Mindbody und Calendly: Jede Beratung automatisch an den richtigen Spa-Standort senden

Eine Spa-Kette mit vier Standorten nutzt für Beratungsgespräche einen zentralen Calendly-Terminvergabeprozess. Interessenten wählen eine Behandlung, einen Standort und einen Termin aus. Aktuell wird diese Buchung als Standardtermin erfasst, den eine Regionalmanagerin manuell dem richtigen Standort zuordnen muss. Manchmal unterläuft ihr dabei ein Fehler, und der Kunde erscheint im falschen Spa zu einem Termin, der in den Kalender eines anderen Standorts fällt.

Eine falsch weitergeleitete Buchung ist der schlimmste Fehler, den die Rezeption begehen kann. Alle bleiben dabei höflich. Niemand bucht einen zweiten Besuch.

Auch Ihre Marke leidet. Jedes Spa der Gruppe hat sein eigenes Flair, seine eigenen Therapeuten und seine eigenen Spezialgebiete. Eine Kundin, die zum falschen Spa geleitet wird, erlebt etwas ganz anderes als erwartet, oft mit einem Therapeuten, den sie nicht gebucht hat. Selbst wenn der Termin stattfindet, fühlt es sich irgendwie komisch an. Schon bald liest man in den Bewertungen: „Ich dachte, ich gehe in dieses Spa, bin aber in einem anderen gelandet“, und das Image, das Sie sich mühsam aufgebaut haben, gerät ins Wanken.

Was Fehlleitungen Sie kosten

Jede falsch zugeordnete Buchung kostet Sie doppelt. Erstens verlieren Sie den Kunden, denn fast niemand verzeiht es, wenn man am falschen Ort erscheint und bucht neu. Zweitens verlieren Sie die Zeit der Regionalleiterin, da sie jede Woche Stunden damit verbringt, Buchungen zu prüfen und zu korrigieren, anstatt sich um die Dinge zu kümmern, die das Geschäftswachstum fördern.

Der Versuch, das Problem mit notdürftig zusammengeflickten Routing-Regeln zu beheben, tauscht nur ein Problem gegen ein anderes. Die adressbasierte Adresszuordnung schlägt bei Clients ohne eindeutige Adresse fehl. Ein Standardstandort-Fallback leitet alle unbemerkt auf einen einzigen Standort um. Providerbasiertes Routing funktioniert nicht mehr, sobald ein Provider seinen Standort wechselt. Jede Korrektur erzeugt einen neuen Sonderfall, und die Liste potenzieller Fehlerquellen wächst stetig.

Wie korrektes Routing funktioniert

CalendarConnect liest den vom Kunden im Calendly-Formular ausgewählten Standort und erstellt den Termin am richtigen Mindbody-Standort mit der passenden Dienstleistung, dem richtigen Therapeuten und im richtigen Raum. Es wählt einen verfügbaren Therapeuten aus dem Pool der am jeweiligen Standort zugelassenen Therapeuten aus und greift gemäß Ihren Regeln auf eine Alternative zurück, falls die erste Wahl nicht verfügbar ist.

Die Einrichtung besteht aus einfachen Regeln, die Sie einmalig definieren: Jede Standortoption ist einem Standort zugeordnet, jede Dienstleistung dem passenden Service an diesem Standort, und Sie legen fest, wie in unklaren Fällen vorgegangen wird. Wenn Sie später einen neuen Standort hinzufügen, müssen Sie lediglich eine Zeile in dieser Zuordnung ergänzen – Sie müssen nichts neu erstellen. Das System wächst mit Ihrem Unternehmen.

Das System unterstützt auch Anbieter, die an mehreren Standorten arbeiten. Eine Anbieterin, die beispielsweise zwei Tage pro Woche an zwei verschiedenen Standorten tätig ist, kann für beide Standorte im Bewerberpool erscheinen. Buchungen werden dann automatisch an den jeweiligen Standort weitergeleitet, an dem sie sich am gewünschten Tag befindet. Sie muss also nicht zwei Kalender verwalten.

Was Sie einrichten

Die Vorgehensweise ist ganz einfach. Sie verbinden alle vier Spa-Standorte, erstellen einen Calendly-Buchungslink mit Service- und Standortauswahl und ordnen jeden Standort dem entsprechenden Spa und jeden Service dem passenden Service im jeweiligen Spa zu. Anschließend führen Sie pro Standort eine Testbuchung durch, um die korrekte Funktion zu gewährleisten, und verwenden den Link dann in der gesamten Marketingstrategie aller vier Standorte.

Ab diesem Zeitpunkt benötigt Ihr Marketingteam nur noch einen Buchungslink anstelle von vier. Alle standortspezifischen Kampagnen können denselben Link verwenden, da die Auswahlfunktion im Formular jede Buchung automatisch an den richtigen Ort weiterleitet. Führen Sie routinemäßig einmal im Monat an jedem Standort eine kurze Testbuchung durch, um sicherzustellen, dass die Weiterleitung weiterhin korrekt funktioniert und etwaige Abweichungen frühzeitig erkannt werden.

Einige Situationen, die man kennen sollte

Manchmal wählt ein Kunde versehentlich den falschen Ort. Die Buchung wird mit dem angegebenen Ort erfasst, und der Regionalmanager kann offensichtlich falsche Fälle erkennen – beispielsweise einen Kunden mit einer New Yorker Adresse, der einen Termin in Miami bucht – und den Kunden kontaktieren, bevor dieser anreist.

Wenn eine Anbieterin dauerhaft von einem Standort zu einem anderen wechselt, ändert sich ihre Mindbody-Zuordnung und die verfügbaren Pools werden automatisch aktualisiert. Der alte Standort bietet ihr keine Leistungen mehr an, der neue Standort schon. Keine manuelle Neukonfiguration erforderlich.

Wenn ein Standort vorübergehend wegen Umbauarbeiten oder Mitarbeiterschulungen geschlossen ist, markieren Sie ihn einfach in Mindbody als nicht verfügbar. Das Calendly-Formular blendet diesen Standort dann für den Kunden aus, bis er wieder geöffnet ist. Kunden können einen geschlossenen Standort nicht buchen.

Was dies für Ihre Spa-Gruppe bedeutet

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel: Eine Spa-Kette mit vier Standorten und etwa 40 standortübergreifenden Beratungen pro Woche. Nach der Implementierung der korrekten Routenplanung sinkt die Anzahl falsch weitergeleiteter Buchungen von etwa drei pro Woche auf null. Der Zeitaufwand des Regionalmanagers für die Korrektur der Routenplanung reduziert sich ebenfalls auf null. Die Anwesenheitsquote verbessert sich, da die Bestätigungs-E-Mails von Anfang an die korrekte Standortadresse enthalten.

Die Berichterstattung auf Gruppenebene wird endlich aussagekräftig. Buchungsvolumen, Konversionsrate, Ausfallquote und Umsatz pro Buchung sind an allen vier Standorten vergleichbar, da die Daten überall gleich strukturiert sind. Der Regionalmanager erhält ein einziges übersichtliches Dashboard anstelle von vier unübersichtlichen und kann endlich erkennen, welche Standorte gut laufen und welche Unterstützung benötigen.

Möchten Sie die Verbindung von CalendarConnect Mindbody zu Calendly in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.