ক্লিনিকো এবং সেলসফোর্স: দেখুন কোন রেফারেল চ্যানেলগুলো আপনার ওটি নেটওয়ার্কের জন্য অর্থায়ন করে।

যখন সেলসফোর্সের মাধ্যমে রেফারেল আসে কিন্তু চিকিৎসা ক্লিনিকোতে সম্পন্ন হয়, তখন নেতৃত্ব দেখতে পায় না যে কোন চ্যানেলগুলো আসলে ব্যবসার অর্থায়ন করছে। ইনটেক কো-অর্ডিনেটর রেফারেলগুলো দেখেন। শিডিউলাররা অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো দেখেন। এদের মধ্যে সংযোগটি কেউই দেখতে পায় না, ফলে কেউই সেই প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে না যা আগামী বছরের অংশীদারিত্বের বিনিয়োগ নির্ধারণ করে: কোন রেফারেল চ্যানেলগুলো প্রকৃতপক্ষে সম্পূর্ণ কেয়ার প্ল্যান তৈরি করে।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক: মেরিডিয়ান অকুপেশনাল থেরাপি গ্রুপ, একটি কাল্পনিক আঞ্চলিক পরিষেবা প্রদানকারী প্রতিষ্ঠান, যার ৬টি ক্লিনিক, ২৮ জন অকুপেশনাল থেরাপিস্ট (ওটি) এবং বীমাকারী, জিপি, স্কুল ডিস্ট্রিক্ট ও স্ব-রেফারেলের সমন্বয়ে গঠিত একটি রেফারেল ব্যবস্থা রয়েছে। ইনটেক টিম সেলসফোর্সে কাজ করে। শিডিউলিং এবং ক্লিনিক্যাল ফলাফল ক্লিনিকোতে সংরক্ষিত থাকে। নেতৃত্ব বলতে পারে না কোন রেফারেল চ্যানেলগুলো থেকে প্রথম অ্যাসেসমেন্ট সম্পন্ন হয়, সম্পূর্ণ কেয়ার প্ল্যান তো দূরের কথা। চ্যানেল বিনিয়োগের সিদ্ধান্তগুলো কেবল অনুমানের উপর ভিত্তি করে নেওয়া হয়।

যেখানে ছবিটি ভেঙে যায়

ছয়টি ক্লিনিকের একটি নেটওয়ার্কে রোগী ভর্তির সাধারণ প্রক্রিয়াটি দেখতে এইরকম: ফ্যাক্স, পোর্টাল বা ফোনের মাধ্যমে একটি রেফারেল আসে; রোগী ভর্তির সমন্বয়কারী রেফারেলের উৎস উল্লেখ করে একটি সেলসফোর্স রেকর্ড তৈরি করেন; রেফারেলটি একটি ক্লিনিকে বরাদ্দ করা হয়; সেই ক্লিনিকে ক্লিনিকোতে রোগীর তথ্য সেট আপ করা হয়; ক্লিনিকোতে অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় নির্ধারণ করা হয়; এবং ক্লিনিকোতেই চিকিৎসা সম্পন্ন হয়। সেলসফোর্স রেকর্ড এবং ক্লিনিকোর রোগী দুটি পৃথক রেকর্ড, যাদের মধ্যে কোনো সরাসরি সংযোগ নেই। রেফারেলটি আদৌ একটি সম্পূর্ণ প্রাথমিক মূল্যায়নে পরিণত হয়েছিল কিনা, একটি সম্পূর্ণ পরিচর্যা পরিকল্পনা তো দূরের কথা, তা কেবল ক্লিনিকো এক্সপোর্ট থেকে হাতে-কলমে পুনর্গঠন করা সম্ভব।

