মাইন্ডবডি ও জোহো সিআরএম: একটি সেলস ড্যাশবোর্ড যা স্পা মালিকদের বলে দেয় কী ঠিক করতে হবে।

আপনি আসলে যা দেখতে চান

একজন স্পা মালিক হিসেবে, আপনি কেবল বাহ্যিক সৌন্দর্যের জন্য অ্যানালিটিক্স চাইছেন না। আপনি চাইছেন কারণ পরপর তিনটি খারাপ সপ্তাহ কর্মী নিয়োগ বা মূল্য নির্ধারণের সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য একটি করণীয়, এবং আপনাকে তা এক সপ্তাহের মধ্যেই ধরতে হবে, ত্রৈমাসিকের শেষে নয়। আপনি আসলে যে চিত্রটি চান তা চারটি প্রশ্নের উত্তর দেয়:

• এই মাসে কোন পরিষেবাগুলো লাভ করেছে এবং কোনগুলো কোনোমতে লোকসান এড়িয়েছে?
• কোন কর্মী গ্রাহকদের ফিরিয়ে আনছেন, আর কে নীরবে তাদের হারাচ্ছেন?
• কোন মার্কেটিং ক্যাম্পেইনটি শুধু বুকিং নয়, বরং চিকিৎসার জন্য প্রকৃত আয় এনে দিয়েছিল?
• এই মাসটি সেগুলোর প্রতিটির ক্ষেত্রে গত মাসের তুলনায় কেমন?

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ বিবেচনা করুন। মেপল হলো ডে স্পা (একটি কাল্পনিক একক-অবস্থান স্পা)-এর ১,৪০০ জন গ্রাহক, একটি শক্তিশালী খুচরা ব্যবসার মিশ্রণ এবং একটি বিপণন বাজেট রয়েছে, যা এর মালিক সমর্থন করতে চান। সাধারণ মাইন্ডবডি রিপোর্টগুলো প্রথম প্রশ্নের উত্তর দেয়। কিন্তু সেগুলো বাকি তিনটির উত্তর দেয় না। তাই এর মালিক দুই বছর ধরে হাতে হাতে স্প্রেডশিট তৈরি করে আসছেন।

স্প্রেডশিট ব্যবহারের অভ্যাসের আসল খরচ কত

মাসে আট থেকে বারো বার ডেটা এক্সপোর্ট করা এবং স্প্রেডশিটে তা পুনর্গঠন করা শুধু ঘণ্টার অপচয়ই নয়, এটি সময়েরও অপচয়। যেহেতু এই পুনর্গঠনের কাজটি কেবল তখনই করা হয় যখন মালিকের হাতে কোনো এক সন্ধ্যায় অবসর থাকে, তাই প্রথম সপ্তাহে শুরু হওয়া একটি সমস্যা তৃতীয় বা চতুর্থ সপ্তাহের আগে চোখে পড়ে না। ততদিনে একটি পরিষেবা এক মাস ধরে লোকসান করতে থাকে, অথবা একজন কর্মী ছয় সপ্তাহ ধরে একের পর এক গ্রাহক হারাতে থাকে।

স্ক্রিনের একটিমাত্র সংখ্যাও এর সমাধান করে না। “রাজস্ব: $৪২,১১৮” একটি তথ্য, কোনো সিদ্ধান্ত নয়। একটি সংখ্যাকে সিদ্ধান্তে পরিণত করে তুলনা: এই মাসের সাথে গত মাসের, এই পরিষেবার সাথে সেই পরিষেবার, এই কর্মীর সাথে বাকিদের। হাতে তৈরি করা একটি স্প্রেডশিট আপনাকে ঠিক এই তুলনাটিই করতে পারে না, কারণ তা অনেক ধীর এবং অনেক দেরিতে করা হয়।

একবার Mindbody ডেটা Zoho CRM-এ চলে এলে এটি কীভাবে কাজ করে

CRMConnect Mindbody to Zoho CRM আপনার প্রতিটি কেনাকাটা, সেই কেনাকাটার প্রতিটি আইটেম, প্রতিটি পেমেন্ট এবং ব্যবহৃত প্রতিটি পরিষেবা স্বয়ংক্রিয়ভাবে Zoho CRM-এ নিয়ে আসে। একবার সেই ডেটা CRM-এ চলে এলে, Zoho-র নিজস্ব ড্যাশবোর্ড টুল, লাইভ টাইলস, গেজ, বার চার্ট এবং হিটম্যাপ সরাসরি তার উপরেই চলে।

