ক্লিনিকো এবং সেলসফোর্স: একটি অ্যালাইড হেলথ ক্লিনিকের ৯০-দিনের রাজস্ব পূর্বাভাস

একজন অর্থ ব্যবস্থাপক প্রতি সোমবার স্প্রেডশিটে পূর্বাভাস পুনর্গঠন করছেন, এটি একটি স্পষ্ট ইঙ্গিত যে ব্যবসাটি তার পূর্বাভাস সরঞ্জামগুলোর সীমাবদ্ধতা অতিক্রম করেছে। একটি নির্দিষ্ট আকারের পর স্প্রেডশিটটি আর সরঞ্জাম থাকে না, বরং এটি একটি প্রতিবন্ধকতা হয়ে দাঁড়ায়।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক: সাউথব্যাঙ্ক ইন্টিগ্রেটেড হেলথ, একটি কাল্পনিক বৃহৎ ক্লিনিক যেখানে ফিজিওথেরাপি, ডায়েটেটিক্স, সাইকোলজি এবং এক্সারসাইজ ফিজিওলজি বিভাগে ১৯ জন বিশেষজ্ঞ রয়েছেন এবং যার বার্ষিক আয় প্রায় ৩.১ মিলিয়ন ডলার। অর্থ ব্যবস্থাপক প্রতি সোমবার হাতে লিখে ৯০-দিনের পূর্বাভাসটি পুনর্গঠন করেন। ক্লিনিকো ইনভয়েসগুলো রাখে। সেলসফোর্স পাইপলাইনটি রাখে। কেউই এই প্রক্ষেপণকে পুরোপুরি বিশ্বাস করে না। অর্থায়িত পরিচর্যা পরিকল্পনাগুলো পুনরাবৃত্তিমূলক বিলযোগ্য কার্যকলাপের একটি স্তর যোগ করে, যা স্প্রেডশিটটি অসামঞ্জস্যপূর্ণভাবে পরিচালনা করে। নেতৃত্বের সভাগুলোতে সঠিক সংখ্যাটি যা বলছে, সেই অনুযায়ী কাজ করার পরিবর্তে, কোন সংখ্যাটি সঠিক তা নিয়ে তর্ক করতে প্রতি মঙ্গলবারের একটি বড় অংশ ব্যয় হয়।

কেন সোমবারের স্প্রেডশিটটি আপনাকে পিছিয়ে রাখছে

এই মাপের একটি স্প্রেডশিট পূর্বাভাস তিনটি ক্ষেত্রে ব্যর্থ হয়:

• এটা তাড়াতাড়ি বাসি হয়ে যায়। এটি তৈরি করার মুহূর্তে নির্ভুল থাকে এবং একদিনের মধ্যেই অপ্রচলিত হয়ে যায়।
• এটি কাটতে সময় লাগে। চিকিৎসক বা পরিষেবা অনুযায়ী বিষয় পরিবর্তন করতে ঘণ্টার পর ঘণ্টা সময় লাগে, এবং কলামগুলোর নামকরণের ব্যাপারে কখনোই মতের মিল হয় না।
• এটি অর্থায়িত পরিকল্পনার সীমা অতিক্রম করে। অর্থায়িত সেবা পরিকল্পনাগুলোতে বিল করার একটি সর্বোচ্চ সীমা থাকে। একটি স্প্রেডশিট খুব কমই তা সঠিকভাবে মডেল করে, ফলে এটি হয় আগে থেকেই নির্ধারিত সর্বোচ্চ সীমার অর্থায়িত রাজস্বের পরিমাণ বেশি দেখায়, অথবা আসন্ন নবায়নের পরিমাণ কম দেখায়।

এর ফলস্বরূপ, নেতৃত্ব এমন একটি পূর্বাভাস নিয়ে বিতর্ক করে, কিন্তু সে অনুযায়ী কাজ করে না। এর আসল ক্ষতি অর্থ ব্যবস্থাপকের কর্মঘণ্টা নয়, যদিও সেগুলোও বাস্তব। আসল ক্ষতি হলো ধীরগতিতে নেওয়া সিদ্ধান্তগুলো।

