ক্লিনিকো এবং অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন: একটি ন্যাচারোপ্যাথি ক্লিনিকের জন্য রোগীর মূল্য এবং প্রোগ্রাম নবায়ন ট্র্যাক করুন

ন্যাচারোপ্যাথি হলো নবায়নের একটি ব্যবসা, যা প্রায়শই লেনদেনমূলক আচরণের মতো কাজ করে। ১২-সপ্তাহের মেটাবলিক রিসেট, ৬-মাসের গাট প্রোগ্রাম, ৮-সেশনের অ্যাড্রিনাল সাপোর্ট ব্লক: এগুলোই হলো আয়ের আসল উৎস। যে ক্লিনিক প্রতিটি ভিজিটকে একটি স্বতন্ত্র লেনদেন হিসেবে দেখে, তারা প্রতিটি প্রোগ্রামের শেষে নীরবে তাদের সেরা রোগীদের পেছনের দরজা দিয়ে হারিয়ে ফেলে।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক: গ্রিনলিফ ন্যাচারোপ্যাথিক ওয়েলনেস, একটি কাল্পনিক একক ক্লিনিক যেখানে ৩ জন ন্যাচারোপ্যাথ আছেন এবং যার বার্ষিক আয় প্রায় $৬৮০,০০০। আয়ের বেশিরভাগই আসে অগ্রিম বিক্রি হওয়া প্যাকেজ এবং প্রোগ্রামগুলো থেকে। মালিক ActiveCampaign-এ দেখতে পান না যে, সময়ের সাথে সাথে কোন রোগীরা ক্লিনিকে সবচেয়ে বেশি অর্থ ব্যয় করেছেন, কারা একটি প্রোগ্রাম থেকে বেরিয়ে যেতে চলেছেন, অথবা কারা তাদের যাত্রার পরবর্তী প্রোগ্রামের জন্য উপযুক্ত প্রার্থী। মার্কেটিং টুলটি শুধু ইমেল খোলা এবং ক্লিকের সংখ্যা দেখতে পায়। এটি দেখতে পায় না যে, একজন রোগীর ‘গাট প্রোগ্রাম’ শেষ হতে আর দুই সপ্তাহ বাকি, অথচ নবায়নের জন্য কোনো আলোচনাই বুক করা হয়নি।

বর্তমান সেটআপের জন্য আপনার যা খরচ হচ্ছে

ActiveCampaign নিজে থেকে কোনো রোগী কিছু কিনলে তাকে ট্যাগ করতে পারে, কিন্তু এটি Cliniko-র বিলিং, প্যাকেজ কেনা, বা কোনো প্রোগ্রামের মধ্যে রোগী কোন পর্যায়ে আছে তা দেখতে পারে না। ফলে তিনটি বিষয় অদৃশ্য থেকে যায়: একজন রোগী সময়ের সাথে সাথে মোট কত খরচ করেছে, বর্তমানে সে কোনো প্রোগ্রামের কোন পর্যায়ে আছে, এবং আগে কোন প্রোগ্রামগুলো সে সম্পন্ন করেছে। এগুলো ছাড়া, নবায়নের বার্তাগুলো হাতে করে পাঠাতে হয়, যার মানে হলো সেগুলো তখনই পাঠানো হয় যখন কারো মনে পড়ে, এবং এর ফলে বার্তাগুলো অনেক দেরিতে পৌঁছায়।

একবার তৈরি করা এবং কখনও রক্ষণাবেক্ষণ না করা একটি কাস্টম ইন্টিগ্রেশন রোগীর মোট খরচের হিসাব একটি একক সংখ্যা হিসেবে দেখায়, যা এক কোয়ার্টারের মধ্যেই পুরনো হয়ে যায় এবং এতে প্রোগ্রামের কোনো প্রেক্ষাপটই থাকে না। এর ফলে মালিক তখনও এই প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেন না যে, “কার প্রোগ্রামের মেয়াদ শেষ হতে আর দুই সপ্তাহ বাকি আছে।”

স্বয়ংক্রিয় পুনর্নবীকরণ ট্র্যাকিং কীভাবে কাজ করে

যখন CRMConnect, Cliniko-কে ActiveCampaign-এর সাথে সংযুক্ত করে, তখন Cliniko-র প্রতিটি ইনভয়েস এর মধ্য দিয়ে প্রবাহিত হয় এবং প্রতিটি রোগীর রেকর্ডে একটি চলমান আজীবন ব্যয়ের হিসাব তৈরি করে। তাদের সক্রিয় প্রোগ্রাম, মাইলস্টোন এবং সেশন সংখ্যাও এর সাথে চলে আসে, ফলে নবায়নের বার্তাগুলো একটি আনুমানিক ক্যালেন্ডারের উপর ভিত্তি করে নয়, বরং রোগী সত্যিই প্রোগ্রামের শেষের দিকে আছেন—এই বাস্তব সংকেতের উপর ভিত্তি করে পাঠানো যায়। প্রকৃতপক্ষে কী বিল করা হয়েছে, তার সত্যতার নির্ভরযোগ্য উৎস হিসেবে Cliniko-ই থাকে। ActiveCampaign সেই সত্যকে কাজে লাগিয়ে কার্যকর কিছু করার ইঞ্জিন হয়ে ওঠে।

আপনি যা যা ব্যবস্থা নিতে পারেন তা হলো:

এক নজরে রোগীর জন্য প্রয়োজনীয় মূল্য। প্রতিটি রোগীর রেকর্ডে তার আজীবনের মোট খরচ, সর্বশেষ চালান এবং তাকে কতবার বিল করা হয়েছে, এই সমস্ত তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ থাকে। এর জন্য আর ডেটা এক্সপোর্ট করে হাতে হাতে যোগ করার প্রয়োজন নেই।

