ক্লিনিকো এবং সেলসফোর্স: একাধিক ক্লিনিকভিত্তিক ক্রীড়া চিকিৎসা গোষ্ঠীর জন্য নেটওয়ার্ক রিপোর্টিং

একাধিক ক্লিনিক নিয়ে গঠিত একটি স্পোর্টস মেডিসিন নেটওয়ার্কের সবচেয়ে কঠিন রিপোর্টটি হলো সেটিই, যা নেতৃত্ব সবচেয়ে বেশি চায়, অথচ যা কখনোই তৈরি হয় বলে মনে হয় না। প্রতিটি ক্লিনিক তাদের নিজস্ব ক্লিনিকো শিডিউল পরিচালনা করে। প্রতিটি চুক্তিবদ্ধ দল তাদের নিজস্ব রিপোর্ট চায়। নেতৃত্ব পুরো নেটওয়ার্ক জুড়ে একটি সামগ্রিক চিত্র চায়। পাঁচটি পৃথক এক্সপোর্ট থেকে এই সবকিছুকে একত্রিত করার প্রকল্পটি প্রতি ত্রৈমাসিকে পিছিয়ে যায়, কারণ প্রতিবারই এটি এতটাই বেশি কায়িক শ্রমসাধ্য হয়ে দাঁড়ায় যে এর যৌক্তিকতা খুঁজে পাওয়া যায় না।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক। এপেক্স স্পোর্টস মেডিসিন নেটওয়ার্ক হলো একটি কাল্পনিক গোষ্ঠী, যার দুটি রাজ্য জুড়ে ৫টি ক্লিনিক, ২৪ জন চিকিৎসক এবং দুটি পেশাদার ক্রীড়া দলের সাথে চুক্তি রয়েছে। প্রতিটি ক্লিনিক, প্রতিটি চুক্তিবদ্ধ দল এবং নেটওয়ার্কের নেতৃত্ব—সকলেই একই মূল ডেটার ভিন্ন ভিন্ন চিত্র দেখতে চায়। ক্লিনিকোর ৫টি পৃথক এক্সপোর্ট থেকে সেই রিপোর্টগুলো সংগ্রহ করে হাতে-কলমে মেলানো একটি ধীর এবং ভুলপ্রবণ প্রক্রিয়া। আবার, দলের সাথে চুক্তি এবং ক্লিনিক পর্যায়ে কোথায় বিনিয়োগ করতে হবে, সেই সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য নেতৃত্ব এই রিপোর্টের উপরেই নির্ভর করে।

৫টি ভিন্ন ভিন্ন সময়সূচীতে ৫টি ক্লিনিক চালানোর লুকানো খরচ

৫টি ক্লিনিক ও ২৪ জন প্র্যাকটিশনারের একটি নেটওয়ার্কে সাধারণত এক মাসে চুক্তিবদ্ধ দল এবং ব্যক্তিগত রেফারেল মিলিয়ে প্রায় ২,৮০০ থেকে ৩,৫০০টি অ্যাপয়েন্টমেন্ট, ১,২০০ থেকে ১,৫০০টি ইনভয়েস এবং ৩০ থেকে ৫০টি সক্রিয় অর্থায়িত কেস তৈরি হয়। প্রতিটি ক্লিনিক তাদের নিজস্ব ডেটা এক্সপোর্ট করে। প্রতিটি চুক্তিবদ্ধ দলের রিপোর্টের জন্য সেই দলের অ্যাথলেটদের ফিল্টার করতে হয়। নেটওয়ার্ক ভিউয়ের জন্য পাঁচটি এক্সপোর্টের সবকটিতে প্র্যাকটিশনার এবং ক্লিনিকের পরিচয় মিলিয়ে নিতে হয়, কারণ একই প্র্যাকটিশনার দুটি ক্লিনিকে কাজ করতে পারেন এবং একই ক্লিনিক একাধিক দলকে পরিষেবা দিতে পারে।

এই সবকিছু হাতে তৈরি করতে প্রতি মাসে দেড় থেকে আড়াই দিন সময় লাগে। ভুলগুলো বাড়তে থাকে এবং প্রতিবেদনটি তৈরি হওয়ার মুহূর্তেই পুরোনো হয়ে যায়।

ক্লিনিকো এবং সেলসফোর্স একযোগে কাজ করলে এটি কীভাবে কাজ করে

CRMConnect Cliniko to Salesforce আপনার প্র্যাকটিশনার, ক্লিনিকের অবস্থান, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইনভয়েসগুলোকে একটি একক Salesforce পরিবেশে নিয়ে আসে এবং সেগুলোকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ রাখে। যতগুলোই Cliniko শিডিউল এতে যুক্ত হোক না কেন, প্রত্যেক প্র্যাকটিশনার এবং প্রত্যেক অবস্থান একটি স্থিতিশীল পরিচয় লাভ করে। অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং ইনভয়েসগুলো সঠিক প্র্যাকটিশনার এবং সঠিক ক্লিনিকের সাথে সংযুক্ত হয়ে আসে। নেটওয়ার্ক-ব্যাপী, ক্লিনিক-স্তরের এবং চুক্তিবদ্ধ দলের সমস্ত রিপোর্ট একই একক ডেটাসেটের উপর ভিত্তি করে ড্যাশবোর্ডে পরিণত হয়।

