শুরু এবং শেষ সময় থাকে। সমস্যা হলো, এর কোনো কিছুই আপনার মার্কেটিং টুলে সময়মতো পৌঁছায় না, যার ওপর ভিত্তি করে আপনি কোনো পদক্ষেপ নিতে পারেন।

ফ্রন্ট ডেস্ক শুক্রবারে ‘তিন বা তার বেশি ক্লাস মিস করেছে’ এমন একটি রিপোর্ট সংগ্রহ করে সোমবার মার্কেটিং কো-অর্ডিনেটরের কাছে হস্তান্তর করে, যিনি বুধবারের মধ্যে একটি একক তালিকা তৈরি করেন। ততক্ষণে বাতিল করার সময়সীমাও শেষ হয়ে যায়। যে পরিবারটির বাঁচানোর চেষ্টা প্রয়োজন ছিল, তারা কিছুই পায়নি, অথবা অনেক দেরিতে পেয়েছে।

সুতরাং, ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ার খরচ শুধু তালিকা তৈরিতে ব্যয় হওয়া ঘণ্টাই নয়। এর খরচ হলো প্রতিটি সেশনে নীরবে হারিয়ে যাওয়া সেইসব পুনঃভর্তি, কারণ সতর্ক সংকেতগুলো এমন কারও কাছে পৌঁছায়নি যিনি সেগুলোর ওপর ভিত্তি করে ব্যবস্থা নিতে পারতেন।

CRMConnect কীভাবে ব্যবধান পূরণ করে

CRMConnect Mindbody to Klaviyo আপনার ক্লাসে আসলে কী ঘটছে সে সম্পর্কে আপনার মার্কেটিংকে হালনাগাদ রাখে। API অ্যাপের তিনটি জিনিস এই কাজটি করে:

• ক্লাস সিঙ্ক এবং অ্যাটেনডেন্স ট্র্যাকিং ক্লাভিওকে আসন্ন বুকিং, উপস্থিতি এবং বাতিলকরণ সম্পর্কে আপ-টু-ডেট রাখে।
• রিয়েল-টাইম ক্লায়েন্ট প্রোফাইল সিঙ্ক প্রতিটি শিশুর ভর্তির স্থিতির সাথে অভিভাবকের যোগাযোগের রেকর্ড সংযুক্ত রাখে।
• ভিজিট ট্র্যাকিং প্রতিদিন সাম্প্রতিক ভিজিটগুলো মিলিয়ে দেখে, ফলে শিক্ষার্থী যে ক্লাসে আসলেই উপস্থিত ছিল, সেখানে ভুলবশত মিস করা ক্লাসের ফ্লো চালু হয়ে যায় না।

ক্লাভিও-এর দিক থেকে অভিভাবকের ইমেলই হলো মূল ভিত্তি। যেসব বাচ্চাদের নিজস্ব ইমেল নেই (এই বয়সে যা প্রায় সবারই থাকে), তারা অভিভাবকের রেকর্ডের সাথে সংযুক্ত হয়ে যায়, ফলে প্রতিটি বার্তা সেই প্রাপ্তবয়স্ক ব্যক্তির কাছে পৌঁছায় যিনি প্রকৃতপক্ষে ক্লাসটি বুক করেন।

পতন ঘটার আগেই টালমাটাল অবস্থা সামাল দেওয়া

আপনার প্রথম যে প্রবাহটি দরকার, তা হবে সংক্ষিপ্ত এবং টলমল অংশের দিকে লক্ষ্য করে, খাদের দিকে নয়। এটি এইভাবে কাজ করে:

যখন কোনো ক্লাস বাতিল করা হয়, তখন এই প্রক্রিয়াটি শুরু হয় এবং এটি শুধুমাত্র ২৪ ঘণ্টার মধ্যে নির্ধারিত ক্লাসের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য। এটি ৪ ঘণ্টা অপেক্ষা করে, যাতে অসুস্থ সন্তানকে নিয়ে ব্যস্ত কোনো অভিভাবককে হঠাৎ করে সমস্যায় পড়তে না হয়। এরপর এটি “আমরা আগামী সপ্তাহের জন্য আপনার জায়গাটি সংরক্ষণ করেছি” এই মর্মে একটি ইমেল পাঠায়, যা আগে থেকেই পূরণ করা তারিখ ও সময়সহ শিশুটির পরবর্তী নির্ধারিত ক্লাসটি পুনরায় নিশ্চিত করে।

এরপর এটি যাচাই করে দেখে যে, গত ৩০ দিনে ওই পরিবারটি কতবার ক্লাস বাতিল করেছে। একবার বাতিল করাটা একটা অপ্রয়োজনীয় বিষয়, তাই প্রক্রিয়াটি সেখানেই শেষ হয়ে যায়। দুই বা ততোধিক বাতিল হওয়াটা একটি সংকেত, তাই প্রক্রিয়াটি দুই দিন পর দ্বিতীয় একটি ইমেলের মাধ্যমে চলতে থাকে: শিশুটির কোচের পক্ষ থেকে একটি বার্তা, যেখানে একটি বিকল্প ক্লাসের সুযোগ দেওয়া হয়। এটি হলো সেই সুনির্দিষ্ট প্রচেষ্টা যা একটি সাধারণ বার্তা কখনোই করতে পারে না।

এই শাখা-প্রশাখাগুলোই এটিকে কার্যকর করে তোলে। একবার বাতিল করলে কিছু যায় আসে না। কিন্তু এক মাসের মধ্যে তৃতীয়বার বাতিল করলে তার একটি গুরুত্ব থাকে, এবং আপনার সংরক্ষণের চেষ্টায় তা প্রতিফলিত হওয়া উচিত।

