ক্লিনিকো এবং অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন: একটি নারী স্বাস্থ্য ক্লিনিকের জন্য চিকিৎসকদের রিয়েল-টাইম রিপোর্টিং

ক্লিনিকের প্রসারের এক পর্যায়ে এসে হাতে লিখে মাসিক চিকিৎসক প্রতিবেদন তৈরি করা আর যুক্তিযুক্ত থাকে না। প্রতিবেদনটি নেতৃত্ব দলের ইনবক্সে পৌঁছানোর আগেই সংখ্যাগুলো বাসি হয়ে যায়। বিভাগ অনুযায়ী সেগুলোকে ভাগ করতে পুরো বিকেল লেগে যায়। আর কোন রোগীরা দীর্ঘমেয়াদে পুনরায় যুক্ত হচ্ছেন এবং কারা নীরবে দূরে সরে যাচ্ছেন, সে সম্পর্কেও কোনো স্পষ্ট ধারণা পাওয়া যায় না।

একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ নেওয়া যাক। অরোরা উইমেন্স হেলথ কালেক্টিভ হলো তিনটি শাখাবিশিষ্ট একটি কাল্পনিক প্রতিষ্ঠান, যেখানে পেলভিক ফিজিও, উইমেন্স হেলথ জিপি এবং ল্যাকটেশন কনসালটেন্টসহ মোট ১১ জন চিকিৎসক রয়েছেন। বর্তমানে, নেতৃত্ব প্রতি মাসে একবার ক্লিনিকো থেকে এক্সপোর্ট করা ডেটা একটি স্প্রেডশিটে পেস্ট করে চিকিৎসকদের কর্মক্ষমতার প্রতিবেদন তৈরি করে। এই সংখ্যাগুলো কেবল গত মাসের চিত্র তুলে ধরে। বিভাগ অনুযায়ী এগুলোকে ভাগ করার জন্য ম্যানুয়ালি ফিল্টার ব্যবহার করতে হয়। এবং ছয় মাস পরেও কোন চিকিৎসকের কাছে রোগীরা ফিরে আসছেন, তার কোনো ধারাবাহিক চিত্র পাওয়া যায় না।

কেন স্প্রেডশীট স্কেলিং বন্ধ করে দেয়

তিনটি স্থানে ও বিভিন্ন শাখায় কর্মরত ১১ জন পেশাজীবীর ক্ষেত্রে মাসিক স্প্রেডশিটটিকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলোর উত্তর দিতে হয়:

• চিকিৎসক, অবস্থান এবং পরিষেবা বিভাগ অনুযায়ী অ্যাপয়েন্টমেন্টের তালিকা।
• প্রতি অনুশীলনকারীর গড় চালান মূল্য।
• পুনরাগমন হার, অর্থাৎ কতজন রোগী একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে ফিরে আসেন।
• দীর্ঘমেয়াদী সম্পৃক্ততা, অর্থাৎ ছয় মাস আগে দেখা রোগীদের মধ্যে কতজন এখনও সক্রিয় আছেন।
• প্রসবপূর্ব ও প্রসবোত্তর ক্লাসের গ্রুপ সেশনে উপস্থিতি।

এগুলোর প্রতিটিই ভিন্ন ভিন্ন বিশ্লেষণ। প্রতিবেদনটি তৈরি করতে দিনের অর্ধেক সময় লেগে যায়, এবং নেতৃত্ব যখন এটি পর্যালোচনা করে, ততদিনে তথ্যগুলো দুই সপ্তাহ পুরোনো হয়ে যায় এবং সে অনুযায়ী পদক্ষেপ নেওয়ার সময়ও পার হয়ে যায়।

