ক্লিনিকো এবং অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন: একটি পোডিয়াট্রি প্র্যাকটিসের জন্য আরও স্মার্ট রোগী ফলো-আপ

একটি ফলো-আপ ইমেল সিকোয়েন্স যা বলতে পারে না যে কোনো সম্ভাব্য গ্রাহক রোগী হয়েছেন কি না, সেটি আসলে একটি অনুমাননির্ভর সিকোয়েন্স। যতক্ষণ আপনি এটি চালু রাখবেন, এটি ভুল লোকেদের কাছে ভুল বার্তা পাঠাতেই থাকবে। এর সমাধান আরও ভালো কপি লেখা নয়। এর সমাধান হলো, কারা আসলে সাড়া দিয়েছেন, সেই সত্যটা আপনার মার্কেটিং বিভাগকে দেখতে দেওয়া।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক। রিভারসাইড ফুট অ্যান্ড অ্যাঙ্কল কেয়ার হলো একটি কাল্পনিক একক ক্লিনিক, যেখানে ৪ জন পোডিয়াট্রিস্ট (পায়ের ডাক্তার) এবং প্রায় ৩,২০০ জন সক্রিয় রোগী আছেন। তারা ডায়াবেটিক পায়ের যত্ন এবং অর্থোটিকসের জন্য গুগল বিজ্ঞাপনে অর্থ ব্যয় করে। সম্ভাব্য গ্রাহকরা একটি পরিষেবা পৃষ্ঠায় আসেন, একটি ফর্ম পূরণ করেন এবং অ্যাক্টিভক্যাম্পেইনে প্রবেশ করেন, যা তাদের একটি সহায়ক শিক্ষামূলক ধারাবাহিক বার্তা পাঠায়: ডায়াবেটিক পায়ের যত্নে কী কী অন্তর্ভুক্ত, প্রথম অ্যাপয়েন্টমেন্টে কী আশা করা যায় এবং একটি বিশেষ অফার। এই সমস্ত তথ্য প্রত্যেক সম্ভাব্য গ্রাহকের কাছে যায়, তারা বুকিং করুক, ক্লিনিকে আসুক বা অর্থপ্রদানকারী রোগী হোক বা না হোক। বিপণনকারীর কোনো ধারণা থাকে না যে আসলে কারা গ্রাহকে পরিণত হয়েছে, তাই এই ধারাবাহিক বার্তাটি পরিবর্তিত হতে পারে না।

ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ায় আপনার যা খরচ হয়

ActiveCampaign নিজে একটি সক্ষম মার্কেটিং টুল, কিন্তু এটি শুধু এটুকুই জানে যে ফর্মটি তাকে কী জানিয়েছে এবং এরপর ব্যক্তিটি কিসে ক্লিক করেছে। এটি আপনার Cliniko শিডিউল দেখতে পারে না। তাই এমন তিনটি বিষয়, যেগুলোর ওপর আপনি সত্যিই কাজ করতে চান, তা এর কাছে সম্পূর্ণ অদৃশ্য থাকে:

• সম্ভাব্য গ্রাহক আদৌ কোনো প্রাথমিক পরামর্শের জন্য বুকিং দিয়েছিলেন কিনা।
• লিডটি আসলেই পৌঁছেছে কিনা। বুক করা এবং পৌঁছানো একই জিনিস নয়।
• রোগী দ্বিতীয়বার আসতেন কি না অথবা অর্থোটিকস কিনেছিলেন কি না।

এই তথ্যগুলো ছাড়া, প্রত্যেক গ্রাহক একই ইমেল পান। নতুন গ্রাহকরা এমন একটি ‘কী আশা করা যায়’ ধরনের বার্তা পান, যার আর তাদের প্রয়োজন নেই, কারণ তারা ইতিমধ্যেই বুকিং করে ফেলেছেন। বুকিং করা রোগীরা অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগে অফার পান, কারণ সিস্টেম জানে না যে তারা বুকিং করেছেন। যে রোগীরা বুকিং করেছেন কিন্তু আসেননি, তারা একটিও রিকভারি মেসেজ পান না। আপনার সবচেয়ে ব্যয়বহুল বিজ্ঞাপনের ক্লিকগুলো তাদের মূল্য হারায়, কারণ সবাই একই গতানুগতিক ফলো-আপ পায়।

