Schnellere vierteljährliche Berichte für Stiftungsräte mit DonorPerfect und Keap

Die Berichterstattung über Stiftungsstipendien ist die arbeitsintensivste Aufgabe im Stipendienfundraising, und fast keine dieser Tätigkeiten erfordert wirkliches Nachdenken. Ein Mitarbeiter der Entwicklungsabteilung verbringt jedes Quartal zwei volle Tage damit, die Spendensummen nach Fonds zusammenzutragen, sie manuell mit den Engagement-Daten aus einem anderen System abzugleichen, für jedes Stipendium ein Formular zu formatieren und die PDFs per E-Mail an die Ausschussvorsitzenden zu senden. Dreizehn Wochen später beginnt der gesamte Vorgang von Neuem.

Ihr Vorstand braucht keine komplizierte Arbeit. Er braucht lediglich korrekte Zahlen. Der Grund für die Schwierigkeit ist einfach: Ein System erfasst die Spenden und die jeweiligen Fonds, ein anderes die gelesenen, geöffneten und besuchten Veranstaltungen. Die manuelle Zusammenführung dieser beiden Datensätze jedes Quartal ist der entscheidende Engpass.

Was die manuelle Vierteldollarmünze wirklich kostet

Zwei Tage qualifizierter Mitarbeiterzeit, viermal im Jahr, ergeben sechzehn Arbeitstage jährlich, die mit Kopieren und Einfügen verbracht werden. Diese Zeit kann Ihr Fundraising-Mitarbeiter nicht für Spendergespräche, Spenderbetreuung oder Beziehungsarbeit nutzen, die tatsächlich zum Wachstum des Fonds beiträgt.

Es ist zudem fehleranfällig. Jeder Bericht wird manuell neu erstellt, was bedeutet, dass bei jedem Bericht die Gefahr besteht, eine Zahl zu vertauschen, eine Spende falsch zu erfassen oder die Zahlen des letzten Quartals in die aktuelle Tabelle einzufügen. Stiftungsstipendien unterliegen rechtlichen Auflagen, die in jedem Bericht korrekt wiedergegeben werden müssen. Ein Bericht, der eine Auflage falsch darstellt, ist kein Budgetproblem, sondern ein Verstoß gegen die Compliance-Vorschriften – und solche Verstöße können Karrieren beenden.

Auch der Zeitpunkt spielt eine Rolle. Stiftungsausschüsse tagen oft gegen Ende eines Quartals, wenn die letzten zwei Wochen entscheidend sind: eine Großspende, eine Gedenkspende, der Besuch des Vorsitzenden. Ein Bericht, der auf den Daten der Vorwoche basiert, spiegelt den aktuellen Stand des Fonds schlichtweg nicht wider.

Eine bessere Methode zur Berichtserstellung

CRMConnect verbindet DonorPerfect mit Keap, sodass Informationen zu Spendenfonds und Spenderbindung zusammengeführt werden, im selben Spenderdatensatz gespeichert und automatisch aktualisiert werden.

Jede Spende wird automatisch mit ihrer Fondszuordnung, Zweckbindung und ihrem Verwendungszweck versehen. Ihre gestifteten Stipendien werden zu einer übersichtlichen, auswählbaren Kategorie anstatt zu einer Freitextnotiz. Die Spendenhistorie pro Spender und Fonds wird direkt neben den bereits von Keap erfassten Interaktionen angezeigt: E-Mail-Öffnungen, Klicks, Veranstaltungsteilnahmen. Da beide Teile der Spenderhistorie an einem Ort gespeichert sind, entfällt der vierteljährliche Abgleich, den Sie bisher manuell durchführen mussten.

So funktioniert es für Ihr Team

Der Picture Summit Scholars Fund ist ein beispielhafter, universitätsnaher Stipendienfonds mit 38 Stiftungsstipendien und 5.200 Alumni-Spendern. Hier der Bericht in verständlicher Sprache.

Jedes Stipendium erhält eine eigene Ansicht: Alle Spender des jeweiligen Fonds, ihre bisherigen Spenden, das Datum der letzten Spende, ihr letztes Engagement und ihre letzte Veranstaltungsteilnahme – alles auf einen Blick. Die rechtlichen Bestimmungen für das Stipendium sind in dieser Ansicht integriert, sodass die Ausschussvorsitzenden den Kontext sofort erkennen.

