মাইন্ডবডি ও ক্লাভিও: নতুন ক্লায়েন্টদের তালিকায় যোগ দেওয়ার সময় নয়, বরং বুকিং করার সময়ই স্বাগত জানান।

যে ৭২-ঘণ্টার সুযোগটি আপনি হারাচ্ছেন

একটি ওয়েলনেস ব্র্যান্ড একজন নতুন ক্লায়েন্টের কাছ থেকে প্রথমবারের মতো ক্লাস বুকিং করার মুহূর্তটিকেই সবচেয়ে বেশি আগ্রহের মুহূর্ত হিসেবে পায়। তারা কার্ডের বিবরণ দিয়েছেন, একটি সময় বেছে নিয়েছেন, ক্যালেন্ডারে তা ব্লক করেছেন এবং প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হয়েছেন। এই সুযোগটি প্রায় ৭২ ঘণ্টা পর্যন্ত সক্রিয় থাকে। এরপর সেই উদ্দীপনা কমে যায় এবং আপনাকে আবার মনোযোগ আকর্ষণের জন্য লড়াই করতে হয়।

যদি আপনার ওয়েলকাম সিরিজ কেবল তখনই শুরু হয় যখন কেউ নিউজলেটারের জন্য সাইন আপ করে, তাহলে এর পেছনের কোনো উদ্দেশ্যই কাজে লাগানো হয় না। এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ দেওয়া হলো। ক্রিসেন্ট পিলাটিস ল্যাব (একটি কাল্পনিক স্টুডিও) হলো ৩৮০ জন ক্লায়েন্টের একটি স্টুডিও, যার একটি শক্তিশালী ব্র্যান্ড এবং একটি মার্কেটিং টিম আছে যারা জানে কীভাবে একটি ওয়েলকাম সিরিজ লিখতে হয়। তাদের সমস্যাটি ইমেলটি নয়। সমস্যাটি হলো, ইমেলটি ভুল বার্তা দেয়। নিউজলেটারের জন্য সাইন আপটি আসল ক্লাস বুকিংয়ের কয়েক দিন আগে, বা কখনও কখনও কয়েক সপ্তাহ পরে হয়। ফলে, ওয়েলকাম সিরিজটি এমন কাউকে স্বাগত জানানোর পরিবর্তে, যারা সবেমাত্র তাদের প্রথম রিফর্মার সেশন বুক করেছেন, তাদের একটি তালিকায় যোগ দেওয়ার জন্য অভিনন্দন জানায়।

কেন একটি নিউজলেটার ট্রিগার আসল প্রথম স্পর্শটি দিতে ব্যর্থ হয়

পাঠ্যপুস্তক স্বাগত সিরিজ দুটি সংকেতের একটিতে শুরু হয়: নিউজলেটারের জন্য সাইন আপ, অথবা অনলাইন স্টোর থেকে প্রথম অর্ডার। মাইন্ডবডিতে ক্লাস বুকিং এর কোনোটিই নয়। তাই স্টুডিওগুলোর কাছে তিনটি খারাপ বিকল্প থাকে:

• প্রতিদিন সকালে মাইন্ডবডি থেকে এক্সপোর্ট করে একটি তালিকা হিসেবে আপলোড করুন। তালিকাটি আপলোড করার পর স্বাগত বার্তাটি শুরু হয়, যা কয়েক ঘণ্টা বা পুরো একদিন দেরিতে আসে এবং এর ফলে “এইমাত্র একটি ক্লাস বুক করলেন” এই প্রসঙ্গটি পুরোপুরি হারিয়ে যায়।
• Mindbody বুকিং পর্যবেক্ষণকারী একটি সংযোগ ঠিক করুন। এটি ততক্ষণ পর্যন্ত কাজ করে যতক্ষণ না কোনো নামে অ্যাপস্ট্রফি থাকে, ফোন নম্বরের শুরুতে শূন্য থাকে, বা বুকিংটি পুনঃনির্ধারিত হয়; এরপর ডুপ্লিকেট বুকিং সামলানোর ব্যবস্থাটি ভেঙে পড়ে।
• পুরো জিনিসটা নিজেদের প্রতিষ্ঠানেই তৈরি করুন। সপ্তাহান্তের একটি প্রকল্প যা বছরব্যাপী রক্ষণাবেক্ষণের বোঝায় পরিণত হয়।

