Peer-to-Peer-Spendenakquise-Attribution mit DonorPerfect und Keap

Eine Peer-to-Peer-Spendenaktion ist wie eine Flutwelle. Ein 5-km-Lauf am Wochenende bringt innerhalb von 48 Stunden 300 bis 800 Spenden ein, jede einzelne einem bestimmten Teamkapitän, einem bestimmten Kanal (Instagram-Story, Gruppen-SMS, E-Mail des Kapitäns) und einem bestimmten Spendenaufruf zugeordnet. Am Montagmorgen sollte man genau sehen können, woher jede einzelne Spende stammt. In der Praxis hat man jedoch einen Haufen halbfertiger Datensätze und einen Mitarbeiter der Spendenabteilung, der aus den exportierten Daten eine Pivot-Tabelle erstellt.

Das Spendenvolumen ist nicht das Problem. Das Problem liegt darin, dass alle Informationen, die für die Zuordnung einer Spende benötigt werden – Kampagne, Spendenaufruf, Spender, Kanal – in einem System erfasst werden, während die Spenderbetreuung in einem anderen System stattfindet. Wenn diese beiden Systeme nicht miteinander verknüpft sind, funktioniert die Zuordnung nicht mehr, sobald eine Spende erfasst wurde.

Was eine ungenaue Zuordnung Sie kostet

Wenn man nicht mehr erkennen kann, welcher Kapitän welches Geschenk gefahren hat, leiden drei Dinge darunter.

Man kann Spendern nicht angemessen danken. Ein Spender, der auf Bitte seines Nachbarn gespendet hat, sollte umgehend eine Rückmeldung in dessen Stimme erhalten. Geht die Verbindung zum Spender verloren, klingt jede Danksagung, als käme sie von einem Fremden.

Die Rangliste entspricht nicht den Erwartungen der Kapitäne. Kapitäne, die ihre Platzierung während des Laufs am Samstag alle 30 Minuten aktualisieren, werden merken, wenn sie die Zahlen vom Vortag sehen. Kapitäne, die sich bei ihrer eigenen Veranstaltung übergangen fühlen, werden im nächsten Jahr deutlich seltener wiederkommen, und die Rekrutierung und Schulung neuer Kapitäne gehört zu den teuersten wiederkehrenden Kosten im Peer-to-Peer-Fundraising.

Und man kann nichts lernen. Ohne saubere Kanaldaten ist „Wir glauben, Instagram hat funktioniert“ das beste Fazit, das man nach dem Event ziehen kann, was bedeutet, dass das Coaching im nächsten Jahr eine reine Spekulation ist.

Eine bessere Möglichkeit, jedes Geschenk zu verfolgen

CRMConnect verbindet DonorPerfect mit Keap, sodass die Kampagnen-, Spendenaufruf-, Kanal- und Teamkapitänsdetails jeder Spende automatisch übertragen werden und rechtzeitig eintreffen, um genutzt werden zu können.

Jeder Captain wird zu einer Kategorie, die Sie in Ihren Berichten und Dankes-E-Mails verwenden können. Neu hinzugefügte Captains werden vor der Veranstaltung automatisch angezeigt, ohne dass sie erneut eingegeben werden müssen. Spenden gehen während des Veranstaltungswochenendes innerhalb weniger Minuten ein, sodass die Rangliste stets aktuell bleibt. Nach Veranstaltungsende werden die endgültigen Spendenbeträge pro Captain automatisch in DonorPerfect übertragen, sodass Ihr Jahresbericht ohne erneuten Abgleich korrekt ist.

So funktioniert es für Ihr Team

Nehmen wir die Patriot Bridge Veterans Foundation als Beispiel, eine beispielhafte nationale gemeinnützige Organisation zur Unterstützung von Veteranen, die ein virtuelles Peer-to-Peer-Programm mit über 5.000 Teilnehmern anbietet. Hier ist der Ansatz in einfachen Worten erklärt.

Vor der Veranstaltung legen Sie ein eindeutiges Benennungsschema fest, sodass jede Spende einer Kampagne, einem Kanal und einem Verantwortlichen zugeordnet werden kann. Während der Veranstaltung werden diese Details automatisch mit jeder Spende verknüpft.

Die Kapitäne sehen über einen geteilten Link eine Live-Rangliste, die sich das ganze Wochenende über alle paar Minuten aktualisiert. Jede Spende löst eine personalisierte Dankesnachricht aus, in der der jeweilige Kapitän namentlich genannt wird: „John hat diese Spende für unser Team gesammelt. Deshalb ist Ihre Unterstützung so wichtig.“ Eine Kanalübersicht zeigt, ob soziale Medien, E-Mail oder Gruppenchats die meisten Spenden pro Kapitän generiert haben. Diese Daten dienen als Grundlage für das Coaching vor dem Event im nächsten Jahr.