কেন ম্যানুয়াল পদ্ধতি আপনাকে দ্বিধায় ফেলে দেয়

রেফারেলগুলোকে একমুখীভাবে ক্লিনিকোতে পাঠিয়ে এবং ত্রৈমাসিক এক্সপোর্ট ফিরিয়ে আনলে যে অ্যাট্রিবিউশন পাওয়া যায়, তা পুরনো এবং অসম্পূর্ণ থাকে। এক্সপোর্টটি মেলানোর আগেই ইনটেক টিমকে পুনরায় প্রশিক্ষণ দেওয়ার বা রেফারেল পার্টনারশিপ সমন্বয় করার মুহূর্তটি পার হয়ে যায়। এর চেয়েও বড় সমস্যা হলো, রেফারেলের উৎসটি এই যাত্রাপথে খুব কমই টিকে থাকে। এটি সেলসফোর্স রেকর্ডে থেকে যায়, কিন্তু রিপোর্ট করার মতো কিছু হিসেবে ক্লিনিকোর রোগীর কাছে নির্ভরযোগ্যভাবে পৌঁছায় না। তাই, এমনকি একটি ম্যানুয়াল এক্সপোর্টও “রেফারেল চ্যানেল অনুযায়ী সম্পন্ন হওয়া কেয়ার প্ল্যান”—এই প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে না।

ক্লোজড-লুপ রেফারেল ট্র্যাকিং কীভাবে কাজ করে

যখন CRMConnect, Cliniko-কে Salesforce-এর সাথে সংযুক্ত করে, তখন রোগী ভর্তির সময় তৈরি হওয়া Salesforce রেকর্ডটি রোগীর সাথে সংযুক্ত থাকে এবং তার পুরো চিকিৎসা প্রক্রিয়া জুড়ে Cliniko-র লাইভ কার্যকলাপের মাধ্যমে সমৃদ্ধ হতে থাকে। অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো তাদের স্ট্যাটাস (বুক করা, উপস্থিত, অনুপস্থিত, বাতিল) সহ Salesforce-এ চলে আসে। চিকিৎসার তথ্যও (রেফারেলের উৎস, রেফারকারী চিকিৎসক, মাইলস্টোন, সেশনের সীমা) চলে আসে। এখন আপনার Salesforce রিপোর্টগুলো রেফারেল চ্যানেল অনুযায়ী গ্রুপ করতে পারে এবং যা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ তা গণনা করতে পারে: যেমন—প্রথম মূল্যায়নে উপস্থিত হওয়া এবং সম্পন্ন হওয়া কেয়ার প্ল্যান।

আপনি যা যা ব্যবস্থা নিতে পারেন তা হলো:

প্রতি রোগীর জন্য একটি সংযুক্ত রেকর্ড। রোগী ভর্তির সময়কার সেলসফোর্স রেকর্ড এবং ক্লিনিকোর রোগীর রেকর্ড সংযুক্ত থাকে। ক্লিনিকোর দিক থেকে একটি সংশোধিত ফোন নম্বর, একটি হালনাগাদ করা ঠিকানা, একটি ডুপ্লিকেট রেকর্ড একত্রিত করা—এগুলোর যেকোনোটিই সেলসফোর্সে ফিরে যায়।

সেলসফোর্সে সরাসরি অ্যাপয়েন্টমেন্ট কার্যক্রম। প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট তার রোগী, চিকিৎসক, ক্লিনিক, ধরন এবং অবস্থা সহ সেলসফোর্সে প্রদর্শিত হয় এবং অবস্থার পরিবর্তন কয়েক মিনিটের মধ্যেই চলে আসে।

চ্যানেল অ্যাট্রিবিউশন রিপোর্ট। রেফারেলের উৎস অনুযায়ী গ্রুপ করুন। প্রতিটি চ্যানেলের জন্য: প্রাপ্ত রেফারেল, অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করা রোগী, প্রথম মূল্যায়নে উপস্থিত রোগী, কেয়ার প্ল্যান সম্পন্ন করা রোগী, এবং মোট বিল। এই সেই রিপোর্ট যা নেতৃত্বের কাছে আগে কখনো ছিল না।

ব্যয়-সমন্বিত চ্যানেল পারফরম্যান্স। আপনি যদি চ্যানেল অনুযায়ী অংশীদারিত্ব বা বিপণন ব্যয়ের হিসাব রাখেন, তাহলে রিপোর্টটি শুধু প্রতিটি প্রাথমিক রেফারেলের খরচই নয়, বরং প্রতিটি সম্পন্ন হওয়া প্রথম মূল্যায়নের খরচ এবং প্রতিটি সম্পূর্ণ পরিচর্যা পরিকল্পনার খরচও দেখাতে পারে।