কেন অন্যান্য পন্থাগুলো ব্যর্থ হয়

ক্লিনিকো এবং সেলসফোর্সের মধ্যে অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার রাখলে আপনি কর-যোগ্য রাজস্বের পরিসংখ্যান পাবেন, কিন্তু কোনো পরিচালন পূর্বাভাস পাবেন না, কারণ অ্যাকাউন্টিং ভিউটি ইতিমধ্যে ইস্যু করা ইনভয়েসের উপর ভিত্তি করে তৈরি, ইতিমধ্যে বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্টের উপর নয়। ক্লিনিকো থেকে এক্সপোর্ট করা একটি স্বতন্ত্র রিপোর্টিং ড্যাশবোর্ড নেতৃত্বকে একটি চার্ট দেয়, কিন্তু সেলসফোর্সের ভেতরে কাজ করার কোনো সুযোগ দেয় না, যেখানে সেলস পাইপলাইন এবং প্রোগ্রাম অ্যাক্টিভিটি আগে থেকেই থাকে। আর পূর্বাভাসকে একটি আলাদা টুলে পরিণত করলে এমন দুটি সিস্টেম তৈরি হয়, যাদের মধ্যে মতের অমিল থাকে।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া পূর্বাভাস কীভাবে কাজ করে

যখন CRMConnect, Cliniko-কে Salesforce-এর সাথে সংযুক্ত করে, তখন আপনার Cliniko-র ইনভয়েস এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো, সেশন লিমিট ও বিলিং ক্যাপের মতো কেয়ার-প্ল্যানের তথ্যের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে Salesforce-এ চলে আসে। আপনার পূর্বাভাসটি তিনটি স্তরে নির্মিত একটি Salesforce রিপোর্টে পরিণত হয় এবং এটি নিজে থেকেই রিফ্রেশ হয়। সোমবারের পুনর্গঠনের বিষয়টি আর থাকে না।

তিনটি স্তর:

নিশ্চিত রাজস্ব। উক্ত মেয়াদের পরিশোধিত চালানসমূহ। এই অর্থ ইতোমধ্যে স্বীকৃত।

রাজস্ব আয়ের প্রবল সম্ভাবনা রয়েছে। নির্দিষ্ট সময়কালের মধ্যে বুক করা এবং সম্পন্ন হওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্টের সংখ্যা, তাকে আপনার ঐতিহাসিক হার দিয়ে গুণ করে প্রাপ্ত বিলকে পরিশোধিত বিলে পরিণত করার সংখ্যা, এবং এর সাথে বকেয়া ইনভয়েসগুলোর নির্ভরযোগ্যতার ভিত্তিতে ওজন যোগ করা হবে।

নবায়নযোগ্য, ক্ষমতা-সীমাবদ্ধ রাজস্ব। সক্রিয় অর্থায়িত সেবা পরিকল্পনাগুলোর ক্ষেত্রে, পূর্বাভাসিত রাজস্বের সর্বোচ্চ সীমা পরিকল্পনাটির অধীনে এখনও বিলযোগ্য অর্থের পরিমাণে সীমাবদ্ধ থাকে। এই অংশটিই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ: অর্থায়িত পরিকল্পনাগুলোর একটি সর্বোচ্চ সীমা থাকে এবং পূর্বাভাস কখনোই তা অতিক্রম করা উচিত নয়।

একবার এই তিনটি স্তর তৈরি হয়ে গেলে, আপনি কর্মী এবং পরিষেবা বিভাগ (প্রাথমিক মূল্যায়ন, ফলো-আপ, গ্রুপ প্রোগ্রাম, প্যাকেজ) অনুযায়ী পূর্বাভাসটিকে ভাগ করতে পারেন। এই চিত্রটিই নেতৃত্বকে দেখায় যে পূর্বাভাসটি কোথায় কেন্দ্রীভূত এবং কোথায় সক্ষমতা অলসভাবে পড়ে আছে।

