Mindbody und Calendly: Routenüberweisungsbuchungen ohne Reinigung an der Rezeption

Ein Day Spa nutzt Calendly, um Buchungen über Empfehlungen zu erfassen. Das Spa bietet 14 verschiedene Behandlungen von drei Anbietern an, wobei jede Behandlung eine eigene Dauer, einen eigenen Preis, einen eigenen Raum und einen eigenen Anbieter hat. Es ist nicht zumutbar, von der Empfehlungsquelle – oft einem anderen lokalen Unternehmen – zu verlangen, den passenden Anbieter, Raum und die passende Dauer für das Spa auszuwählen.

Das Spa verwendet derzeit einen allgemeinen Calendly-Link namens „Empfehlungsbuchung“, und die Rezeption leitet jede einzelne Buchung manuell um. Das widerspricht dem gesamten Sinn der Online-Buchung.

Auch Ihre Empfehlungspartner haben ein Interesse daran. Eine örtliche Arztpraxis, die Patienten an Ihr Spa überweist, wünscht sich einen reibungslosen Ablauf: Der Patient klickt, bucht und erscheint pünktlich. Wenn der Patient aufgrund einer Korrektur durch Ihre Rezeption auf einen anderen Termin umgebucht werden muss, erfährt die Arztpraxis davon. Bei zu vielen Problemen bei der Übergabe werden sie die Empfehlungen einfach einstellen.

Was die manuelle Bereinigung Sie kostet

Die manuelle Umleitung jeder Überweisungsbuchung ist nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig. Die Mitarbeiter am Empfang müssen eine allgemeine Buchung interpretieren, die richtige Leistung und den passenden Anbieter ermitteln, einen freien Termin finden und die Buchung erneut eingeben – und das alles, während die ursprüngliche Bestätigung für den Patienten nun fehlerhaft ist. Jeder Schritt birgt das Risiko eines Fehlers, den der Patient bemerken wird.

Darüber hinaus lauert ein Verfügbarkeitsproblem. Ein einziger generischer Buchungslink muss Zeiten anzeigen, die für alle Ihre 14 Dienstleistungen infrage kommen. Diese niedrigste Verfügbarkeitsgrenze ist für die meisten Dienstleistungen ungeeignet. Eine 30-minütige Gesichtsbehandlung lässt sich nicht in einen Zeitraum einplanen, in dem nur Ihre 90-minütigen Massageanbieter freie Kapazitäten haben. Generische Buchungsoptionen führen also entweder zu einer Überbuchung bestimmter Anbieter oder verschleiern Ihre tatsächliche Kapazität. In beiden Fällen gehen Buchungen verloren, und die Rezeption muss die Kosten für die Aufräumarbeiten tragen.

So funktioniert es stattdessen

CalendarConnect liest die im Calendly-Formular ausgewählte Dienstleistung aus und leitet den daraus resultierenden Termin automatisch an den richtigen Anbieter, Standort und die richtige Dauer in Mindbody weiter. Dabei wird ein verfügbarer Anbieter aus dem Pool der für diese Dienstleistung qualifizierten Anbieter ausgewählt. Und wenn Sie unterschiedliche Buchungsprozesse nutzen – beispielsweise Empfehlungen, Direktbuchungen oder Paketberatungen – kann jeder Prozess seine eigene Logik zur Weiterleitung verwenden.

Die Verfügbarkeitsanzeige funktioniert ebenfalls einwandfrei. Wenn der Empfohlene eine Dienstleistung auswählt, zeigt das Formular die tatsächlich buchbaren Zeiten für diese Dienstleistung bei einem qualifizierten Anbieter am gewünschten Standort an – keine eingeschränkte Ansicht. Sie präsentieren Ihre volle Kapazität, ohne jemanden zu überbuchen.