এগুলোর কোনোটিই আপনাকে বুক করা ক্লাস, অবস্থান এবং পরিদর্শনের ইতিহাসসহ একটি ত্রুটিমুক্ত ক্লায়েন্ট রেকর্ড দেবে না, যা একই দিনে শুভেচ্ছা জানানোর জন্য সময়মতো সংযুক্ত থাকবে।

CRMConnect কীভাবে ব্যবধান পূরণ করে

CRMConnect Mindbody to Klaviyo প্রকৃত ক্লাস বুকিংকেই সূচনা বিন্দু হিসেবে গণ্য করে, নিউজলেটার সাইনআপকে নয়। যখনই কোনো নতুন ক্লায়েন্ট Mindbody-তে বুকিং করেন, তাদের রেকর্ডটি আপনার মার্কেটিং টুলে সম্পূর্ণ তথ্যসহ প্রদর্শিত হয়: তারা কোন ক্লাস বুক করেছেন, স্থান এবং সময়। সেখান থেকেই আপনার ওয়েলকাম সিরিজটি একটি বাস্তব ঘটনা, অর্থাৎ প্রথম বুকিং, প্রথম ভিজিট বা প্রথম কেনাকাটার মাধ্যমে শুরু হয়।

এটি ইমেলকে অ্যাঙ্কর হিসেবে ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলোও নিজে থেকেই সামলে নেয়। যদি ইমেলটি আগে থেকেই বিদ্যমান থাকে, তাহলে রেকর্ডটি আপডেট করা হয়। আর যদি না থাকে, তাহলে মাইন্ডবডির বিবরণ আগে থেকেই সংযুক্ত করে একটি নতুন রেকর্ড তৈরি করা হয়। এতে ডাবল-ট্যাপ করার ফলে ভুলবশত ওয়েলকাম সিরিজ টাইমার পুনরায় চালু হয়ে যাওয়ার কোনো ব্যবস্থা নেই।

প্রথম শ্রেণীর স্বাগত সিরিজ তৈরি করা

ক্লাভিওর ভিতরে সিরিজটি দেখতে এইরকম:

একটি নতুন বুকিং আসার মুহূর্তেই এটি শুরু হয়। এটি ৩০ মিনিট অপেক্ষা করে, যা বুকিংটি স্থিতিশীল হতে এবং তাৎক্ষণিক বাতিল হওয়া বুকিংগুলো বাদ দিতে সাহায্য করে। এরপর প্রথম ইমেলটি পাঠানো হয়: একটি ক্লাস নিশ্চিতকরণ, যেখানে কী আশা করা যায়, স্টুডিওর শিষ্টাচার, পার্কিং এবং কী কী আনতে হবে, তা উল্লেখ থাকে। এই সেই সব বিষয়, যা ফ্রন্ট ডেস্কের কর্মীরা প্রতিটি পরিচিতিমূলক কলে বারবার বলতেন।

এরপর এটি ক্লাসের আগের দিন পর্যন্ত অপেক্ষা করে এবং আপনার মেসেজিং চালু থাকলে একটি সংক্ষিপ্ত অনুস্মারক পাঠায়: “কাল সকাল ৯টায়, তোমার সাথে দেখা করার জন্য অধীর আগ্রহে আছি।”

