মাইন্ডবডি এবং জোহো সিআরএম: প্রতিনিধিদেরকে লিডের প্রথম শ্রেণীর অভিজ্ঞতা দেখতে দিন

ট্রায়াল দিনের পর প্রতিনিধিরা কেন সম্ভাব্য গ্রাহকদের ফোন করা বন্ধ করে দেন

বিক্রয়-নির্ভর সদস্যপদ মডেলের একটি বুটিক জিমের সাফল্য বা ব্যর্থতা নির্ভর করে ট্রায়াল ভিজিটের ওপর। একজন সম্ভাব্য গ্রাহক আসেন, একটি ক্লাসে অংশ নেন এবং চলে যান। এই একটি ভিজিটই হলো গ্রাহকে পরিণত হওয়ার মুহূর্ত, এবং চূড়ান্ত ফোন কলটি এক বা দুই দিনের মধ্যেই করতে হয়। ৭২ ঘণ্টা পর, সেই সম্ভাব্য গ্রাহক হয় কোনো প্রতিযোগীর কাছে সাইন আপ করে ফেলেন অথবা উত্তর দেওয়াই বন্ধ করে দেন।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ বিবেচনা করুন। কোয়ার্টজাইট স্ট্রেংথ স্টুডিও (একটি কাল্পনিক ৪৮০ সদস্যের একক-শাখার স্টুডিও)-তে তিনজন সেলস প্রতিনিধি আছেন, যারা জোহো সিআরএম (Zoho CRM) ব্যবহার করে কাজ করেন। প্রতিনিধিরা গ্রাহক বাছাই এবং চুক্তি সম্পন্ন করার ক্ষেত্রে দক্ষ। কিন্তু তাদের সমস্যা হয় মাঝের ধাপে। তাদের জোহো ড্যাশবোর্ড থেকে তারা জানতে পারেন না যে, কোনো সম্ভাব্য গ্রাহক তাদের ট্রায়াল ক্লাসে আদৌ উপস্থিত হয়েছিলেন কিনা। তাই তারা প্রতিদিন সকালে ফ্রন্ট ডেস্কে জিজ্ঞাসা করেন, আধো-মনে থাকা উত্তর পান এবং যে সম্ভাব্য গ্রাহকদের চুক্তি সম্পন্ন করা উচিত ছিল, তাদের ছেড়ে দেন।

ফ্রন্ট-ডেস্ক অনুমান খেলার খরচ

যখন কোনো প্রতিনিধি শুনানির উপস্থিতি দেখতে পান না, তখন প্রতিটি সকাল শুরু হয় গোয়েন্দাগিরি দিয়ে। গতকাল কে এসেছিল? সন্ধ্যা ৬টার শুনানিতে কি কেউ এসেছিল? ফ্রন্ট ডেস্ক ব্যস্ত থাকে এবং উত্তরগুলোও অস্পষ্ট থাকে, তাই কিছু সূত্রকে ফোন করা হয় এবং কিছু ভুলে যাওয়া হয়। যেগুলো ভুলে যাওয়া হয়, সেগুলো আর ফিরে আসে না।

কষ্টদায়ক ব্যাপার হলো, প্রস্তাবনায় কোনো ভুল নেই। প্রতিনিধিটি যদি শুধু সময়মতো ফোন করতেন, তাহলে তিনি এই ট্রায়ালগুলোর একটি বড় অংশই সফলভাবে সম্পন্ন করতে পারতেন। এই ক্ষতির পুরোটাই সময়ের অভাব। একটি দারুণ ক্লাসের ১২ ঘণ্টার মধ্যে পাওয়া লিডের সাথে কথোপকথন, চার দিন পরে পাওয়া লিডের সাথে কথোপকথন থেকে সম্পূর্ণ ভিন্ন, যখন সেই উত্তেজনা কেটে গেছে এবং কোনো প্রতিযোগী যোগাযোগ করেছে।