ক্লিনিকো আপনার মার্কেটিং-এ ফিড করার পর এটি কীভাবে কাজ করে

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign আপনার ইমেল মার্কেটিংকে আপনার ক্লিনিকে যা ঘটছে তার সাথে তাল মিলিয়ে চলতে সাহায্য করে। প্রতিটি কন্ট্যাক্টের সাথে তাদের প্রকৃত অ্যাপয়েন্টমেন্ট কার্যকলাপের তথ্য থাকে: তারা কতগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করেছে, উপস্থিত হয়েছে, বাতিল করেছে বা মিস করেছে, তাদের শেষ এবং পরবর্তী অ্যাপয়েন্টমেন্টের তারিখ এবং তাদের লাইফটাইম ভ্যালু। আর যখন কোনো গুরুত্বপূর্ণ ঘটনা ঘটে, যেমন একটি প্রাথমিক পরামর্শ সম্পন্ন হওয়া বা প্রথম অর্থোটিক বিতরণ করা, তখন কন্ট্যাক্টটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেবেলযুক্ত হয়ে যায়।

এটি আপনার মার্কেটিংকে সেই একটি জিনিস দেয়, যার অভাব ছিল: ইমেলের অপর প্রান্তের ব্যক্তিটি এখনও একজন সম্ভাব্য গ্রাহক, একজন নিবন্ধিত রোগী, একজন সক্রিয় রোগী, নাকি এমন কেউ যিনি পরিষেবা নেওয়া বন্ধ করে দিয়েছেন—তার একটি স্পষ্ট সংকেত। এরপর ফলো-আপটি তাদের প্রত্যেকের জন্য আলাদাভাবে সাজানো হয়।

কার্যক্ষেত্রে যা পরিবর্তন হয় তা হলো:

• ডায়াবেটিক পায়ের যত্নের প্রক্রিয়াটি একেবারে শুরুতেই যাচাই করে দেখে যে, যোগাযোগকারী ব্যক্তি আগে থেকেই বুকিং করেছেন কিনা। যদি করে থাকেন, তাহলে সম্ভাব্য গ্রাহকের কাছে ইমেল পাঠানো বন্ধ হয়ে যায় এবং তার পরিবর্তে অ্যাপয়েন্টমেন্ট-পূর্ববর্তী বার্তা পাঠানো শুরু হয়।
• যারা বুকিং করার পর এক সপ্তাহের মধ্যে আসেন না, তাদেরকে প্রথমে একটি নম্রভাবে পুনরায় বুক করার প্রস্তাব দিয়ে একটি দ্বিতীয় বার্তা পাঠানো হয়। আপনার পুরো ফানেলের মধ্যে এই দলটিই সবচেয়ে বেশি আগ্রহী, এবং প্রায় কেউই তাদের সাথে কথা বলে না।
• রোগীরা প্রাথমিক পরামর্শ সম্পন্ন করার পর কয়েক দিন অপেক্ষা করেন এবং তারপর পরবর্তী পদক্ষেপ সম্পর্কে একটি ইমেল পান, যা অর্থোটিকস সরবরাহ করা হয়েছে কি না তার উপর ভিত্তি করে তৈরি করা হয়।
• আপনার রিপোর্টিং এখন শুধু ওপেন ও ক্লিকের পরিবর্তে প্রতিটি ল্যান্ডিং পেজ বা ক্যাম্পেইনের জন্য আসা লিড, সম্পন্ন হওয়া অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং রাজস্বও দেখাচ্ছে।