Wenn die Veranstaltung abgeschlossen ist, werden die Endsummen pro Kapitän zurückgeschrieben, sodass der Jahresbericht direkt aus DonorPerfect ohne zusätzlichen Abgleich erstellt wird.

Was das für Ihre Spendenaktionen bedeutet

Repräsentative Ergebnisse vergleichbarer nationaler Peer-to-Peer-Programme nach Einführung dieses Ansatzes:

• Die Rangliste der Kapitäne wird von einer Montagmorgen-Neuberechnung zu einer Live-Ansicht umgewandelt, die sich während des Events alle paar Minuten aktualisiert.
• Die Erkenntnisse aus dem Channel Insights-Prozess verschieben sich von „Wir glauben, dass Instagram funktioniert hat“ zu „Instagram brachte durchschnittlich 42 Dollar an Geschenken ein, Gruppen-SMS 68 Dollar, daher sollten wir das Coaching im nächsten Jahr auf SMS ausrichten.“
• Die Zeit bis zum Dankeschön pro Kapitän verkürzt sich von „innerhalb einer Woche“ auf unter 15 Minuten nach dem Absenden eines Geschenks.
• Die Kapitänsbindung für das nächste Veranstaltungsjahr steigt typischerweise um 15 bis 25 Prozent, da die Kapitäne in Echtzeit Anerkennung erfahren und personalisierte Berichte nach der Veranstaltung erhalten.
• Die Bearbeitungszeit für den Jahresbericht verkürzt sich von einer mehrwöchigen Abstimmung auf einen Export am selben Tag, da die endgültige Zuordnung in DonorPerfect sauber erfolgt, sobald die Veranstaltung abgeschlossen ist.

Der wichtige Hinweis: Nachlässigkeiten beim Ausfüllen des Spendenformulars lassen sich damit nicht beheben. Wenn die Verantwortlichen generische Links anstelle ihrer eigenen, personalisierten Links teilen, funktioniert die Zuordnung weiterhin nicht. Schulen Sie daher zuerst die Verantwortlichen, bevor Sie die restlichen Maßnahmen ergreifen.

Ein zweiter wichtiger Punkt: Eine Live-Rangliste kann ungesunden Wettbewerb fördern, wenn sie nicht gut gestaltet ist. Einige Organisationen haben erlebt, wie Kapitäne beim Streben nach der Spitzenposition ausbrannten, was sich negativ auf die Rekrutierung im Folgejahr auswirkte. Die Rangliste sollte sich auf Teamleistung und persönliche Entwicklung konzentrieren, nicht auf die individuelle Platzierung, da sonst die langfristigen Kosten den kurzfristigen Nutzen überwiegen können.

Der Datenschutz für Spender bleibt bestehen. Teamkapitäne sehen lediglich die Gesamtsummen für ihr Team, nicht aber die Identität einzelner Spender, es sei denn, diese haben der Veröffentlichung ihrer Daten zugestimmt. Teamkapitäne müssen nicht wissen, welcher ihrer persönlichen Kontakte 500 € bzw. 50 € gespendet hat.

Die Woche nach dem Ereignis

Der Ansturm am Veranstaltungswochenende macht nur die Hälfte des Wertes aus. In der darauffolgenden Woche entscheidet sich, ob Kundenbindung aufgebaut oder abgebaut wird.

Spender, die für das Team eines Kapitäns gespendet haben, sollten innerhalb von fünf Tagen von diesem Kapitän selbst oder durch eine Nachricht mit seinem Namen kontaktiert werden. Personen, die teilgenommen, aber nicht gespendet haben, sollten für eine freundliche Nachfrage im Hinblick auf das nächste Jahr vorgemerkt werden. Erstspender sollten in ein separates Förderprogramm aufgenommen werden, das darauf abzielt, sie zu ganzjährigen Unterstützern zu machen, nicht nur zu Teilnehmern am Veranstaltungstag.

All das ist möglich, weil die Details zu Kapitän, Kanal und Geschenk bzw. Teilnahme gespeichert werden. Ohne diese Daten wäre die Nachbereitung ein manueller Vorgang, der bis Mittwoch erledigt wäre. Mit diesen Daten hingegen werden am Sonntagabend drei gespeicherte Sequenzen ausgelöst und laufen die ganze darauffolgende Woche über automatisch.

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