Mindbody এবং Zoho CRM: একই দিনে ব্যর্থ অটো-পে শনাক্ত করুন
কেন মাস শেষের চুক্তি প্রতিবেদনের জন্য আপনাকে সদস্যদের কাছ থেকে অর্থ নিতে হয়
চুক্তিভিত্তিক সদস্যপদ থেকে নিয়মিত আয়ের সম্ভাবনা থাকে, যতক্ষণ না কোনো অটো-পে ব্যর্থ হয়। সেই ব্যর্থতার পরের সুযোগ খুব অল্প সময়ের জন্য থাকে। কার্ড বাতিল হয়ে যাওয়া কোনো সদস্যের পক্ষে প্রায় ২৪ থেকে ৭২ ঘণ্টার মধ্যেই চুপচাপ কাছের কোনো স্টুডিও খোঁজা শুরু করে দেওয়া উচিত। বেশিরভাগ স্টুডিও প্রতি মাসের এক তারিখে চুক্তির অবস্থা নিয়ে একটি প্রতিবেদন প্রকাশ করে, যার মানে হলো, মাসের তিন তারিখে ব্যর্থ হওয়া একটি পেমেন্ট ২৭ দিন ধরে লোকচক্ষুর আড়ালে থেকে যায়। যখন কেউ বিষয়টি জানতে পারে, ততক্ষণে সদস্যটি অন্য কোথাও চলে গেছে।
একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ বিবেচনা করুন। মিরর লেক পিলাটিস (একটি কাল্পনিক একক-শাখার স্টুডিও) এর ৩৬০ জন চুক্তিবদ্ধ সদস্য রয়েছে। ফ্রন্ট ডেস্ক এবং সেলস টিম চুক্তির বিবরণ ছাড়া বাকি সবকিছু জোহো সিআরএম (Zoho CRM) এর মাধ্যমে পরিচালনা করে, চুক্তির বিবরণ মাইন্ডবডি (Mindbody)-তে থাকে। মাস-শেষের হিসাব মেলানোতে দিনের অর্ধেক সময় লেগে যায়। অটো-পে ব্যর্থতার বিষয়টি প্রায় ২৮ দিনের মাথায় নজরে আসে, যা হয়তো এক-তৃতীয়াংশ ক্ষেত্রে সমাধান করা হয় এবং বাকিটা সদস্য হারানোর মাধ্যমে ঘটে। কেউই কোনো ভুল করছে না। তথ্যটি কেবল এত দেরিতে পৌঁছায় যে সে অনুযায়ী ব্যবস্থা নেওয়া যায় না।
ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ার প্রকৃত খরচ কত
যখন চুক্তি ও পেমেন্টের তথ্য একটি সিস্টেমে এবং আপনার সদস্যদের সাথে সম্পর্ক অন্য একটি সিস্টেমে থাকে, তখন কাউকে হাতে করে এই ব্যবধান পূরণ করতে হয়। এর মানে সাধারণত একজন ম্যানেজারকে মাসের শেষে রিপোর্ট বের করতে, পিডিএফ মিলিয়ে দেখতে এবং স্প্রেডশিট আপডেট করতে হয়।
আসল খরচটা আধাবেলার প্রশাসনিক কাজে নয়। আসল খরচ হলো সেই সবকিছু, যা কারও নজরে আসার আগের ২৭ দিনে ঘটে যায়। যে সদস্যের কার্ডের মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে, তিনি আগে থেকে কোনো সতর্কবার্তা পাননি। যে সদস্যের একবার অপর্যাপ্ত তহবিলের সমস্যা হয়েছিল, তিনি কোনো বন্ধুত্বপূর্ণ তাগাদাও পাননি। মাস শেষে সম্পর্কটা শীতল হয়ে যায় এবং অর্থ পুনরুদ্ধারের আলোচনাটি স্বাভাবিক না হয়ে অস্বস্তিকর হয়ে ওঠে।