ক্লিনিকো আপনার রিপোর্টিং ফিড করার পর এটি কীভাবে কাজ করে

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign আপনার রোগীর কার্যকলাপকে আপনার মার্কেটিং এবং রিপোর্টিং টুলের সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখে। প্রতিটি কন্ট্যাক্টের কাছে তাদের আসল অ্যাপয়েন্টমেন্টের ইতিহাস থাকে: তারা কোন লোকেশনে গিয়েছিলেন, তাদের শেষ অ্যাপয়েন্টমেন্টের তারিখ, তাদের মোট অ্যাপয়েন্টমেন্টের সংখ্যা এবং সম্প্রতি তাদের কতগুলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছিল। অ্যাপয়েন্টমেন্ট সম্পন্ন হওয়ার সাথে সাথে, প্রতিটি কন্ট্যাক্টকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্র্যাকটিশনার, লোকেশন এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের ধরন দিয়ে লেবেল করা হয়। ইনভয়েসের কার্যকলাপও সিঙ্ক করা থাকে।

এর মানে হলো, আপনার মার্কেটিং টুলের ভেতরের রিপোর্টগুলো এবং মার্কেটিং ক্যাম্পেইনগুলো উভয়ই একই, ক্রমাগত আপডেট হওয়া ডেটা ব্যবহার করে। এতে প্রতি মাসে স্প্রেডশিট ব্যবহারের বাধ্যবাধকতাটি আর থাকে না।

সরাসরি আপনি যা দেখতে পাবেন তা এখানে দেওয়া হলো:

• চিকিৎসকের দৃষ্টিকোণ: প্রতি মাসে আগত অ্যাপয়েন্টমেন্টের সংখ্যা, প্রথমবার বনাম পুনরাবৃত্তিমূলক ভিজিট, এবং গড় ইনভয়েস মূল্য।
• অবস্থানগত চিত্র: আগত অ্যাপয়েন্টমেন্ট, নতুন রোগী সংগ্রহ, এবং নতুন ও পুরাতন রোগীদের অনুপাত।
• দীর্ঘমেয়াদী সম্পৃক্ততার একটি চিত্র: যে রোগীদের প্রথম অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছয় মাস আগে হয়েছিল, তাদের মধ্যে কারা এখনও সক্রিয় এবং কারা নিষ্ক্রিয় হয়ে পড়েছেন। এই চিত্রটিই মার্কেটিং টিমের সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন, যা দেখার কোনো উপায় বর্তমানে তাদের নেই।

দলগত প্রসবপূর্ব ও প্রসবোত্তর ক্লাসগুলো ব্যক্তিগত অ্যাপয়েন্টমেন্ট থেকে আলাদা রাখা হয়, ফলে দলগত উপস্থিতি কোনো চিকিৎসকের ব্যক্তিগত পরিসংখ্যানকে বিকৃত করে না।

সংখ্যাগুলো সাধারণত দেখতে কেমন হয়

অরোরার প্রোফাইলের সাথে মেলে এমন একটি ক্লিনিক সাধারণত প্রথম ৬০ দিনের মধ্যে তিনটি জিনিস খুঁজে পায়। এই পরিসংখ্যানগুলো দৃষ্টান্তমূলক, কিন্তু ধরণটি সুসংগত।

প্রথমত, মাসিক স্প্রেডশিট ব্যবহারের বাধ্যবাধকতা দূর হয়, ফলে প্রতি মাসে প্রায় অর্ধ দিন সময় বেঁচে যায়। দ্বিতীয়ত, নেতৃত্ব দেখতে পায় যে এক বা দুজন চিকিৎসকের ছয় মাসে রোগী ধরে রাখার হার অন্যদের তুলনায় উল্লেখযোগ্যভাবে বেশি, যা এমন একটি ক্লিনিক্যাল ও অপারেশনাল আলোচনার পথ খুলে দেয় যা পুরোনো রিপোর্টিং ব্যবস্থা পুরোপুরি আড়াল করে রেখেছিল। তৃতীয়ত, অবস্থান অনুযায়ী নতুন রোগী সংগ্রহের বিষয়টি রিয়েল-টাইমে দেখা যায়, ফলে মার্কেটিং টিম ত্রৈমাসিকের পরিবর্তে সাপ্তাহিক ভিত্তিতে বিভিন্ন অবস্থানের মধ্যে ব্যয় স্থানান্তর করতে পারে।