এরপর, এটি প্রকৃত প্রথম ভিজিটের জন্য অপেক্ষা করে এবং দুটি ভাগে বিভক্ত হয়ে যায়। ক্লায়েন্ট উপস্থিত হলে, ক্লাস শেষ হওয়ার ৩০ মিনিট পর একটি ইমেল পাঠানো হয়, যেখানে থাকে উষ্ণ অভ্যর্থনা, প্রশিক্ষকের পরিচিতি এবং সাত দিনের মধ্যে দ্বিতীয় ক্লাসটি বুক করার জন্য একটি মৃদু অনুরোধ। আর ক্লায়েন্ট উপস্থিত না হলে, পরের দিন সকালে একটি ইমেল পাঠানো হয়, যেখানে থাকে চাপমুক্তভাবে পুনরায় বুক করার একটি লিঙ্ক এবং ক্লাসের সময়সূচী।

পুরো সিরিজটি মাইন্ডবডির কাছে আগে থেকেই থাকা তথ্যের ওপর ভিত্তি করে চলে। ফ্রন্ট ডেস্ক কোনো কিছু ট্যাগ, এক্সপোর্ট বা পেস্ট করে না।

দ্বিতীয় শ্রেণীর দিকে অগ্রসর হওয়া

প্রথম ভিজিটটি একবার নথিভুক্ত হয়ে গেলে, রেকর্ডটি পরবর্তী ভিজিটগুলোও সংগ্রহ করতে থাকে। এর ফলে আপনি সিরিজটিকে দুটি ফলো-আপে ভাগ করতে পারেন:

• “দ্বিতীয় ক্লাস বুক করুন” এর একটি তাগাদা, যা দ্বিতীয়বার পরিদর্শনের তথ্য নথিভুক্ত হওয়ার সাথে সাথেই নিজে থেকে বন্ধ হয়ে যায়।
• “ক্লাস টু-এর জন্য ফিরে আসুন” সেভ করার একটি প্রচেষ্টা, যা কেবল তখনই কার্যকর হয় যখন সাত দিন অতিবাহিত হওয়ার পরেও কোনো দ্বিতীয় বুকিং না হয়।

উভয়ই ক্লায়েন্ট রেকর্ডের একই ভিজিট সংখ্যা থেকে তথ্য নেয়। কোনো দ্বিতীয় ইন্টিগ্রেশন নেই, তালিকা নিয়ে কোনো রদবদলও নেই।

আপনার স্টুডিওর জন্য এর অর্থ কী

এখানে দৃষ্টান্তমূলক সামগ্রিক চিত্র দেওয়া হলো, এগুলো গ্রাহকের প্রকৃত মেট্রিক নয়, এবং আপনার ফলাফল ভিন্ন হতে পারে:

• প্রথম শ্রেণীর কনফার্মেশন ওপেন রেট: প্রায় ৭০ থেকে ৮০ শতাংশ, কারণ ক্লায়েন্ট এইমাত্র বুক করেছেন এবং সময়টা উপযুক্ত।
• সাত দিনের মধ্যে ক্লাস টু বুক করা হলে: বেসলাইন প্রায় ৩০ শতাংশ থেকে বেড়ে ৪৫ থেকে ৫৫ শতাংশের মধ্যে পৌঁছায়, যখন ট্রিগারটি নিউজলেটার সাইনআপের পরিবর্তে প্রকৃত বুকিং হয়।
• তালিকা ব্যবস্থাপনায় প্রতি সপ্তাহে ফ্রন্ট-ডেস্কের ৯০ থেকে ১২০ মিনিট সময় সাশ্রয় হয়, যা একটি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ থেকে মুক্তি দেয়।

এই প্রক্রিয়াটি কোনো জাদু নয়। এর মূল বিষয় হলো, ক্লায়েন্ট যখন তার সদ্য বুক করা ক্লাসটি নিয়ে উত্তেজিত থাকেন, ঠিক সেই সময়ে সঠিক অনুষ্ঠানে স্বাগত সিরিজটি পরিচালনা করা।

CRMConnect Mindbody to Klaviyo-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.