Räume und Geräte werden sorgsam miteinander verbunden. Eine Laserbehandlung benötigt einen Laserraum. Eine Massage benötigt einen Massageraum. Ihr Mindbody-System weiß bereits, welche Behandlung welchen Raum benötigt, und CalendarConnect berücksichtigt dies, sodass die Rezeption Buchungen nie umbuchen muss, weil das System versucht hat, eine Laserbehandlung in einem Maniküre-Bereich zu platzieren.

Was Sie einrichten

Vereinfacht ausgedrückt funktioniert es so: Sie verwenden einen Calendly-Buchungslink mit einer einfachen Auswahlliste Ihrer 14 Services und, falls Sie mehrere Standorte haben, einer Standortauswahl. Im Hintergrund wird jede Option in dieser Auswahlliste einmalig dem entsprechenden Mindbody-Service, Anbieterpool, Zimmer und der gewünschten Dauer zugeordnet.

Danach läuft alles wie von selbst. Ein Partner teilt einen Link. Der Patient wählt die gewünschte Leistung aus, sieht die Verfügbarkeit und bucht. Der Termin wird automatisch als vollständige Buchung in Mindbody hinterlegt – ohne dass die Rezeption ihn erneut bearbeiten muss. Ihr Team kann eine kurze Übersicht führen, welche Option welcher Leistung entspricht, benötigt diese aber nur selten.

Sie legen außerdem fest, was in dem seltenen Fall geschieht, dass für die gewählte Dienstleistung zum gewünschten Zeitpunkt kein Anbieter verfügbar ist. Das Formular kann den nächsten freien Termin vorschlagen, einen alternativen Anbieter empfehlen oder auf eine allgemeine Anmeldung zurückgreifen. Sie wählen das Vorgehen, das am besten zu Ihrem Spa passt.

Einige Situationen, die man kennen sollte

Wenn ein Empfehlungskunde eine Dienstleistung auswählt, die Sie nicht mehr anbieten, beispielsweise ein altes Paket, kann die alte Option der Nachfolgedienstleistung zugeordnet werden, sodass die bisherigen Empfehlungslinks weiterhin funktionieren, während Sie die alte Option nach Ihrem eigenen Zeitplan abschalten.

Sie legen außerdem fest, wie die Anbieter aus dem Pool der geeigneten Kandidaten ausgewählt werden: per Rotation innerhalb des Teams, nach Auslastung gestaffelt oder mit Vorrang für Erstberatungen von Neukunden durch erfahrene Anbieter. Ganz wie es am besten zu Ihrem Spa-Betrieb passt.

Und eine Kombinationsbehandlung, zum Beispiel eine Maniküre gepaart mit einer Pediküre, kann eine einzige Buchungsoption sein, die zwei aufeinanderfolgende Termine mit der richtigen Kontinuität beim Anbieter und der richtigen Gesamtdauer ermöglicht.

Was das für Ihr Spa bedeutet

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel: Ein Day Spa mit drei Anbietern und 14 angebotenen Dienstleistungen, das wöchentlich etwa 25 Empfehlungen erhält. Nach Einführung dieses Routings sinkt der Zeitaufwand für die Umleitung von Buchungen an der Rezeption von etwa drei Stunden pro Woche auf null. Die Konversionsrate von Empfehlungen verbessert sich leicht, da empfohlene Kunden die richtige Dienstleistung direkt beim ersten Mal buchen, anstatt einen Tag später erneut gebucht zu werden.

Der größte Effekt zeigt sich jedoch direkt in Ihrem Empfehlungsprogramm. Ihre Empfehlungspartner sind zufriedener, da ihre Patienten eine reibungslose Behandlung erleben, wodurch bestehende Partner häufiger Empfehlungen aussprechen. Und da ein empfohlener Patient nun zuverlässig Termine vereinbart, wahrnimmt und sich für einen Termin entscheidet, rechnet sich das Empfehlungsmarketing endlich – und wird somit zu einem lohnenden Investitionskanal.

Möchten Sie die Verbindung von CalendarConnect Mindbody zu Calendly in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.