Zoho CRM-এ চুক্তিগুলো চলে আসার পর এটি কীভাবে কাজ করে
Mindbody-কে Zoho CRM-এর সাথে সংযুক্ত করলে, আপনার টিম ইতোমধ্যেই যে CRM ব্যবহার করে, তার মধ্যেই লাইভ চুক্তি এবং অটো-পে-এর তথ্য থাকে। চুক্তির বিবরণ, অটো-পে-এর স্ট্যাটাস, পরবর্তী চার্জের তারিখ, টাকার পরিমাণ এবং নবায়নের তারিখ—এই সবকিছু স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ থাকে। কাউকে কোনো তথ্য পুনরায় টাইপ করতে হয় না এবং রিপোর্টের জন্য অপেক্ষা করতে হয় না।
আপনার ফ্রন্ট ডেস্ক এবং ম্যানেজাররা যা দেখেন:
- প্রতিটি সদস্যের রেকর্ডে দেখা যায় যে তাদের অটো-পে চালু আছে, পুনরায় চেষ্টা করা হচ্ছে, নাকি ব্যর্থ হয়েছে; এবং কোনো পরিবর্তন হওয়ার সাথে সাথেই তা আপডেট করা হয়।
- Mindbody না খুলেই চুক্তির নাম, শুরু ও শেষের তারিখ এবং মাসিক টাকার পরিমাণ দেখা যায়।
- যেই মুহূর্তে কোনো পেমেন্ট ব্যর্থ হয়, সেই সদস্য এমন একটি তালিকায় চলে আসে যার বিরুদ্ধে আপনার টিম আজই ব্যবস্থা নিতে পারে।
ব্যবহারিক পরিবর্তনটি খুবই সহজ। মাসের শেষে ব্যর্থ পেমেন্টগুলো আবিষ্কার করার পরিবর্তে, আপনি সেগুলো কয়েক ঘণ্টার মধ্যেই দেখতে পাবেন।
ব্যর্থ পেমেন্টকে একই দিনে পুনরুদ্ধারে পরিণত করা
একবার Zoho CRM-এ অটো-পে স্ট্যাটাসটি চালু হয়ে গেলে, আপনি এটিকে ঘিরে একটি শান্ত ও স্বয়ংক্রিয় পুনরুদ্ধার প্রক্রিয়া তৈরি করতে পারেন। এর একটি কার্যকর সংস্করণ দেখতে এইরকম:
- কোনো পেমেন্ট ব্যর্থ হিসেবে চিহ্নিত হওয়ার সাথে সাথেই, সদস্য সেই এক ঘণ্টার মধ্যেই একটি বন্ধুত্বপূর্ণ বার্তা পান: “আমাদের সিস্টেম জানিয়েছে যে আপনার পেমেন্টটি সম্পন্ন হয়নি। আপনি এখানে আপনার কার্ড আপডেট করতে পারেন। সাহায্যের প্রয়োজন হলে উত্তর দিন।”
- চার ঘণ্টা পরেও যদি কার্ডটি আপডেট না হয়, তাহলে মেম্বারশিপ স্পেশালিস্ট সম্পূর্ণ বিবরণসহ একটি টাস্ক পান: সর্বশেষ সফল পেমেন্ট, বকেয়া টাকার পরিমাণ, এবং কতবার চেষ্টা করা হয়েছে।
- পরদিন, স্টুডিওর মালিকের পক্ষ থেকে একটি সংক্ষিপ্ত ইমেল পাঠানো হয়, যেখানে একটি ছোট ফোন কলের প্রস্তাব দেওয়া হয়।
- দুই দিন ধরে অমীমাংসিত থাকার পর, সেই দিনের জন্য একটি ওনার কল টাস্ক তৈরি করা হয়।
- যদি সদস্য যেকোনো পর্যায়ে তাঁর কার্ড আপডেট করেন, তাহলে বাকি ধাপগুলো থেমে যায় এবং একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা পাঠানো হয়।
