ক্লিনিকো এবং অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন: অস্টিওপ্যাথির জন্য একটি সর্বদা-সক্রিয় অনুস্মারক ও স্মরণ ইঞ্জিন

একটি শেয়ার্ড ইনবক্স একজন চিকিৎসকের জন্য রিমাইন্ডারের কাজ সামলাতে পারে। হয়তো দুজনের জন্য। কিন্তু দুটি ভিন্ন স্থানে পাঁচজন অস্টিওপ্যাথের ক্ষেত্রে এটি অকার্যকর হয়ে পড়ে, এবং শিডিউল দেখলেই এর অকার্যকারিতা স্পষ্ট বোঝা যায়: যে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো আগে থেকে বুক করা উচিত ছিল সেগুলো ফাঁকা থেকে যায়, যে রোগীদের খোঁজ নেওয়া হয়নি তাদের সাথে যোগাযোগ বন্ধ হয়ে যায়, এবং ২৪ ঘণ্টা আগে পাঠানো টেক্সট মেসেজ কেউ না পাওয়ায় অ্যাপয়েন্টমেন্টে অনুপস্থিতির হার ধীরে ধীরে বাড়তে থাকে।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক: ব্রুকলিন অস্টিওপ্যাথিক হেলথ, একটি কাল্পনিক দুটি শাখা ও পাঁচজন অস্টিওপ্যাথের একটি ক্লিনিক। রিসেপশন একটি শেয়ার্ড ইনবক্স থেকে ম্যানুয়াল রিমাইন্ডার পাঠায়। যেসব রোগী ৬০ দিনের বেশি সময় ধরে ক্লিনিকে আসেননি, তাদের বিষয়টি কেবল তখনই নজরে আসে যখন কেউ ঘটনাক্রমে একটি ক্লিনিকো রিপোর্ট চালান, কিন্তু ততক্ষণে অনেক দেরি হয়ে যায় এবং উল্লেখযোগ্য হারে তাদের ফিরিয়ে আনা সম্ভব হয় না। ক্লিনিকের মালিক চান যেন রিমাইন্ডার এবং রিকল স্বয়ংক্রিয়ভাবে হয়ে যায়, এবং এর জন্য তাকে এমন কোনো স্বতন্ত্র টুল কিনতে না হয় যা আসলে জানেই না যে শিডিউলে কী আছে।

কেন স্বতন্ত্র রিমাইন্ডার টুল এবং শেয়ার্ড ইনবক্স উভয়ই ত্রুটিপূর্ণ

স্বতন্ত্র রিমাইন্ডার অ্যাপগুলো সাধারণত ক্যালেন্ডার থেকে নেওয়া একটি নির্দিষ্ট সময়সূচী অনুযায়ী চলে। এগুলো একজন নতুন রোগীর প্রথম মূল্যায়ন এবং চতুর্থ ফলো-আপের মধ্যে, ব্যক্তিগত চিকিৎসা এবং দলগত ব্যায়াম ক্লাসের মধ্যে, অথবা রোগীর পরিচিত ক্লিনিক এবং অপরিচিত ক্লিনিকের মধ্যে পার্থক্য করতে পারে না। কোনো রোগী অ্যাপয়েন্টমেন্টে অনিয়মিত হওয়ার সাথে সাথেই এগুলো রিকল সিকোয়েন্স শুরু করতে পারে না, কারণ এই অনিয়মিত অবস্থা তারা একেবারেই দেখতে পায় না। সবচেয়ে খারাপ ব্যাপার হলো, অ্যাপয়েন্টমেন্ট হয়ে যাওয়ার পর এগুলো প্রায়শই রিমাইন্ডার বন্ধ করতে পারে না, যার ফলে ভিজিটের পরে "আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট আগামীকাল" এর মতো অস্বস্তিকর বার্তা পাঠাতে হয়, এবং এটি রোগীর বিশ্বাস নষ্ট করে দেয়।

একটি শেয়ার্ড ইনবক্সের সমস্যাটা ঠিক উল্টো: এতে প্রচুর প্রাসঙ্গিক তথ্য থাকে, কিন্তু এর পরিধি বাড়ানো অসম্ভব। রিসেপশনিস্টের মনে থাকে যে মিসেস কে ইমেলের চেয়ে টেক্সট বেশি পছন্দ করেন এবং মিস্টার আর সবসময় সকাল ৭টার স্লটটি নেন, তাই তিনি একটি ব্যক্তিগত নোট লিখে দেন। দিনে ২০টি রিমাইন্ডারের জন্য এটা কাজ করে। কিন্তু ১০০টির জন্য এটা কাজ করে না।