অ্যাট্রিবিউশন না হারিয়ে রাউটিং। প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের সাথে একটি নির্ধারিত ক্লিনিক থাকে, ফলে একটি নতুন রেফারেলকে ভৌগোলিক অবস্থান, বিশেষত্ব বা বীমাকারীর উপর ভিত্তি করে আপনার ৬টি ক্লিনিকের মধ্যে সঠিকটিতে পাঠানো যায় এবং মূল রেফারেলের উৎসটিও সংযুক্ত থাকে।

আপনি সাধারণত যা আবিষ্কার করেন

মেরিডিয়ানের মতো প্রোফাইলের একটি নেটওয়ার্ক সাধারণত প্রথম ত্রৈমাসিকের মধ্যেই দেখতে পায় যে, তাদের শক্তিশালী বলে ধরে নেওয়া এক বা দুটি রেফারেল চ্যানেল আসলে সম্পন্ন হওয়া কেয়ার প্ল্যানের ক্ষেত্রে মাঝারি মানের (প্রচুর রেফারেল, কিন্তু অ্যাসেসমেন্টের জন্য আসার পর কম সাড়া পাওয়া), অন্যদিকে একটি ছোট চ্যানেল নীরবে সর্বোচ্চ মূল্যবান রোগী তৈরি করছে। এটি এমন একটি অংশীদারিত্ব-বিনিয়োগ সংক্রান্ত আলোচনা যা নেতৃত্ব আগে কখনোই করতে পারত না। ইনটেক কো-অর্ডিনেটরকে আর হাতে করে রিপোর্ট পুনর্গঠন করতে হয় না। আঞ্চলিক পরিচালক একটি একক সেলসফোর্স ড্যাশবোর্ড পান, যেখানে সম্পন্ন হওয়া কেয়ার প্ল্যান, বিল করা রাজস্ব এবং প্রতিটি চ্যানেলের খরচ রিয়েল টাইমে রিফ্রেশ হয়।

পথ না ভেঙে রেফারেল পাঠানো

একটি ভুল এড়িয়ে চলুন: যখন আপনি কোনো রেফারেল অন্য ক্লিনিকে পাঠান, তখন গন্তব্য ক্লিনিকে একটি সম্পূর্ণ নতুন রেকর্ড তৈরি করবেন না। এতে মূল রেফারেলের উৎসটি নষ্ট হয়ে যায়। এর পরিবর্তে, মূল সেলসফোর্স রেকর্ডটি রাখুন এবং শুধু নির্ধারিত ক্লিনিকটি পরিবর্তন করুন। এতে রেফারেলটি কোথা থেকে এসেছে তা না হারিয়েই ক্লিনিকোতে রোগীটি সঠিক ক্লিনিকে সেট আপ হয়ে যায়।

আপনার নেটওয়ার্কের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

যে রেফারেল ব্যবসা তার রূপান্তর দেখতে পায় না, সেটি আসলে অনুমাননির্ভর একটি ব্যবসা যা অংশীদারিত্বের সময় ও অর্থ ব্যয় করে। যখন ক্লিনিকোর চিকিৎসার ফলাফল সেলসফোর্সের রেফারেল উৎসের সাথে সংযুক্ত হয়, তখন “কোন চ্যানেলগুলো আসলে আমাদের অর্থায়ন করে”—এই বিষয়টি কোনো বিতর্ক না হয়ে ড্যাশবোর্ডের একটি সংখ্যায় পরিণত হয়। আপনি সেই অংশীদারিত্বগুলোতে বিনিয়োগ করেন যা সম্পূর্ণ কেয়ার প্ল্যান তৈরি করে, এবং যেগুলো শুধু রেফারেল তৈরি করে, সেগুলোতে প্রচেষ্টা ঢালা বন্ধ করে দেন।

CRMConnect Cliniko to Salesforce-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.