রোগীর মূল্য বিভাগ। রোগীদেরকে আপনার শীর্ষ স্তর, মধ্যম স্তর এবং একক-ক্রয়কারী রোগী—এই তিনটি ভাগে ভাগ করুন। প্রতিটি বিভাগের জন্য যোগাযোগের গতি ও সুর ভিন্ন হবে।

প্রোগ্রাম নবায়নের অনুস্মারক। যখন কোনো রোগীর একটি চলমান প্রোগ্রাম শেষ হতে প্রায় ১৪ দিন বাকি থাকে এবং প্রোগ্রামটি শেষ হওয়ার পর তার কোনো বুকিং থাকে না, তখন তিনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তার চিকিৎসকের কাছ থেকে একটি নবায়নের প্রস্তাব পান। এছাড়াও, যদি কোনো বুকিং না আসে, তবে সেই চিকিৎসকের জন্য কয়েক দিনের মধ্যে ফোন করার একটি নির্দেশও দেওয়া হয়। এই আলোচনাটি রোগীর আগ্রহ হারানোর আগেই হয়, পরে নয়।

স্মার্ট ক্রস-সেল। যখন কোনো প্রোগ্রাম সম্পূর্ণ হিসেবে চিহ্নিত করা হয়, তখন রোগীকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরবর্তী যৌক্তিক ধাপে পরিচালিত করা হয়। একটি সমাপ্ত মেটাবলিক রিসেট একটি রক্ষণাবেক্ষণ পরিকল্পনার ইঙ্গিত দেয়। একটি সমাপ্ত গাট প্রোগ্রাম ফলো-আপ পরীক্ষা এবং একটি চলমান রক্ষণাবেক্ষণ পদ্ধতির পরামর্শ দেয়।

আপনার সেরা রোগীদের মন জয় করে নিন। যখন কোনো শীর্ষ-স্তরের রোগী ৯০ দিন ধরে অনুপস্থিত থাকেন, তখন তাদের পুনরায় সক্রিয় করার জন্য একটি সুচিন্তিত প্রক্রিয়া শুরু করা হয়। এই দলটিকে হারানো সবচেয়ে ব্যয়বহুল, তাই তাদের সর্বোচ্চ যত্ন নেওয়া হয়।

এখান থেকে আপনি যা পাবেন

গ্রিনলিফের মতো প্রোফাইলের একটি ন্যাচারোপ্যাথি ক্লিনিক সাধারণত দুই কোয়ার্টারের মধ্যেই প্রোগ্রাম নবায়নের হারকে নিষ্ক্রিয় ২০ থেকে ৩০ শতাংশের ভিত্তিস্তর থেকে ৪৫ থেকে ৫৫ শতাংশের পরিসরে উন্নীত করে। এর কারণ হলো, রোগী ফোন আসা বন্ধ হয়ে গেছে লক্ষ্য করার জন্য অপেক্ষা না করে, প্রোগ্রাম শেষ হওয়ার ১৪ দিন আগে থেকেই নবায়নের আলোচনা শুরু করা হয়। শীর্ষ-স্তরের গ্রাহক গোষ্ঠীর আজীবন মূল্য ২৫ থেকে ৪০ শতাংশ বৃদ্ধি পায়, কারণ ক্রস-সেলিংয়ের মাধ্যমে রোগীর যাত্রাপথের সঠিক মুহূর্তে সঠিক অফারটি তার সামনে তুলে ধরা হয়। এবং এর মালিক অবশেষে রিয়েল-টাইমে এই প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেন যে, “এই সপ্তাহে ব্যক্তিগতভাবে কোন ২০ জন রোগীকে আমার ফোন করা উচিত?”

সংখ্যাগুলোকে সৎ রাখা

প্রকৃতপক্ষে কী বিল করা হয়েছে, তার জন্য ক্লিনিকোই হলো তথ্যের নির্ভরযোগ্য উৎস। অ্যাক্টিভক্যাম্পেইনে দেখানো টাকার পরিমাণগুলো হলো ক্লিনিকোর ইনভয়েসের অনুলিপি এবং সেখানে তা সম্পাদনা করা উচিত নয়। যদি কোনো রিফান্ড বা সমন্বয় হয়, তবে তা ক্লিনিকোতেই সম্পন্ন হয় এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে কার্যকর হয়। অ্যাক্টিভক্যাম্পেইনে হাতে করে কোনো টাকার পরিমাণ সম্পাদনা করলে তা নীরবে রিপোর্টিং ব্যবস্থাকে অকার্যকর করে দেয়, তাই কারা এই পরিমাণগুলো সম্পাদনা করতে পারবে তা সীমাবদ্ধ করে দেওয়া উচিত।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

প্যাকেজ-ভিত্তিক চিকিৎসা পদ্ধতিতে, কোনো প্রোগ্রাম শেষ হওয়ার আগের দুই সপ্তাহ হলো সবচেয়ে মূল্যবান সময়, এবং বেশিরভাগ ক্লিনিকই এই মুহূর্তটি হাতছাড়া করে। যখন আপনার ক্লিনিকো বিলিং এবং প্রোগ্রামের ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন পরিচালনা করে, তখন সেই মুহূর্তটি আর হাতছাড়া হয় না। আপনি দেখতে পান কাদের পরিষেবা বন্ধ হতে চলেছে, সময়মতো সঠিক অফার নিয়ে তাদের কাছে পৌঁছান, এবং প্রতিটি প্রোগ্রামের শেষে নীরবে আপনার সেরা রোগীদের হারানোর পরিবর্তে তাদের ধরে রাখতে পারেন।

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign বাস্তবে দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.