Vorgesetztenfertige Fundraising-Dashboards für Community-Radiosender mit DonorPerfect und Mailchimp

Der Geschäftsführer eines Bürgerradiosenders sollte die Präsentation für den Vorstand nicht an einem Samstagnachmittag zusammenstellen müssen. Doch genau das passiert jedes Quartal. Die Finanzdaten befinden sich in einem System, die Hörerzahlen in einem anderen, und die manuelle Zusammenführung verschlingt ein ganzes Wochenende. Am Ende hat man immer dasselbe Layout, nur die Zellen werden manuell aktualisiert. Die Präsentation wird im Meeting vorgestellt und dann bis zum nächsten Zyklus vergessen.

Ihr Vorstand braucht keine aufwendigen Darstellungen. Er braucht präzise, aktuelle und konsistente Daten. Die vierteljährliche Berichterstattung beansprucht unnötig viel Personalzeit, da der Abgleich der beiden Systeme manuell erfolgt und manuelle Abgleiche fehleranfällig sind.

Was das Wochenend-Scramble kostet

Ein Spielplan, der vierteljährlich von Hand neu erstellt wird, ist ein Spielplan, dem niemand so recht traut. Jede Zahl wird einfach kopiert, wodurch bei jeder Zahl die Gefahr besteht, eine Ziffer zu vertauschen oder eine veraltete Zahl einzufügen. Sobald ein Vorstandsmitglied einen Fehler entdeckt, sinkt das Vertrauen in den gesamten Spielplan.

Der Zeitpunkt ist der zweite Kostenfaktor. Ein Bericht, der auf den Daten der Vorwoche basiert, eignet sich zwar für eine routinemäßige monatliche Überprüfung, ist aber während einer 72-Stunden-Spendenaktion völlig nutzlos. Während einer solchen Aktion muss Ihr Geschäftsführer wissen, wie viele neue Unterstützer heute Morgen beigetreten sind, nicht wie viele gestern.

Auch die Konsistenz hat ihren Preis. Die Anzahl der Unterstützer hängt von einer stetigen und zuverlässigen Kategorisierung ab. Wenn das Dashboard des Vorstands am Montag 3.412 Unterstützer und am Dienstag 3.408 anzeigt, weil jemand eine Kategorie manuell angepasst hat, verliert der Vorstand das Vertrauen in die Zahl. Automatisch aktualisierte Zählungen bleiben konstant; manuell aktualisierte Zählungen hingegen nicht.

Eine bessere Möglichkeit, Ihrem Vorstand Bericht zu erstatten.

MailConnect verbindet DonorPerfect mit Mailchimp, sodass Ihre Finanzkennzahlen und Ihre Interaktionszahlen an einem Ort gespeichert und etwa alle 15 Minuten aktualisiert werden.

Die von Ihrem Vorstand angeforderten Kennzahlen – Gesamtumsatz, Anzahl der Förderer, durchschnittliche Spende, Spenderanzahl nach Gruppe – werden im Kontaktdatensatz gespeichert und automatisch aggregiert. Zielgruppensegmentierungen wie neue Förderer, bestehende Förderer, Upgrades, Downgrades und abgelaufene Spenden bleiben ohne erneute Sortierung korrekt. Fördererstatus und Spendenart werden übernommen, sodass das Dashboard die Ergebnisse nach Gruppe aufschlüsseln kann. Die Listenqualität wird automatisch erhalten, wodurch die Engagement-Zahlen aussagekräftig bleiben.

So funktioniert es für Ihr Team

Nehmen wir KCST Community Radio, einen beispielhaften Bürgerradiosender mit 8.700 Abonnenten und 3.400 Fördermitgliedern. Hier ist das Dashboard in einfacher Sprache dargestellt.

Eine Übersicht über die Spenderstruktur zeigt die Gesamtzahl der Spender, die monatliche Nettoveränderung, den durchschnittlichen monatlichen Betrag und die durchschnittliche Spenderbindung – aktualisiert alle 15 Minuten. Während einer 72-stündigen Spendenkampagne zeigt eine separate stündliche Übersicht die Spenden der letzten Stunde, neue Spender, den durchschnittlichen monatlichen Betrag und den prozentualen Anteil am Spendenziel, aufgeschlüsselt nach den Kontaktarten der Spender.

Eine Jahres-zu-Jahres-Ansicht vergleicht dasselbe Quartal oder denselben Laufwerkstyp über mehrere Jahre hinweg. Da die zugrunde liegenden Felder stabil sind, handelt es sich bei diesem Vergleich um eine gespeicherte Ansicht und nicht um einen manuellen Neuaufbau.