এই খুঁটিনাটি বিবরণই পার্থক্য গড়ে দেয়। যেহেতু বিক্রয়ের প্রতিটি আইটেম আলাদাভাবে নথিভুক্ত হয়, শুধু দৈনিক মোট পরিমাণ নয়, তাই ড্যাশবোর্ড পরিষেবা অনুযায়ী, কর্মী অনুযায়ী এবং যে ক্যাম্পেইনের মাধ্যমে গ্রাহক এসেছেন, সেই অনুযায়ী রাজস্বকে ভাগ করে দেখাতে পারে। দৈনিক এককালীন মোট পরিমাণ দিয়ে এর কোনোটিই করা সম্ভব নয়।

আপনি যা পাবেন তা কোনো বিশেষভাবে তৈরি রিপোর্টিং প্রজেক্ট নয়। এটি হলো Zoho CRM-এর স্ট্যান্ডার্ড ড্যাশবোর্ড, যা আপনার Mindbody-এর ডেটা দিয়ে হালনাগাদ রাখা হয় এবং এর জন্য কাউকে কোনো কিছু এক্সপোর্ট করতে হয় না।

আপনার দেয়ালে লাগানোর মতো টাইলস

একবার ডেটা প্রবাহ শুরু হলে, ড্যাশবোর্ডের যে টাইলগুলো নিজেদের জায়গা করে নেয়, সেগুলো হলো:

• পরিষেবা বিভাগ অনুযায়ী মাসিক আয়, যেখানে এই মাসের পর গত মাসটি রয়েছে, যাতে আপনি দেখতে পারেন কোন পরিষেবাগুলো বেশি লাভজনক হচ্ছে।
• রাজস্বের ভিত্তিতে শীর্ষস্থানীয় কর্মী, একটি বার চার্ট হিসাবে, যার উপর পূর্ববর্তী মাসের তথ্য যুক্ত করা হয়েছে।
• কর্মী অনুযায়ী পুনরায় পরিদর্শনের হার একটি হিটম্যাপ হিসাবে দেখানো হয়েছে, যাতে আপনি দেখতে পারেন কে একটি বিশ্বস্ত গ্রাহকগোষ্ঠী তৈরি করছে।
• লিড সোর্স অনুযায়ী রাজস্ব, ফলে প্রতিটি মার্কেটিং চ্যানেল তার দ্বারা অর্জিত প্রকৃত পরিষেবা রাজস্ব প্রদর্শন করে।
• চলমান চুক্তি এবং অপেক্ষাধীন সদস্যপদগুলোর জন্য একটি পাইপলাইন টাইল, যার মাধ্যমে আপনি আগে থেকেই প্রতিশ্রুতিবদ্ধ রাজস্ব দেখতে পারবেন।

ক্যাম্পেইন ভিউটি কাজ করে, কারণ কোনো ক্লায়েন্ট প্রথম যে উৎস থেকে আসেন, তা তাদের প্রবেশের সময়েই নথিভুক্ত হয়ে যায় এবং পরবর্তী কোনো সম্পাদনার মাধ্যমে তা কখনো মুছে যায় না। স্টাফ ভিউটি কাজ করে, কারণ বিক্রি হওয়া প্রতিটি আইটেম যিনি তা সরবরাহ করেছেন, তার সাথে সংযুক্ত থাকে। আপনাকে এর কোনো কিছুই রক্ষণাবেক্ষণ করতে হয় না। ইন্টিগ্রেশনই এটিকে হালনাগাদ রাখে।

অনুমান না করে সংখ্যাগুলো পড়া

একটি সহজ নিয়ম আপনাকে অপ্রয়োজনীয় কোলাহলের পেছনে ছোটা থেকে বিরত রাখে:

• একটা মাস খারাপ হওয়াটা সামান্য ব্যাপার। প্রবণতাটা দেখুন।
• পরপর দুই মাস খারাপ ফল হলে, সেই নির্দিষ্ট পরিষেবা বা কর্মীর বিষয়ে তদন্ত করা প্রয়োজন।
• টানা তিন মাস খারাপ চলার অর্থ হলো পদক্ষেপ নেওয়া: কর্মী পরিবর্তন, মূল্য নির্ধারণে পরিবর্তন, অথবা বিপণন বাজেটে রদবদল।