পুনঃ-নথিভুক্তি-উইন্ডো প্রবাহ

দ্বিতীয় প্রবাহটি প্রতি সেশনে একবার চলে, শুধুমাত্র সীমারেখায় থাকা পরিবারগুলোর ক্ষেত্রে।

পুনঃভর্তি শুরু হওয়ার ১৪ দিন আগে এটি শুরু হয় এবং এতে শুধুমাত্র সক্রিয় তালিকাভুক্তি থাকা শিশুদেরই বিবেচনা করা হয়। এরপর, এই সেশনে তাদের সন্তান কতটা ভালোভাবে উপস্থিত থাকছে, তার ভিত্তিতে পরিবারগুলোকে দুটি ভাগে ভাগ করা হয়:

• ৮০ শতাংশ বা তার বেশি উপস্থিতি: একটি সাধারণ “আপনার আসন নিশ্চিত করুন” ইমেল।
• ৫০ থেকে ৮০ শতাংশ: কোচের নোটসহ একটি “আমরা কিছু ক্লাস অনুপস্থিতি লক্ষ্য করেছি” শীর্ষক ইমেল এবং একটি সংক্ষিপ্ত খোঁজখবর নেওয়ার সমীক্ষা।
• ৫০ শতাংশের নিচে: কোনো ইমেলই পাঠানো হয় না। এই পরিবারগুলোকে ব্যক্তিগতভাবে ফোন করার জন্য প্রধান কোচের কাছে পাঠিয়ে দেওয়া হয় এবং ফ্রন্ট-ডেস্ক ড্যাশবোর্ডে তাদের চিহ্নিত করে রাখা হয়।

এক সপ্তাহ পরে, যারা ইতিমধ্যে পুনরায় নথিভুক্ত হয়েছেন তাদের বার্তা পাঠানো বন্ধ হয়ে যায় এবং যারা এখনও সিদ্ধান্তহীনতায় ভুগছেন, তাদের শেষ তারিখের ৪৮ ঘণ্টা আগে একটি চূড়ান্ত অনুস্মারক পাঠানো হয়।

‘ইমেল বাদ দিয়ে কোচের কাছে পাঠানো’—এই অংশটিই বেশিরভাগ অটোমেশন এড়িয়ে যায়। যেসব পরিবারে উপস্থিতি সবচেয়ে কম, তাদের আরেকটি ইমেলের প্রয়োজন নেই। তাদের একজন মানুষের প্রয়োজন। টুলটি নিজে থেকে সিদ্ধান্ত নেয় না। এটি শুধু নিশ্চিত করে যে সঠিক পরিবারগুলোই যেন ইমেলটি পায়।

আপনার স্কুলের জন্য এর অর্থ কী

এখানে উদাহরণস্বরূপ কিছু সম্মিলিত চিত্র দেওয়া হলো, কোনো প্রকৃত গ্রাহক নন:

• শিক্ষার্থী ভর্তির প্রবাহ শুরুর আগে পুনঃভর্তির হার: প্রায় ৬৫ থেকে ৭০ শতাংশ।
• উপস্থিতি-ভিত্তিক প্রবাহের ফলে পুনঃভর্তির হার ৭৫ থেকে ৮২ শতাংশে উন্নীত হয়েছে, যার বেশিরভাগই এসেছে ৫০ থেকে ৮০ শতাংশ উপস্থিতি সম্পন্ন গোষ্ঠী থেকে, যারা আগে কেবল গতানুগতিক প্রচার পেত।
• প্রতি সেশনে তালিকা তৈরিতে ফ্রন্ট-ডেস্কে ব্যয় হওয়া সময়: প্রায় ৬ থেকে ৮ ঘণ্টা, যা সম্পূর্ণরূপে পুনরুদ্ধার করা হয়েছে।
• “আমার বাচ্চা গত সপ্তাহে স্কুলে না আসার পর কেউ কি খোঁজ নিয়েছিল?”—অভিভাবকদের এই অভিযোগ ব্যাপকভাবে কমে গেছে, কারণ কেউ না কেউ খোঁজ নিয়েছিল।

আপনার প্রকৃত উন্নতি নির্ভর করে আপনার বেসলাইন, মূল্য নির্ধারণ এবং প্রধান কোচ আসলেই সিদ্ধান্ত নেন কিনা তার উপর। CRMConnect আপনাকে সঠিক সময়ে সঠিক তালিকাটি সরবরাহ করে।

আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

মৌসুমী প্রোগ্রামগুলোর সাফল্য বা ব্যর্থতা নির্ভর করে পুনঃভর্তির শেষ তারিখের ওপর। প্রতি সেশনে পুনঃভর্তির হার কয়েক শতাংশ বাড়লে, তা একত্রিত হয়ে খালি পথের পরিবর্তে শিক্ষার্থী সংখ্যাকে উল্লেখযোগ্যভাবে বাড়িয়ে তোলে এবং একটি অপেক্ষমাণ তালিকা তৈরি করে। দোদুল্যমান পরিবারগুলোকে শুরুতেই চিহ্নিত করে, গতানুগতিক প্রচেষ্টার পরিবর্তে সত্যিকারের উদ্ধারের চেষ্টার মাধ্যমেই এই বাড়তি সুবিধাগুলো আসে।

CRMConnect Mindbody to Klaviyo-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.