একটি সর্বদা-সক্রিয় রিমাইন্ডার এবং রিকল ইঞ্জিন কীভাবে কাজ করে

যখন CRMConnect, Cliniko-কে ActiveCampaign-এর সাথে সংযুক্ত করে, তখন রিমাইন্ডার এবং রিকল উভয়ই চালানোর জন্য ActiveCampaign-এর প্রয়োজনীয় অ্যাপয়েন্টমেন্টের তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে চলে আসে: রোগী শেষ কবে বুক করেছিলেন, শেষ কবে তিনি উপস্থিত হয়েছিলেন, তিনি কোন শাখায় গিয়েছিলেন, তার কতগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছিল, এবং সময়ের সাথে সাথে সেগুলোর মান কেমন ছিল। যখন কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্টে রোগী উপস্থিত হন, অনুপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত হন, বা বাতিল করা হয়, তখন তা সঙ্গে সঙ্গে নথিভুক্ত হয়ে যায়, ফলে রোগী চেয়ারে বসার মুহূর্তেই রিমাইন্ডারগুলো নিজে থেকেই বন্ধ হয়ে যেতে পারে। এবং এটি জানে যে একজন রোগী কোন শাখার অন্তর্গত, তাই আপনাকে দুটি আলাদা সেটআপ না চালিয়েই প্রতিটি ক্লিনিকের জন্য রিমাইন্ডার এবং রিকলকে আলাদাভাবে ব্র্যান্ডিং করা যায়।

আপনি যা যা ব্যবস্থা নিতে পারেন তা হলো:

অ্যাপয়েন্টমেন্টের পূর্ববর্তী প্রাসঙ্গিক অনুস্মারক। আগামী ৪৮ ঘণ্টার মধ্যে যাদের অ্যাপয়েন্টমেন্ট আছে, এমন প্রত্যেক রোগী একটি ধারাবাহিক বার্তা পান: ৪৮ ঘণ্টা আগে একটি নিশ্চিতকরণ ইমেল, ২৪ ঘণ্টা আগে একটি এসএমএস রিমাইন্ডার এবং ২ ঘণ্টা আগে একটি চূড়ান্ত এসএমএস, যেগুলোর প্রতিটিতে সঠিক ক্লিনিকের ঠিকানা এবং পার্কিং সংক্রান্ত নির্দেশনা থাকে।

সময়মতো বন্ধ করার রিমাইন্ডার। একবার কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্টে উপস্থিত হলে (অথবা অনুপস্থিত বা বাতিল হিসেবে চিহ্নিত হলে), রোগীকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যেকোনো সক্রিয় রিমাইন্ডার তালিকা থেকে বাদ দেওয়া হয়। এই নিয়মটিই ভিজিট সম্পন্ন হওয়ার পরে "আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট আগামীকাল" এই ধরনের বিব্রতকর বার্তা আসা প্রতিরোধ করে।

মেয়াদোত্তীর্ণ রোগীর পুনরালোচনা। যখন কোনো রোগী ৬০ দিন ধরে আসেননি, কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করা নেই এবং মার্কেটিং সংক্রান্ত যোগাযোগের জন্য সম্মতি দিয়েছেন, তখন তাদের পুনরায় ডাকার একটি প্রক্রিয়া শুরু হয়: ৬০তম দিনে একটি নম্রভাবে খোঁজখবর নেওয়া, ৭৫তম দিনে আরও সরাসরিভাবে পুনরায় বুকিং করার প্রস্তাব দেওয়া এবং ৯০তম দিনে চূড়ান্তভাবে “আমরা আর মেসেজ পাঠাব না” এই মর্মে একটি বার্তা। প্রতিটি মেসেজ সেই ক্লিনিক থেকেই আসে যেখানে রোগী প্রকৃতপক্ষে গিয়েছিলেন।