ব্যক্তিগত সংখ্যা বিকৃত না করে গ্রুপ সেশন

গ্রুপভিত্তিক প্রসবপূর্ব ক্লাস, প্রসবোত্তর পুনরুদ্ধার গ্রুপ এবং পেলভিক স্বাস্থ্য ক্লাসগুলো একটি নারী স্বাস্থ্য ক্লিনিকের আয়ের মূল উৎস, এবং এগুলো পরিমাপ করা উচিত। কিন্তু একজন চিকিৎসকের ব্যক্তিগত সাক্ষাতের সংখ্যার সাথে গ্রুপে উপস্থিতির হিসাব যুক্ত করলে উভয় ক্ষেত্রেই বিকৃতি ঘটে। এই একত্রীকরণ দুটিকে আলাদা রাখে: একটি গ্রুপ সেশনকে গ্রুপের উপস্থিতি হিসেবে নথিভুক্ত করা হয়, প্রত্যেক অংশগ্রহণকারীর জন্য আলাদা অ্যাপয়েন্টমেন্ট হিসেবে নয়। ফলে, একজন চিকিৎসকের ব্যক্তিগত সাক্ষাতের হিসাব স্বচ্ছ থাকে, আর গ্রুপ উপস্থিতির জন্য আলাদা রিপোর্টিং লাইন থাকে।

একটা জিনিস ঠিক রাখতে হবে

একবার লেবেলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হতে শুরু করলে, সেগুলোকে দ্বিতীয় রোগীর রেকর্ড হিসেবে ব্যবহার করার প্রলোভন জাগে। এই প্রলোভন থেকে বিরত থাকুন। ঐ লেবেলগুলো রিপোর্টিং এবং মার্কেটিংয়ের জন্য একটি সংকেত মাত্র, এর বেশি কিছু নয়। রোগীর রেকর্ডটি ক্লিনিকোতেই থাকে। আপনি যদি “রোগী বর্তমানে গর্ভবতী” বা “রোগী প্রসবোত্তর আরোগ্য লাভ করছেন”-এর মতো লেবেল তৈরি করতে শুরু করেন, তবে তা বন্ধ করুন। প্রথমটি কোনো মার্কেটিং টুলের অংশ হওয়া উচিত নয়, কারণ এটি একটি ক্লিনিক্যাল প্রেক্ষাপট এবং এর সাথে সম্মতির বিষয়টি জড়িত। দ্বিতীয়টি, যদি কোনো কিছুকে চালিত করার জন্য প্রয়োজন হয়, তবে তা ক্লিনিকো থেকেই আসা উচিত, হাতে লিখে রক্ষণাবেক্ষণ করা নয়।

আপনার অনুশীলনের জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

অ্যাপয়েন্টমেন্ট সম্পন্ন হওয়ার সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হওয়া প্র্যাকটিশনার এবং অবস্থানের লেবেলগুলোই হলো মূল ভিত্তি। প্রথমে এগুলো চালু করুন, তারপর এর উপর ভিত্তি করে রিপোর্ট তৈরি করুন।

ব্যক্তিগত এবং গ্রুপ অ্যাপয়েন্টমেন্ট নম্বরগুলো আলাদা স্ট্রিমে রাখুন, কারণ এগুলো মেশালে চিকিৎসকদের স্কোরকার্ড বিভ্রান্তিকর হয়ে ওঠে। এবং মনে রাখবেন যে মার্কেটিং লেবেল কোনো রোগীর রেকর্ড নয়। ক্লিনিকোই হলো রোগীর রেকর্ড। এই ইন্টিগ্রেশন দুটিকে একসাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখে এবং একটিকে অন্যটির সাথে গুলিয়ে ফেলার কোনো সুযোগ রাখে না।

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign বাস্তবে দেখতে চান? এপিআই অ্যাপ পৃষ্ঠাটি দেখুন.