মাইন্ডবডি ও শপিফাই: আপনার হিসাবকে শতভাগ মিলিয়ে নিন

কেন মাস শেষে পুরো একটা দিন লেগে যায়

ধরুন, একটি দৃষ্টান্তমূলক ওয়েলনেস ব্র্যান্ড রিটেইল কাউন্টার এবং শপিফাই স্টোরফ্রন্ট—উভয়ের মাধ্যমেই সাপ্লিমেন্ট ও পোশাক বিক্রি করে। প্রতি ত্রৈমাসিকে, ট্যাক্স ফাইলিং-এ সামান্য পরিমাণে ভুল হয়। প্রতি অর্ডারে কয়েক সেন্টের এই ভুলগুলো জমতে জমতে হিসাবরক্ষকের জন্য ত্রৈমাসিক মাথাব্যথার কারণ হয়ে দাঁড়ায় এবং অ্যাকাউন্ট্যান্টের সাথে এক উত্তপ্ত বাদানুবাদের জন্ম দেয়।

এর কারণ শপিফাই বা মাইন্ডবডি নয়। এর কারণ হলো তাদের মধ্যকার ব্যবধান। প্রতিটি সিস্টেমের ট্যাক্স গণনা এবং ডিসকাউন্ট প্রয়োগ করার নিজস্ব পদ্ধতি রয়েছে। যখন একটি সেল এক সিস্টেম থেকে অন্যটিতে স্থানান্তরিত হয়, তখন মোট পরিমাণ হয় পুনরায় গণনা করা হয় (এবং মূল রসিদের সাথে আর মেলে না) অথবা ট্যাক্সের বিস্তারিত বিবরণ ছাড়াই কপি করা হয় (ফলে হিসাবরক্ষককে হাতে-কলমে হিসাব মেলাতে হয়)। উভয় ক্ষেত্রেই, লেনদেন সম্পন্ন হতে দীর্ঘসূত্রিতা দেখা যায়।

এই সমস্যার আরেকটি সংস্করণ আছে যা আপনার গ্রাহকরাও দেখে থাকেন। একজন গ্রাহক অনলাইনে ৪০ ডলারের একটি সাপ্লিমেন্ট কেনেন এবং একটি রসিদ পান যেখানে একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ কর দেখানো থাকে। পরে তিনি সেটি ফ্রন্ট ডেস্কে ফেরত দেন। মাইন্ডবডি রিফান্ডের কর সামান্য ভিন্নভাবে গণনা করে এবং তাকে ৩৯.৮৩ ডলার ফেরত দেয়। তিনি বিষয়টি লক্ষ্য করেন, কারণ জানতে চান, এবং আপনার কর্মীদের কাছে এর কোনো ভালো উত্তর থাকে না। ছোটখাটো গরমিল আপনার ধারণার চেয়েও দ্রুত বিশ্বাস নষ্ট করে দেয়।

ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ায় আসলে আপনার কত খরচ হয়

বেশিরভাগ সাধারণ কানেক্টর ট্যাক্স এবং ডিসকাউন্টকে একটি একক সংখ্যা হিসাবে গণ্য করে। তারা একটি ট্যাক্সের মোট পরিমাণ এবং একটি ডিসকাউন্টের মোট পরিমাণ দেখায়। যখন প্রতিটি আইটেমের উপর একই হারে ট্যাক্স ধার্য করা হয় এবং ডিসকাউন্টটি পুরো অর্ডারের উপর একটি নির্দিষ্ট শতাংশ হয়, তখন এটি ঠিক থাকে। কিন্তু সমস্যাটা তখনই হয় যখন একটি আইটেম ট্যাক্সযোগ্য এবং অন্যটি নয়, যখন কোনো মেম্বার ডিসকাউন্ট শুধুমাত্র রিটেলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হয় এবং সার্ভিসের ক্ষেত্রে নয়, অথবা যখন স্টুডিওতে মেম্বার রেটের সাথে একটি অনলাইন প্রোমো কোড যুক্ত হয়ে যায়।

জোড়াতালি দেওয়া সমাধানগুলো ছোট ছোট কিন্তু ব্যয়বহুল ভুল করে। প্রতিটি আইটেম ঠিক দেখায়, উপমোটও ঠিক দেখায়, কিন্তু মোট যোগফলে ৪৭ সেন্টের গরমিল থাকে। মাসে ৮০০টি অর্ডারের সাথে এটিকে গুণ করলে, আপনার হিসাবরক্ষককে প্রতি ত্রৈমাসিকে ৩৭৫ ডলারের এই তারতম্যের হিসাব মেলাতে হয়।