ট্রায়াল ভিজিটগুলো Zoho CRM-এ চলে এলে এটি কীভাবে কাজ করে

Mindbody-কে Zoho CRM-এর সাথে CRMConnect করলে আপনার Mindbody ক্লায়েন্ট এবং Zoho CRM লিড উভয়ই স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্ত থাকে। এখানে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি হলো ভিজিট ট্র্যাকিং: প্রতিটি লিডের সর্বশেষ ভিজিট তাদের Zoho CRM রেকর্ডে দেখা যায়, এবং এটি ক্লাস শেষ হওয়ার কয়েক মিনিটের মধ্যেই প্রদর্শিত হয়, রাতারাতি বা কোনো আলাদা রিপোর্টে নয়।

লিড রেকর্ডে একজন প্রতিনিধি যা দেখেন:

• ট্রায়াল ক্লাসটিতে প্রকৃতপক্ষে অংশগ্রহণ করা হয়েছিল কিনা এবং ঠিক কখন।
• নেতৃত্ব কোন ধরনের ক্লাস পদ্ধতি গ্রহণ করেছিল এবং কোন কোচ তা পরিচালনা করেছিলেন।
• লিডটি মোট কতবার ভিজিট করেছে।

প্রতিনিধি তার সকালের কফি শেষ করার আগেই ট্রায়াল-ভিজিটের মুহূর্তটি প্রধান রেকর্ডে যুক্ত হয়ে যায়। ফ্রন্ট ডেস্কে আর জিজ্ঞাসা করার প্রয়োজন হয় না।

ট্রায়াল ভিজিটকে একই দিনের কলে পরিণত করা

Zoho CRM-এ ট্রায়াল-ভিজিট মুহূর্তটি চালু হয়ে গেলে, আপনি এটিকে কেন্দ্র করে একটি নিবিড় ফলো-আপ প্রক্রিয়া গড়ে তুলতে পারেন:

1. একটি ট্রায়াল ক্লাস 'অ্যাটেন্ডেড' হিসেবে চিহ্নিত করার সাথে সাথেই, লিডের প্রতিনিধির জন্য একটি উচ্চ-অগ্রাধিকারের কল টাস্ক তৈরি হয়, যা ২৪ ঘন্টার মধ্যে সম্পন্ন করতে হয়।
2. কাজটি আগে থেকেই বিস্তারিত তথ্য দিয়ে পূরণ করা থাকে: ক্লাসের তারিখ, ধরন এবং যিনি এটি পরিচালনা করেছেন সেই প্রশিক্ষকের নাম। সাথে অভিজ্ঞতাটি নিশ্চিত করতে এবং সদস্যপদ গ্রহণের প্রস্তাব দেওয়ার জন্য একটি অনুরোধও থাকে।
3. যদি কাজটি একদিন পরেও খোলা থাকে, তবে এটি একটি নোটিফিকেশনসহ সেলস ম্যানেজারের কাছে চলে যায়, ফলে কোনো আগ্রহী গ্রাহক ইনবক্সেই নষ্ট হয়ে যায় না।
4. দুই দিন কোনো যোগাযোগ না থাকার পর, প্রতিনিধির পক্ষ থেকে কোচের নাম উল্লেখ করে একটি ব্যক্তিগত ইমেল পাঠানো হয়।
5. তিন দিন ধরে কোনো উত্তর না পেলে, লিডটি একটি সাপ্তাহিক পরিচর্যা প্রক্রিয়ার মধ্যে চলে যায়।

প্রতিনিধিকে আর ফ্রন্ট ডেস্কের পেছনে ছুটতে হয় না। কাজটি তাদের বলে দেয় কাকে, কখন এবং কী উল্লেখ করে ফোন করতে হবে। বিষয়টি ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছে পাঠানোর ব্যবস্থাটি নিশ্চিত করে যে কোনো গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহক যেন হাতছাড়া না হয়।

আরও তীক্ষ্ণ সমাপ্তি ভাষণ

কল করার আগে প্রতিনিধি যদি লিডের ইতিহাস জানেন, তাহলে ক্লোজিং কলটি আরও ভালোভাবে কাজ করে। একই সংযোগের মাধ্যমে Zoho CRM-এ সদস্যপদের ইতিহাস চলে আসে, ফলে প্রতিনিধি দেখতে পারেন যে ইনি একজন একেবারে নতুন গ্রাহক, বর্তমান ট্রায়ালে থাকা কেউ, নাকি কয়েক মাস আগে সদস্যপদ হারানো কোনো প্রাক্তন সদস্য।