ড্যাশবোর্ডের মূল উদ্দেশ্য হলো, স্প্রেডশিটে এক সন্ধ্যা ধরে কাজ না করেই দ্বিতীয় মাসের তথ্য দৃশ্যমান করা। এটাই হলো প্রকৃত কার্যকারিতাগত সুবিধা।

স্টাফিং কলের ক্ষেত্রে, রেভিনিউ টাইলের চেয়ে রিপিট-ভিজিট হিটম্যাপ বেশি মূল্যবান। উচ্চ রেভিনিউ কিন্তু কম রিপিট ভিজিট থাকা একজন স্টাফ মেম্বার রুমটি খালি করে ফেলছেন। মাঝারি রেভিনিউ এবং উচ্চ রিপিট ভিজিট থাকা একজন স্টাফ মেম্বার এমন একটি ক্লায়েন্ট তালিকা তৈরি করছেন যা বছরের পর বছর ধরে লাভজনক হবে। ড্যাশবোর্ডটি আপনাকে উভয়ই পাশাপাশি দেখায়।

সংখ্যাগুলো কেমন হতে পারে

এগুলো দৃষ্টান্তমূলক সম্মিলিত চিত্র, কোনো প্রকৃত গ্রাহকের নয়, কিন্তু এগুলো প্রায় ১,৪০০ গ্রাহকবিশিষ্ট একটি স্পা-তে পরিবর্তনের রূপরেখা তুলে ধরে:

• প্রতি মাসে ম্যানুয়ালি স্প্রেডশিট থেকে তথ্য সংগ্রহের আট থেকে বারোটি কাজ সম্পূর্ণরূপে বন্ধ করে দেওয়া হয়েছে।
• ‘কিছু একটা ঠিক লাগছে না’ থেকে ‘আমি ঠিক জানি কী ঠিক নেই’—এই পর্যায়ে আসতে সময় লাগত এক সপ্তাহ, যা এখন কমে একই দিনে ড্যাশবোর্ডের এক ঝলকে বোঝা যায়।
• প্রথম ত্রৈমাসিকে ড্যাশবোর্ড থেকে শনাক্তযোগ্য পরিচালন সিদ্ধান্তসমূহ: সাধারণত তিন থেকে পাঁচটি, যেমন কর্মী পরিবর্তন, কোনো পরিষেবা বিভাগ বন্ধ করা, প্রচারণার বাজেটে পরিবর্তন এবং মূল্য যাচাই।
• দুর্বল পারফর্ম করা চ্যানেলগুলো থেকে মার্কেটিং বাজেট একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণে সরিয়ে নেওয়া হয়েছে, এবং এই পদক্ষেপকে সমর্থন করার জন্য একটি সুস্পষ্ট উৎসসূত্রও রয়েছে।

লাভটা কেবল "বেশি রাজস্ব" নয়। বরং লাভটা হলো, ভুল সিদ্ধান্ত শুধরে নেওয়ার আগে সেটির পেছনে কম সপ্তাহ কাটানো। এই লাভটা মাসের পর মাস বাড়তে থাকে।

আপনার মুনাফার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

• আপনার ডেটার বিস্তারিত বিবরণই নির্ধারণ করে দেয় আপনি কোন প্রশ্নগুলোর উত্তর দিতে পারবেন। প্রতিটি লাইনের বিক্রয় তথ্য আপনাকে পরিষেবা, কর্মী এবং ক্যাম্পেইনের পারফরম্যান্স দেখতে দেয়। দৈনিক মোট হিসাব এই সবকিছু আড়াল করে রাখে।
• ষষ্ঠ সপ্তাহের পরিবর্তে দ্বিতীয় সপ্তাহেই কোনো ট্রেন্ড ধরতে পারাটাই মূল উদ্দেশ্য। স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া একটি ড্যাশবোর্ড তা সম্ভব করে তোলে।
• পুনরায় পরিদর্শনের হার একটি অগ্রণী সূচক। আয়ের পরিমাণ প্রকাশ পাওয়ার অনেক আগেই এটি আপনাকে বলে দেয় কোন কর্মীর আয় বাড়তে চলেছে এবং কার আয় কমতে চলেছে।

আপনার স্পা-তে এটি চেষ্টা করে দেখুন

আপনার পরিসংখ্যানে এর প্রভাব কেমন দেখাচ্ছে তা জানতে আগ্রহী। এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.