সংখ্যাগুলো সাধারণত দেখতে কেমন হয়

রিভারসাইডের মতো প্রতিষ্ঠানে সাধারণত প্রথম ৬০ দিনের মধ্যেই দুটি লেনদেন সম্পন্ন হয়। এই পরিসংখ্যানগুলো দৃষ্টান্তমূলক, কিন্তু এর গতিপথ নির্ভরযোগ্য।

প্রথমত, ডায়াবেটিক পায়ের যত্নের ফলো-আপে আনসাবস্ক্রাইব করার হার ৩০ থেকে ৫০ শতাংশ কমে যায়, কারণ বুক করা এবং নিশ্চিত হওয়া রোগীরা অপরিচিতদের জন্য পাঠানো মেসেজ পাওয়া বন্ধ করে দেয়। দ্বিতীয়ত, যারা আসেননি তাদের ফিরিয়ে আনার মেসেজগুলো সেইসব কন্ট্যাক্টদের ১০ থেকে ১৮ শতাংশকে ফিরিয়ে আনতে সাহায্য করে, যারা বুক করেও আসেননি। একটি সাধারণ মাসিক লিড গ্রুপের জন্য প্রাথমিক পরামর্শের খরচ ২২০ ডলার হলে, এটি একটি উল্লেখযোগ্য পরিমাণ রাজস্ব, যা আগে নীরবে হাতছাড়া হয়ে যেত। এবং প্রথমবারের মতো, ক্লিনিকটি এর অন্তর্নিহিত বিজ্ঞাপন প্রচারণার জন্য শুধু ফর্ম পূরণের খরচই নয়, বরং আগত প্রতি রোগীর খরচও গণনা করতে পারে।

একটা জিনিস ঠিক রাখতে হবে

লেবেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আসতে শুরু করলে, সেগুলোকে আপনার রোগীর রেকর্ড হিসেবে গণ্য করার একটি প্রলোভন জাগতে পারে। কিন্তু সেগুলো তা নয়। এই লেবেলগুলো আপনার মার্কেটিং টুলের জন্য একটি সংকেত, যা পরবর্তী ইমেলটি কাকে পাঠানো উচিত তা নির্ধারণ করতে সহায়ক। রোগীর রেকর্ডটি ক্লিনিকোতেই থাকে। আপনি যদি “রোগী বর্তমানে চিকিৎসাধীন আছেন” বা “রোগীর পায়ে একটি দীর্ঘস্থায়ী সমস্যা আছে”-এর মতো মার্কেটিং লেবেল তৈরি করতে শুরু করেন, তবে তা বন্ধ করুন। প্রথমটি ক্লিনিকোর কার্যকলাপ থেকে আসা উচিত, যেখানে এটি নিজে থেকেই নির্ভুল থাকে। দ্বিতীয়টি হলো ক্লিনিক্যাল তথ্য, যা কোনোভাবেই মার্কেটিং সফটওয়্যারে থাকা উচিত নয়।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

সবচেয়ে ছোট কিন্তু অর্থবহ উন্নতি হলো আপনার ইমেল মার্কেটিং বিভাগকে প্রতিটি কন্ট্যাক্ট সম্পর্কে চারটি তথ্য দেখতে দেওয়া: তারা কতগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করেছে, উপস্থিত হয়েছে, বাতিল করেছে এবং মিস করেছে। বাকি সবকিছু এই তথ্যগুলো থেকেই তৈরি হয়।

সবসময় সেইসব গ্রাহকদের সাথে কথা বলুন যারা বুকিং দিয়েও আসেননি। এটি আপনার ফানেলের সবচেয়ে আগ্রহী এবং সবচেয়ে অবহেলিত অংশ। এবং আপনার মার্কেটিংয়ের পরিমাপ করুন সফল অ্যাপয়েন্টমেন্ট ও আয়ের উপর ভিত্তি করে, ফর্ম পূরণের উপর নয়, কারণ এই সংখ্যাটিই আপনাকে বলে দেবে যে আপনার খরচ সার্থক ছিল কি না।

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign বাস্তবে দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.