এককালীন সেটআপটি গুরুত্বপূর্ণ। যখন ইন্টিগ্রেশনটি চালু করা হয়, তখন প্র্যাকটিশনার এবং ক্লিনিকের পরিচয় একবারই নির্ধারিত হয়ে যায়, ফলে দুটি ক্লিনিকে কর্মরত একজন প্র্যাকটিশনার দুটি আলাদা রেকর্ডের পরিবর্তে একটি একক রেকর্ড হিসেবে গণ্য হন এবং ক্লিনিকের নামগুলোও প্রমিত করা হয়, যার ফলে নেটওয়ার্ক ভিউ সঠিকভাবে গ্রুপগুলো প্রদর্শন করে। এটি একটি এককালীন কনফিগারেশনের কাজ, যা পরবর্তী প্রতিটি রিপোর্টিং সাইকেলে সুফল দেয়।

একবার সেটি ঠিক হয়ে গেলে, রিপোর্টগুলো আপনাআপনি তৈরি হয়ে যায়:

• একজন চিকিৎসকের দৃষ্টিকোণ: নির্ধারিত সময়ে উপস্থিত হওয়ার হার, অনুপস্থিতির হার, প্রতি সেশনে গড় বিল, পুনরায় বুকিংয়ের হার, এবং প্রতিটি চিকিৎসকের কর্মঘণ্টা কতটা সম্পূর্ণরূপে ব্যবহৃত হচ্ছে।
• ক্লিনিকের দৃষ্টিকোণ: ব্যবহার, নতুন রোগী সংগ্রহ, গড় চিকিৎসা সময়কাল, চিকিৎসক প্রতি আয়, এবং চুক্তিবদ্ধ দলের কার্যক্রমের অংশ।
• চুক্তিবদ্ধ দলের জন্য একটি সামগ্রিক চিত্র: দেখা হওয়া ক্রীড়াবিদ, প্রদত্ত সেশন, কেসের অগ্রগতি এবং খেলায় ফেরার গড় সময়; প্রতিটি দলের জন্য একটি করে রিপোর্ট যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।
• একটি লিডারশিপ ড্যাশবোর্ড: যেখানে নেটওয়ার্কের মোট পরিসংখ্যানের পাশাপাশি ক্লিনিক অনুযায়ী আগত অ্যাপয়েন্টমেন্ট, বিলকৃত রাজস্ব, অনুপস্থিতির হার এবং ব্যবহারের তথ্য থাকে, যা ৯০ সেকেন্ডের মধ্যে পড়া যায়।

সংখ্যাগুলো সাধারণত দেখতে কেমন হয়

এপেক্স-এর প্রোফাইলের সাথে মেলে এমন একটি নেটওয়ার্ক সাধারণত মাসিক ম্যানুয়াল রিপোর্ট তৈরির চক্রটি পুরোপুরি দূর করে দেয়, যার ফলে প্রতি মাসে দেড় থেকে আড়াই দিন সময় সাশ্রয় হয়। এই পরিসংখ্যানগুলো কেবল একটি উদাহরণ, কিন্তু এর মাধ্যমে যে সাশ্রয় হয় তা বাস্তব।

চুক্তিবদ্ধ দলের প্রতিবেদনগুলো হাতে তৈরি করার পরিবর্তে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করা হয়, এবং চুক্তি ধরে রাখার হারও উন্নত হয়, কারণ দলের অংশীদাররা এখন দেরিতে পাওয়া প্রতিবেদনের পরিবর্তে নির্ভুল ও সময়মতো প্রতিবেদন পান। লিডারশিপ ড্যাশবোর্ডটি ম্যানেজমেন্ট টিমের জন্য তথ্যের একমাত্র নির্ভরযোগ্য উৎস হয়ে ওঠে, ফলে ক্লিনিকের বিনিয়োগ, কর্মী নিয়োগ এবং চুক্তির মূল্য নির্ধারণ সংক্রান্ত সিদ্ধান্তগুলো অনুমাননির্ভর না হয়ে প্রকৃত তথ্যের ভিত্তিতে নেওয়া হয়।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

আপনার চিকিৎসক এবং ক্লিনিকের অবস্থানগুলোকে একটি সমন্বিত সিস্টেমে যথাযথ ও স্থিতিশীল রেকর্ড হিসেবে গণ্য করাই হলো ভিত্তি। তা না হলে, প্রতিটি আন্তঃ-ক্লিনিক রিপোর্ট একটি ম্যানুয়াল সমন্বয়ের কাজে পরিণত হয়, যা কারো কারো কাছে ভীতিকর।

লিডারশিপ ড্যাশবোর্ডটি সবশেষে তৈরি করুন, কিন্তু এর জন্য ডিজাইনটি প্রথমে করুন, যাতে প্র্যাকটিশনার, ক্লিনিক এবং চুক্তিবদ্ধ দলের রিপোর্টগুলো সবই এক্সিকিউটিভ ভিউতে সুন্দরভাবে একত্রিত হয়। এবং চুক্তিবদ্ধ দলের রিপোর্টগুলোর দিকে মনোযোগ দিন। এগুলোই সাধারণত সবচেয়ে দৃশ্যমান সাফল্য হয়ে থাকে, কারণ অংশীদাররা লক্ষ্য করেন যখন তাদের মাসিক রিপোর্ট নির্ভরযোগ্যভাবে এবং ত্রুটিমুক্তভাবে আসে, এবং এই নির্ভরযোগ্যতাই চুক্তি নবায়নের ক্ষেত্রে একটি বড় চালিকাশক্তি।

CRMConnect Cliniko to Salesforce-এর কার্যকারিতা দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.