Eine separate Beobachtungsliste erfasst die wichtigsten Spender jedes Fonds anhand der Zeit seit ihrer letzten Aktivität. Jeder Spender, der 90 Tage lang inaktiv bleibt, löst eine Aufgabe für den zuständigen Fundraising-Mitarbeiter aus, sodass eine nachlassende Spenderbeziehung innerhalb weniger Wochen und nicht erst beim nächsten Quartalstreffen erkannt wird.

Am Tag der Berichtsabgabe öffnet der Entwicklungsmitarbeiter jede gespeicherte Ansicht, exportiert sie und sendet sie. Die Vorbereitungszeit verkürzt sich von sechzehn auf drei bis vier Stunden.

Was das für Ihre Spendenaktionen bedeutet

Repräsentative Ergebnisse vergleichbarer Stipendienfonds nach Anwendung dieses Ansatzes:

• Die Vorbereitungszeit für den Quartalsbericht verkürzt sich von etwa sechzehn Stunden auf rund vier Stunden, eine Reduzierung um 75 Prozent.
• Die Ausschussvorsitzenden berichten von höherer Zufriedenheit, da zum ersten Mal jeder Stipendienbericht nicht nur die finanziellen Beträge, sondern auch den Kontext des Engagements enthält.
• Abkühlende Beziehungen zu Großspendern werden dank der 90-tägigen Beobachtungsliste innerhalb von Wochen statt Quartalen erkannt.
• Die jährliche Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften wird beschleunigt, da die Einschränkungsformulierungen einheitlich gespeichert und nicht in Fließtext eingebettet werden.
• Die Berichte Ihrer Entwicklungsbeauftragten über die einzelnen Stipendien werden besser, weil Spenden- und Engagementdaten in einer Ansicht nebeneinander angezeigt werden, anstatt in einem Ordner mit Exporten.

Der wichtige Hinweis: Die vierteljährliche Leistungsbeurteilung des Entwicklungsmitarbeiters entfällt dadurch nicht. Die Daten müssen weiterhin von einem Menschen ausgewertet und der Bericht verfasst werden. Was wegfällt, ist die Tabellenkalkulation, nicht die Beurteilung selbst. Fonds, die erwartet hatten, dass dies eine Mitarbeiterstelle ersetzen würde, wurden enttäuscht; Fonds, die erwartet hatten, dass die betreffende Person dadurch mehr Zeit für Spendergespräche und weniger Excel-Arbeit hätte, waren zufrieden.

Der Schutz der Daten und die Wahrung der Privatsphäre verdienen besondere Aufmerksamkeit. Stipendiaten haben andere Datenschutzansprüche als Spender. Die in Berichten verwendeten Geschichten von Stipendiaten sollten stets auf deren ausdrücklicher Einwilligung beruhen, mit dem Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Viele Universitäten haben spezifische Richtlinien darüber, welche Informationen mit Spendern und Kommissionsmitgliedern geteilt werden dürfen. Daten von Stipendiaten sollten standardmäßig nicht in den Zuständigkeitsbereich der Kommission gelangen, es sei denn, die Richtlinien erlauben dies ausdrücklich.

Was den Menschen erhalten soll

Die Versuchung ist groß, einen vollautomatisierten Bericht zu erstellen. Widerstehen Sie dieser Versuchung. Automatisieren Sie die Zahlen, die Zusammenfassungen zum Engagement, die Ansichten pro Stipendium und die Beobachtungslisten. Überlassen Sie die erläuternden Kommentare, die erklären, warum ein Stipendium überdurchschnittlich erfolgreich ist und ein anderes unterfinanziert, Ihrem Fundraising-Mitarbeiter. Ein Vorstandsvorsitzender erkennt den Unterschied zwischen Daten mit und ohne Kontext innerhalb der ersten dreißig Sekunden nach dem Öffnen des Berichts.

Auch die Empfehlung zur Spenderbetreuung sollte menschlich sein. Die 90-tägige Beobachtungsliste für inaktive Großspender dient lediglich als Warnhinweis und ist keine Entscheidung. Der richtige nächste Schritt für einen inaktiven Großspender hängt von Faktoren ab, die ein Bericht nicht erfassen kann: ein kürzlich erlittener Verlust, eine bekannte Lebensveränderung, eine zuvor besprochene zeitliche Präferenz. Diese Entscheidung trifft Ihr Fundraising-Beauftragter, nicht das Dashboard.

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