- পাঁচ দিন অতিবাহিত হওয়ার পরেও কোনো সমাধান না হলে, সদস্যকে ঝুঁকিপূর্ণ হিসেবে চিহ্নিত করা হয় এবং সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য একটি সশরীরে আলোচনার ব্যবস্থা করা হয়।
একই দিনে পাঠানো মেসেজটি নিজে থেকেই লেনদেনের বেশিরভাগ অংশ পুনরুদ্ধার করে। ব্যর্থ কার্ডগুলো সাধারণত মেয়াদোত্তীর্ণ কার্ড অথবা তহবিলের এমন কোনো সাময়িক সমস্যা, যা সম্পর্কে সদস্য নিজেও জানতেন না। সপ্তাহখানেকের পরিবর্তে কয়েক ঘণ্টার মধ্যে এই ব্যর্থতা শনাক্ত করতে পারাটাই সেই সদস্যকে ধরে রাখা যাবে কি না, তার সবচেয়ে বড় নির্ধারক।
নবায়নের তারিখগুলো রাজস্ব পূর্বাভাসে পরিণত হয়
এই একই লাইভ সংযোগ আপনার সেলস টিমের সামনে প্রতিটি চুক্তির মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ তুলে ধরে, যার ফলে নবায়নের বিষয়টি তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়ার পরিবর্তে পরিকল্পনা করার সুযোগ তৈরি হয়।
- ৯০ দিনের অগ্রিম চিত্র: আগামী তিন মাসের মধ্যে মেয়াদ শেষ হতে যাওয়া প্রতিটি চুক্তির মাসিক মূল্য যোগ করুন, যাতে নবায়ন থেকে আয় ঝুঁকির মুখে পড়ার আগেই তা দেখতে পারেন।
- নবায়নের জন্য একটি কল কিউ: ৪৫ দিনের মধ্যে মেয়াদ শেষ হতে চলা চুক্তিগুলো এমনভাবে সাজানো হয়, যাতে আপনার সবচেয়ে মূল্যবান সদস্যরা প্রথমে ব্যক্তিগতভাবে কথা বলার সুযোগ পান।
- কর্মী ব্যবস্থাপনায় স্বচ্ছতা: স্বয়ংক্রিয়ভাবে নবায়নযোগ্য চুক্তিগুলোকে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ প্রয়োজন এমন চুক্তিগুলো থেকে আলাদা করুন এবং সেই অনুযায়ী আপনার দলের সময়ের পরিকল্পনা করুন।
পূর্বাভাসটি কেবল তখনই নির্ভরযোগ্য যখন এর অন্তর্নিহিত সংখ্যাগুলো হালনাগাদ থাকে। মাস শেষের প্রতিবেদনগুলোতে নবায়নের পূর্বাভাস ৫ থেকে ১৫ শতাংশ পর্যন্ত ভুল হয়, কারণ এর জন্য ব্যবহৃত তথ্যগুলো পুরোনো হয়ে যায়।
সংখ্যাগুলো কেমন হতে পারে
এই চিত্রগুলি দৃষ্টান্তমূলক সংমিশ্রণ, কোনো প্রকৃত গ্রাহক নয়, কিন্তু এগুলি প্রায় ৩৬০ জন চুক্তিভিত্তিক সদস্যের একটি স্টুডিওতে পরিবর্তনের রূপরেখা তুলে ধরে:
- মাস শেষে ত্রুটিগুলো শনাক্ত করা গেলে পুনরুদ্ধারের হার: প্রায় ২৫ থেকে ৩৫ শতাংশ।
- একই দিনে টেক্সট এবং পরের দিন মালিককে ইমেল পাঠানোর মাধ্যমে পুনরুদ্ধারের হার ৬০ থেকে ৭৫ শতাংশ পর্যন্ত বৃদ্ধি পায়।
- আগেভাগে শনাক্তকরণের ফলে প্রতি ত্রৈমাসিকে যে রাজস্ব সাশ্রয় হয়: তা গড় চুক্তির আকারের ওপর নির্ভর করে মোট চুক্তিসংখ্যার একটি উল্লেখযোগ্য অংশ।