আপনার ব্যবসার প্রায় অন্য যেকোনো কিছুর চেয়ে বিক্রয় করের ক্ষেত্রে অনেক বেশি জটিলতা দেখা যায়। যেমন, কার্টে একটি করযোগ্য এবং একটি করমুক্ত পণ্য থাকা। আপনার মূল্যের মধ্যে কর অন্তর্ভুক্ত আছে নাকি তা আলাদাভাবে যোগ করা হয়। এমন এলাকা যেখানে রাজ্য, কাউন্টি এবং শহরের কর একসাথে যুক্ত হয়। করমুক্ত গ্রাহক, যেমন কোনো অলাভজনক সংস্থার সদস্য। যেখানে রাউন্ডিং করা হয়। এই প্রতিটি বিষয়েরই একটি সঠিক উত্তর আছে, এবং বেশিরভাগ মিডলওয়্যার এর মধ্যে অন্তত একটি ভুল করে। যখন হিসাব মেলে না, তখন আপনার হিসাবরক্ষক ঠিক সেই ভুল উত্তরটিই খুঁজে পান।

শপকানেক্ট কীভাবে উভয় পক্ষকে সৎ রাখে

শপকানেক্ট-এর ‘অ্যাকুরেট ট্যাক্সেস অ্যান্ড ডিসকাউন্টস’ ফিচারটি হলো সেই নীরস কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় যা এই সমস্যার সমাধান করে। ট্যাক্স এবং ডিসকাউন্ট একবারে যোগ না হয়ে, প্রতিটি আইটেমের জন্য আলাদাভাবে প্রযোজ্য হয়। তিনটি করযোগ্য এবং একটি করমুক্ত আইটেমসহ একটি শপিফাই অর্ডার মাইন্ডবডিতে চারটি লাইন হিসেবে দেখায়, যেখানে প্রতিটির উপর সঠিক ট্যাক্স উল্লেখ থাকে। আপনার ফ্রন্ট ডেস্কে প্রয়োগ করা একটি মেম্বার ডিসকাউন্ট শপিফাই রেকর্ডে সঠিক আইটেমগুলোতে যথাযথভাবে বণ্টিত হয়ে দেখায়।

নেপথ্যে, ShopConnect মাইন্ডবডি এবং শপিফাই-এর বিভিন্ন ট্যাক্স টেবিল, ডিসকাউন্টের নিয়ম এবং রাউন্ডিং আচরণকে সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে সাজিয়ে নেয়, সেগুলোকে ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করে এবং এমন মোট হিসাব তৈরি করে যা শতকরা পর্যন্ত মিলে যায়।

ডিসকাউন্টের ক্ষেত্রেও একই ফাঁদ থাকে। একটি Shopify প্রোমো কোড হতে পারে একটি নির্দিষ্ট শতাংশ ছাড়, একটি নির্দিষ্ট ডলারের পরিমাণ ছাড়, অথবা একটি কিনলে একটি বিনামূল্যে পাওয়ার অফার। Mindbody সদস্যদের জন্য ডিসকাউন্ট কোনো প্রাইসিং অপশন, সিরিজ বা চুক্তির সাথে যুক্ত থাকতে পারে। এই দুটি সিস্টেম একই ধারণাকে সম্পূর্ণ ভিন্ন উপায়ে বর্ণনা করে। ShopConnect এই দুটির মধ্যে অনুবাদ করে, প্রতিটি আইটেমের জন্য সঠিক নিয়ম প্রয়োগ করে এবং এমন একটি রসিদ তৈরি করে যা গ্রাহক আসলে যা পরিশোধ করেছেন তার সাথে হুবহু মিলে যায়। রিফান্ডও একইভাবে বিপরীত হয়, তাই আংশিক রিফান্ড এবং একক-আইটেম রিফান্ডও সঠিক থাকে।

আপনার সিদ্ধান্ত সিঙ্ক হয়ে যায়।

দুটি সিস্টেমের মধ্যে কী আদান-প্রদান হবে, তার নিয়ন্ত্রণ আপনার হাতেই থাকে। আপনি মাইন্ডবডিতে একবার আপনার ট্যাক্স ক্যাটাগরিগুলো (যেমন করযোগ্য খুচরা পণ্য, করমুক্ত পরিষেবা ইত্যাদি) সেট আপ করেন এবং শপিফাই সেগুলো গ্রহণ করে নেয়। আপনি মাইন্ডবডিতে আপনার সদস্যদের জন্য বিশেষ ছাড় তৈরি করেন এবং সঠিক ক্রেতারা অনলাইনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক মূল্য পেয়ে যান। টিপস, অ্যাকাউন্ট পেমেন্ট এবং হাউস অ্যাকাউন্ট শপিফাইতে আসবে কিনা, সেটাও আপনিই বেছে নিতে পারেন। বেশিরভাগ স্টুডিও অনলাইন স্টোরফ্রন্ট থেকে টিপস বাদ রাখে।