এই প্রেক্ষাপট উপস্থাপনার ধরন বদলে দেয়। যে সম্ভাব্য গ্রাহক ছয় মাস আগে একটি ক্লাসে অংশ নিয়ে তা ছেড়ে দিয়েছেন, তার সাথে প্রথমবারের মতো আসা একজন গ্রাহকের চেয়ে ভিন্নভাবে কথা বলতে হয়। প্রতিনিধি যখন বিষয়টি সরাসরি দেখতে পান, তখন অনুমান করার পরিবর্তে উপস্থাপনাটি সঠিকভাবে কার্যকর হয়।

সংখ্যাগুলো কেমন হতে পারে

এগুলো দৃষ্টান্তমূলক সম্মিলিত চিত্র, কোনো প্রকৃত গ্রাহকের নয়, কিন্তু এগুলো প্রায় ৪৮০ জন সদস্যের একটি স্টুডিওতে হওয়া পরিবর্তনের রূপরেখা তুলে ধরে:

• ফ্রন্ট-ডেস্কে ম্যানুয়ালি হস্তান্তরের ক্ষেত্রে ট্রায়াল থেকে মেম্বারশিপে রূপান্তরের হার: প্রায় ২২ থেকে ৩০ শতাংশ।
• লাইভ ভিজিট ভিজিবিলিটি এবং একটি স্বয়ংক্রিয় কল টাস্কের মাধ্যমে ট্রায়াল থেকে মেম্বারশিপে রূপান্তর: ৩২ থেকে ৪২ শতাংশ পর্যন্ত বৃদ্ধি।
• ট্রায়াল ভিজিট থেকে প্রতিনিধির সাথে প্রথম যোগাযোগের সময়: আগে যা এক বা দুই দিন ছিল, তা কমে বেশিরভাগ দিনই ১২ ঘণ্টারও কম হয়েছে।
• “এই লিডটি কি আসলেই এসেছে?”—প্রতিনিধি এবং ফ্রন্ট ডেস্কের মধ্যে এই ধরনের প্রশ্নের উত্তর দ্রুত কমে আসে, কারণ এর উত্তর রেকর্ড করা থাকে।

লিফট আসে ল্যাগ দূর করার মাধ্যমে, ভালো পিচের কারণে নয়। পিচ একই থাকে। টাইমিং-ই হলো আসল পার্থক্য।

আপনার স্টুডিওর জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

• একটি ভালো ক্লাসের ঠিক পরের কয়েক ঘণ্টায় একজন পরীক্ষামূলক পরিদর্শক সবচেয়ে বেশি আন্তরিক থাকেন। পরবর্তী কার্যক্রমও সেই গতিতেই এগোতে হবে, এখানে আন্দাজ করে কিছু করা চলে না।
• কোচ এবং ক্লাসের নাম উল্লেখ করা একটি আগে থেকে পূরণ করা কল টাস্ক আপনার প্রতিনিধিকে গতানুগতিক কথাবার্তার পরিবর্তে নির্দিষ্ট কিছু দিয়ে কথা শুরু করতে সাহায্য করে। সুনির্দিষ্ট বিষয়ই ফলপ্রসূ হয়।
• একদিনের মধ্যেই পরিস্থিতি আরও গুরুতর করুন, তিন দিন পরে নয়। ২৪ ঘণ্টায়ও পরিস্থিতি উত্তপ্ত থাকে। ৭২ ঘণ্টায় আপনি পরিস্থিতি বাঁচানোর চেষ্টা করছেন, শেষ করার নয়।

আপনার স্টুডিওতে এটি চেষ্টা করে দেখুন

আপনার লিডগুলোর ক্ষেত্রে এটি কীভাবে কাজ করে তা জানতে আগ্রহী? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.