- চুক্তি সমন্বয়ে মালিকের সময়: মাসে প্রায় ৪ ঘণ্টা থেকে কমে ১ ঘণ্টারও কম হয়েছে, এবং সেই এক ঘণ্টা এখন সেই সদস্যদের জন্য ব্যয় করা হয় যাদের সত্যিই মনোযোগ প্রয়োজন।
এই পদ্ধতিটি কোনো চতুর বিপণন কৌশল নয়। এটি হলো দ্রুত শনাক্তকরণ এবং এমন একটি অনুক্রম, যাতে সদস্যটি প্রকৃতপক্ষে সাড়া দিতে পারে। ইন্টিগ্রেশনটি শনাক্তকরণের কাজটি করে। আপনার অনুক্রমটিকে কেবল সৎ এবং সহজে কার্যকর করার মতো হতে হবে।
আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ
- ব্যর্থ হওয়া অটো-পেগুলোকে একই দিনের ঘটনা হিসেবে বিবেচনা করুন, মাস শেষের আবিষ্কার হিসেবে নয়। আপনার প্রতিক্রিয়ার গতিই পুনরুদ্ধারের হারের বেশিরভাগটা নির্ধারণ করে।
- একটি বন্ধুত্বপূর্ণ ও চাপমুক্ত প্রথম বার্তা সেইসব সদস্যদেরও ফিরিয়ে আনে, যাদের কার্ডের কেবল মেয়াদ শেষ হয়ে গিয়েছিল।
- চুক্তির মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখই হলো একটি স্টুডিওর কাছে থাকা সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য ভবিষ্যৎ আয়ের পরিসংখ্যান। এগুলোকে শুধু প্রতিবেদন তৈরির জন্য নয়, বরং পরিকল্পনা করার জন্য ব্যবহার করুন।
আপনার স্টুডিওতে এটি চেষ্টা করে দেখুন
আপনার সদস্য ডেটার উপর এটি কীভাবে কাজ করে তা জানতে আগ্রহী? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.
পড়তে থাকুন
মাইন্ডবডি ও হাইলেভেল: প্রতিটি প্রোগ্রামে প্রত্যেক শিক্ষার্থীর জন্য একটি সুস্পষ্ট সময়সূচী
আপনার স্টুডিওতে যদি একই সাথে নতুনদের জন্য প্রোগ্রাম, দীর্ঘমেয়াদী কোর্স এবং ব্যক্তিগত পাঠদান চলে, তাহলে প্রতিটি শিক্ষার্থীর প্রকৃত বুকিংয়ের সাথে আপনার রিমাইন্ডারগুলো কীভাবে মিলবে, তা এখানে বলা হলো।
মাইন্ডবডি ও ক্লাভিও: ৬টি জিমের একটি স্ট্রেংথ নেটওয়ার্কের জন্য স্থানভিত্তিক বিপণন
একটি কেন্দ্রীয় বিপণন দল ছয়টি জিমের নেটওয়ার্কের প্রত্যেক সদস্যকে একসাথে বার্তা পাঠালে অর্ধেক সময়ই কোচের নাম ও জিমের ঠিকানা ভুল করে।
HubSpot-এ DonorPerfect Data থেকে লাইভ ফান্ডরেইজিং বোর্ড ড্যাশবোর্ড
আপনার বোর্ড ট্রেন্ড লাইন দেখতে চায়। আপনার কর্মীরা তাদের সন্ধ্যাগুলো ফিরে পেতে চায়। ডোনার ভ্যালু, অ্যাভারেজ গিফট এবং ক্যাম্পেইন পারফরম্যান্সের তথ্য হাবস্পটে চলে আসায়, মাসিক বোর্ড রিপোর্টটি আর চার দিনের প্রজেক্ট না থেকে একটি সংরক্ষিত ড্যাশবোর্ডে পরিণত হয়।