আপনি যখন প্রথমবার এটি চালু করেন, ShopConnect পূর্ববর্তী মাসের তথ্য যাচাই করে এবং এমন যেকোনো বিক্রয় চিহ্নিত করে যেখানে নথিভুক্ত করের পরিমাণ প্রকৃত পরিমাণের চেয়ে কম ছিল। সাধারণত এমন কয়েকটি বিক্রয় পাওয়া যায়, যেগুলো সবসময় ইন্টিগ্রেশন চালু হওয়ার আগের সময়ের। এরপর থেকে, আপনার হিসাবরক্ষক একটি মাসিক এক্সপোর্ট ফাইল পান যা Shopify এবং Mindbody উভয়ের সাথেই পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে মিলে যায়, এবং আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট ত্রৈমাসিক পর্যালোচনার কাজটি মিটিং থেকে কমিয়ে ইমেইলে নিয়ে আসেন।

৩৪০ জন সদস্যের ক্ষেত্রে প্রতিনিধিত্বমূলক সময় সাশ্রয় হয়েছে।

এখানে একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ দেওয়া হলো। ছয়টি শাখাবিশিষ্ট একটি ওয়েলনেস ব্র্যান্ড মাসে ৮০০টি অর্ডার পরিচালনা করে, যার মধ্যে রিটেইল এবং অনলাইনের অর্ডার প্রায় ৫৫/৪৫ অনুপাতে বিভক্ত। প্রতিটি পণ্যের ট্যাক্স ও ডিসকাউন্টের সঠিক হিসাবসহ শপকানেক্ট (ShopConnect) ব্যবহার শুরু করার পর, মাস শেষে হিসাবের খাতা এবং বিক্রয়কেন্দ্রের হিসাবের মধ্যেকার পার্থক্য সাধারণ ১.২ থেকে ১.৮ শতাংশ থেকে কমে ০.০৫ শতাংশেরও নিচে নেমে আসে (যা মূলত আনুমানিক হিসাব)। মাসিক হিসাব বন্ধ করার কাজে বুককিপারের সময় প্রায় ছয় ঘণ্টা থেকে কমে এক ঘণ্টারও কম হয়ে যায়। হিসাবরক্ষক ত্রৈমাসিক পর্যালোচনার কাজটি মিটিংয়ের পরিবর্তে ইমেইলে সম্পন্ন করেন।

ট্যাক্স ফাইল করার একটি উল্লেখযোগ্য সুবিধা রয়েছে। আপনি যদি একাধিক রাজ্যে বিক্রি করেন, তাহলে ভুল তথ্যের কারণে করের হার সংক্রান্ত জটিলতা দ্রুত বেড়ে যায়। আপনার অ্যাকাউন্টিং টুলে প্রতিটি আইটেমের একটি পরিষ্কার ও বিস্তারিত ট্যাক্স ব্রেকডাউন থাকলে, ত্রৈমাসিক ফাইলিংটি একটি ডাউনলোডযোগ্য রিপোর্ট হয়ে দাঁড়ায়, কোনো তদন্ত চালানোর প্রয়োজন হয় না। এছাড়াও, আপনি প্রায় বিনামূল্যে অডিটের বিরুদ্ধে আত্মরক্ষার সুযোগ পান, কারণ প্রতিটি লাইন একটি পরিচিত ট্যাক্স প্রেক্ষাপটসহ প্রকৃত বিক্রয়ের সাথে যুক্ত থাকে।

আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

ট্যাক্স এবং ডিসকাউন্ট অর্ডার লেভেলে নয়, আইটেম লেভেলে থাকে। যে কোনো সংযোগ যা এগুলোকে একটি একক সংখ্যা হিসাবে বিবেচনা করে, তা শেষ পর্যন্ত আপনার হিসাবরক্ষককে ভুল তথ্য দেবে। শুধু মোট যোগফলের উপর ভিত্তি করে নয়, প্রতিটি আইটেম ধরে ধরে হিসাব মেলান, কারণ মিলে যাওয়া মোট যোগফল এমন ভুল লুকিয়ে রাখতে পারে যা একে অপরকে বাতিল করে দেয়। সেটআপের সবচেয়ে সস্তা এক ঘণ্টা হলো সেটি, যা আপনার হিসাবরক্ষককে একটি মেমো লেখার হাত থেকে বাঁচায়। ট্যাক্সের বিভাজন একবার সঠিকভাবে করুন, তাহলে তা সবসময় সঠিক থাকবে।

ShopConnect for Mindbody এবং Shopify-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.