রিপোর্টিং এর গতি

নেতৃত্ব দলকে একটি সাপ্তাহিক পূর্বাভাস পাঠান যা নিজে থেকেই আপডেট হয়, এবং এর জন্য ম্যানুয়ালি পুনর্গঠনের প্রয়োজন হয় না। অর্থ বিভাগের সাথে প্রতি মাসে একটি তারতম্য পর্যালোচনা করুন, যেখানে কয়েক সপ্তাহ আগের পূর্বাভাসের সাথে বাস্তবে যা ঘটেছে তার তুলনা করা হবে। এই তুলনার মাধ্যমেই পূর্বাভাসটি ক্রমাগত আরও নির্ভুল হতে থাকে।

এখান থেকে আপনি যা পাবেন

সাউথব্যাঙ্কের মতো প্রোফাইলের একটি ক্লিনিক সাধারণত তিন-স্তরীয় সেলসফোর্স পূর্বাভাস চালু হয়ে গেলে, পূর্বাভাসের নির্ভুলতার হার স্প্রেডশিটের বেসলাইন ৭৫ থেকে ৮২ শতাংশ থেকে বাড়িয়ে ৯০ শতাংশের কাছাকাছি নিয়ে যায়। এর ফলে ফিনান্স ম্যানেজার সপ্তাহে ৪ থেকে ৬ ঘণ্টা সময় ফিরে পান। নেতৃত্ব পূর্বাভাস নিয়ে তর্ক করা বন্ধ করে এবং সে অনুযায়ী কাজ শুরু করে। এবং অর্থায়িত রাজস্বের পরিমাণ বেশি বা কম দেখানোর পরিবর্তে সঠিকভাবে প্রক্ষেপণ করা হয়, যা অনেক সহযোগী স্বাস্থ্যসেবা প্রতিষ্ঠানে পূর্বাভাসের ত্রুটির সবচেয়ে বড় উৎস।

অর্থায়িত পরিকল্পনাগুলো দায়িত্বের সাথে পরিচালনা করা

অর্থায়িত পরিচর্যা পরিকল্পনার নিরীক্ষণই এই পূর্বাভাসকে নির্ভুল করে তোলে, কিন্তু এর সাথে একটি দায়িত্বও আসে। পরিকল্পনা, অর্থায়নের উৎস এবং রোগীর যোগ্যতার অবস্থা হলো সংবেদনশীল পরিচালনগত বিবরণ, এগুলো বিপণনের তথ্য নয়। এগুলোকে অর্থায়ন ও পরিচালন সংক্রান্ত প্রতিবেদনে তুলে ধরুন। বিপণন প্রতিবেদন থেকে এগুলোকে দূরে রাখুন। যেহেতু আপনিই প্রতিটি বিষয় আলাদাভাবে বেছে নেন কী শেয়ার করা হবে, তাই আপনি এই সীমারেখাটি পরিষ্কারভাবে টানতে পারেন।

আপনার ক্লিনিকের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

যখন পূর্বাভাসটি হাতে-কলমে তৈরি করা হয়, তখন তা একটি মুহূর্তের ছবি হয়ে দাঁড়ায় যা মঙ্গলবারের মধ্যেই ভুল প্রমাণিত হয় এবং বুধবারের মধ্যেই বিতর্কের জন্ম দেয়। যখন এটি সেলসফোর্সের ভেতরে থাকা লাইভ ক্লিনিকো ইনভয়েস, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ফান্ডেড-প্ল্যান লিমিটের ওপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়, তখন এটি একটি সাম্প্রতিক ও নির্ভরযোগ্য সংখ্যা হয়ে ওঠে, যার ওপর ভিত্তি করে নেতৃত্ব জনবল, সক্ষমতা এবং প্রবৃদ্ধির পরিকল্পনা করতে পারে। আপনার ফিনান্স ম্যানেজার তখন আর শুধু স্প্রেডশিট ব্যবহারকারী থাকেন না, বরং একজন বিশ্লেষক হয়ে ওঠেন।

CRMConnect Cliniko to Salesforce-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.