গ্রুপ ক্লাসের রিমাইন্ডার। গ্রুপ মোবিলিটি ক্লাসের জন্য ২৪ ঘণ্টা এবং ২ ঘণ্টা আগে নিজস্ব রিমাইন্ডার সিকোয়েন্স দেওয়া হয়, কারণ এর সময় এবং বার্তা একক চিকিৎসার থেকে ভিন্ন।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট মিস হওয়ার পর পুনরুদ্ধার। যখন কোনো রোগী অ্যাপয়েন্টমেন্টে আসেন না, তখন তাঁকে সেদিনই একটি সহজ ভাষায় বার্তা পাঠানো হয়, যেখানে পুনরায় বুক করার প্রস্তাব দেওয়া হয়। এরপরও যদি কিছু বুক করা না হয়ে থাকে, তবে কয়েক দিন পর আবার যোগাযোগ করা হয়।

এখান থেকে আপনি যা পাবেন

দুটি শাখাবিশিষ্ট একটি অস্টিওপ্যাথি প্র্যাকটিস এই ব্যবস্থাটি ব্যবহার করলে সাধারণত এক কোয়ার্টারের মধ্যেই অ্যাপয়েন্টমেন্টে অনুপস্থিতির হার ১৩ থেকে ১৬ শতাংশ থেকে কমে ৭ থেকে ৯ শতাংশে নেমে আসে, কারণ প্রায় প্রতিটি অ্যাপয়েন্টমেন্টেই তিনবার প্রাসঙ্গিক যোগাযোগ করা হয় এবং ফ্রন্ট ডেস্ক আর অস্বস্তিকর অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো ভুলে যায় না। অ্যাপয়েন্টমেন্টে অনুপস্থিত রোগীদের পুনরায় ডাকার এই প্রক্রিয়াটি সাধারণত সেইসব রোগীদের ১০ থেকে ১৫ শতাংশকে ফিরিয়ে আনে, যারা ৬০ দিনের বেশি সময় ধরে আসেননি। এর ফলে পাঁচজন অস্টিওপ্যাথের একটি প্র্যাকটিসের ক্ষেত্রে প্রতি মাসে গড়ে ১১০ থেকে ১৪০ ডলার মূল্যের ৩০ থেকে ৫০টি রি-বুকিং হয়। দুটি শাখাতেই রিমাইন্ডার টেক্সট এবং কলের জন্য রিসেপশনের ব্যয় করা সময় সপ্তাহে আনুমানিক ৮ থেকে ১২ ঘণ্টা কমে যায়, যা একজন পূর্ণকালীন প্রশাসনিক কর্মীর প্রায় পুরো সময়ের সমান।

ফলাফল পরিমাপ করা

তিনটি প্রতিবেদনের ওপর নজর রাখা উচিত:

• অনুস্মারক কর্মক্ষমতা: রিমাইন্ডারের সময় অনুযায়ী ওপেন রেট, কনফার্মেশন রেট এবং নো-শো রেট।
• স্মরণ কর্মক্ষমতা: রোগী নথিভুক্ত করা, ৩০ দিনের মধ্যে পুনঃবুকিং এবং রাজস্ব আদায়।
• অনুপস্থিতির পর পুনরুদ্ধার: প্রতি মাসে কতজন বুকিং বাতিল করে, ৭ দিনের মধ্যে কতজন পুনরায় বুকিং দেয় এবং পুনরুদ্ধারকৃত রাজস্ব।

প্রথম দুটি দিয়ে প্রথম দিনেই সেটআপের খরচ মিটে যাবে। তৃতীয়টি আপনার পরবর্তী লিডারশিপ মিটিং-এ নিয়ে আসার জন্য।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

রিমাইন্ডার এবং রিকল এমন কোনো ক্যাম্পেইন নয় যা আপনি একবার চালান। এটি একটি ব্যাকগ্রাউন্ড প্রসেস যা প্রতিদিন, প্রত্যেক রোগীর জন্য চালু থাকা উচিত, ফ্রন্ট ডেস্কের কেউ মনে রাখুক বা না রাখুক। যখন আপনার লাইভ ক্লিনিকো শিডিউল স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করে, তখন আপনার নো-শো রেট কমে যায়, আপনার নিষ্ক্রিয় রোগীরা ফিরে আসে, এবং আপনার রিসেপশন টিম কাগজপত্রের পরিবর্তে রোগীদের জন্য তাদের পূর্ণকালীন চাকরির প্রায় সমান সময় ফিরে পায়।

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign বাস্তবে দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.