Ganz oben im Dashboard befinden sich die fünf Kennzahlen, die für Ihren Vorstand relevant sind: Gesamteinnahmen seit Jahresbeginn, Nettoveränderung der Förderspender, durchschnittliche Spende, Nettoveränderung der Spenderzahl und Kosten pro gewonnenem Spender. Alle weiteren Informationen sind darunter angeordnet. Die Vorstandsmitglieder erhalten einen Link mit Lesezugriff, sodass die Quartalssitzung mit einem Live-Dashboard anstelle einer statischen Folie beginnt.

Was das für Ihre Spendenaktionen bedeutet

Repräsentative Ergebnisse vergleichbarer lokaler Radiosender nach Anwendung dieses Ansatzes:

• Die vierteljährliche Vorbereitung des Board-Decks reduziert sich von etwa 12 bis 15 Stunden auf unter zwei Stunden.
• Bei Spendenaktionen werden Entscheidungen auf Basis stündlicher Daten anstatt auf Basis von Daten des Folgetages getroffen. Bei einer 72-Stunden-Veranstaltung kann dies den Unterschied ausmachen, ob man seine Werbebotschaften mitten in der Aktion anpasst oder erst im nächsten Jahr daraus lernt.
• Die Nutzung des Dashboards durch den Vorstand wird zu einem nützlichen Frühindikator für die allgemeine Beteiligung des Vorstands an der Organisation.
• Vergleiche im Jahresvergleich werden nicht mehr qualitativ, sondern quantitativ, was die strategische Diskussion verändert.
• Die Underwriter, die gelegentlich nach dem Kontext der Spendenaktion fragen, erhalten eine übersichtliche, teilbare Ansicht anstelle eines E-Mail-Verlaufs, der den Geschäftsführer stundenlang beschäftigt.

Der wichtige Hinweis: Ein Dashboard behebt keine mangelhafte Datenaufbereitung. Sind Ihre zugrunde liegenden Kategorien inkonsistent, deckt das Dashboard diese Inkonsistenzen auf, anstatt neue Erkenntnisse zu liefern. Bereinigen Sie daher zuerst die Kategorien, bevor Sie das Dashboard erstellen.

Der Schutz der Spenderdaten gilt auch für interne Ansichten des Vorstands. Gesamtzahlen und Gesamteinnahmen sind für die Aufsicht durch den Vorstand angemessen; die Identität einzelner Spender und Spendenbeträge hingegen in der Regel nicht, es sei denn, der Spender hat der Nennung ausdrücklich zugestimmt. Ein Dashboard, das die „Top 10 Förderer nach Spendensumme“ mit Namen auflistet, überschreitet eine Grenze, die die meisten Spender nicht erwarten. Das Dashboard sollte so gestaltet sein, dass die Identifizierung einzelner Personen nur durch gezieltes Aufrufen und entsprechende Zugriffskontrollen möglich ist und nicht standardmäßig angezeigt wird.

Was nicht auf dem Bildschirm zu sehen ist

Dashboards scheitern häufiger an zu vielen als an zu wenigen Informationen. Eine Board-Ansicht mit 20 Diagrammen verliert den Fokus; dieselbe Ansicht mit fünf Diagrammen und einem übersichtlichen Statusindikator fördert die Kommunikation.

Vergessen Sie oberflächliche Kennzahlen. E-Mail-Öffnungen, Social-Media-Interaktionen, Podcast-Downloads: Sie beeindrucken niemanden und verdrängen die Zahlen, die für den Vorstand relevant sind. Sendezeit für Spendenaktionen, Wert der Sponsorenpipeline, Kosten pro gewonnenem Förderer: Das sind die Zahlen, auf die der Vorstand achten sollte.

Für den Geschäftsführer und den Entwicklungsleiter sollte eine separate, detailliertere Ansicht bereitgestellt werden, während die Vorstandsebene hinsichtlich des Umfangs kompromisslos vorgeht. Kennzahlen, die keine Entscheidung auf Vorstandsebene beeinflussen, haben in der Vorstandsansicht nichts zu suchen. Diese Disziplin wird schwieriger, wenn das Hinzufügen „nur noch eines Diagramms“ mit einem einzigen Klick möglich ist. Daher muss die Entscheidung vom Geschäftsführer und nicht vom Tool selbst kommen.

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