Mindbody und Calendly: Halten Sie die Antworten auf die Anamnesefragen Ihrer Klienten bereit, bevor diese eintreffen.

Eine Akupunkturpraxis stellt neuen Patienten vor der ersten Sitzung fünf Fragen: Hauptbeschwerde, bisherige Behandlungen, Schwangerschaftsstatus, Medikamentenliste und bevorzugte Behandlungsmethode. Das Buchungsformular von Calendly erfasst alle Daten übersichtlich. Der Behandler erhält die Antworten in einer Buchungsbestätigung per E-Mail.

Dann betritt sie den Behandlungsraum, öffnet ihren Terminkalender und sieht nur den Namen des Klienten und die Uhrzeit des Termins. Die Antworten auf die Anamnese sind in einer E-Mail versteckt, die sie erst durchsuchen muss. Also druckt sie entweder jede Buchungsbestätigung aus – ein Papierkram, den niemand haben will – oder stellt dieselben fünf Fragen persönlich noch einmal, was den Klienten verärgert und Behandlungszeit kostet.

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel: Eine Akupunkturpraxis mit vier Therapeuten, die wöchentlich etwa 60 Erstgespräche mit Neukunden führen. Dies war der alltägliche Arbeitsalltag für jeden einzelnen von ihnen.

Was die unterirdische Ansaugung Sie kostet

Das Lesen einer Buchungs-E-Mail mitten in der Sitzung oder das Wiederholen von Fragen, die der Klient bereits beantwortet hat, vermittelt eine subtile, aber deutliche Botschaft: Wir waren nicht auf Sie vorbereitet. Gerade bei einer klinischen Dienstleistung, die Klienten oft mit Nervosität begegnen, ist der erste Eindruck entscheidend. Er entscheidet darüber, ob sich ein Klient gut betreut fühlt oder ob er sich fragt, ob Sie ausreichend organisiert sind, um Vertrauen zu fassen.

Neben den reinen Erfahrungskosten entstehen auch praktische Kosten. Ein Anbieter, der vor jeder Sitzung dieselben fünf Antworten erneut auswertet, führt dieselbe wenig wertschöpfende Aufgabe hunderte Male im Monat aus. Hinzu kommt der Compliance-Aspekt im klinischen Bereich: Aufnahmedaten, die in E-Mail-Archiven verstreut sind, anstatt im klinischen Datenverwaltungssystem gespeichert zu werden, stellen im Falle einer Prüfung ein Problem dar. Aufnahmedaten, die direkt in der Patientenakte gespeichert sind, verbessern die Patientenerfahrung, reduzieren den Zeitaufwand und erfüllen gleichzeitig die Compliance-Anforderungen.

Wie die Antworten aus der Erstaufnahme in die Klientenakte gelangen

CalendarConnect übernimmt jede Antwort aus dem Calendly-Anamnesebogen und fügt sie an einer bestimmten Stelle im Mindbody-Klientenprofil ein. Die Hauptbeschwerde wird in ein Feld eingetragen, der Schwangerschaftsstatus in ein anderes und die Medikamentenliste in ein eigenes. Der Therapeut öffnet das Klientenprofil und sieht die Anamneseantworten jedes Mal an denselben, vorhersehbaren Stellen – ohne lästiges Suchen in E-Mails.

Sie legen das Layout einmalig fest, und es kann je nach Art des Termins variieren. Ein Standard-Neukundengespräch erfasst beispielsweise fünf Fragen. Bei einem reinen Massagegespräch sind es drei. Ein Beratungsgespräch zum Thema Fruchtbarkeit kann eigene, spezifische Fragen beinhalten. Sie richten das Layout einmal ein, und die Struktur bleibt für jeden Anbieter und jede Sitzung gleich.

Was Sie neben einer schnelleren Vorbereitung erhalten

Da die Antworten in strukturierten Feldern und nicht als Freitext gespeichert werden, lassen sich daraus Berichte erstellen. Fragen, die man ohne manuelles Durchsuchen jeder einzelnen Notiz nie beantworten könnte, sind nun schnell nachgeschlagen: Wie viele Klientinnen haben in diesem Quartal eine Schwangerschaft erwähnt? Wie viele Neuklientinnen kamen in diesem Monat mit einer bestimmten Beschwerde? Welche Behandlerinnen betreuen die meisten Klientinnen einer bestimmten Kategorie? Kliniken nutzen genau diese Funktion für Personal-, Marketing- und Weiterbildungsentscheidungen.

Es optimiert auch Ihr Follow-up-Marketing. Da die Antworten aus dem Erstgespräch in der Kundenakte übersichtlich organisiert sind, können Sie beispielsweise eine E-Mail-Serie speziell zum Thema Fruchtbarkeit an Klientinnen mit Kinderwunsch und eine Serie speziell zur Genesung nach einer Operation versenden. Generische Massen-E-Mails werden durch personalisierte Nachrichten ersetzt, und Ihre Öffnungs- und Antwortraten steigen entsprechend.

Was Sie einrichten

Die Einrichtung ist einfach. Sie erstellen Ihre fünf Anamnesefragen im Calendly-Buchungsformular für Neukunden, legen fest, wo die einzelnen Antworten im Mindbody-Kundenprofil erscheinen sollen, und ordnen sie einmalig zu. Anschließend führen Sie eine Testbuchung durch, um zu bestätigen, dass der Anbieter alle fünf Antworten im Profil sieht, und stellen die Funktion dann allen Anbietern zur Verfügung.

Danach reduziert sich die Lesezeit vor jeder Sitzung auf etwa 30 Sekunden. Es empfiehlt sich, das Layout sorgfältig mit dem Klinikverantwortlichen abzustimmen: Manche Antworten gehören in Standardfelder, andere in benutzerdefinierte Felder, und Kategorien, über die Sie berichten möchten, gehören in Felder, die zum Sortieren und Filtern vorgesehen sind. Halten Sie eine kurze Übersicht bereit, welche Frage in welches Feld gehört. Dies vereinfacht sowohl die Schulung der Behandler als auch zukünftige Prüfungen.

Einige Situationen, die man kennen sollte

Manche Calendly-Fragen erscheinen nur, wenn zuvor eine Frage beantwortet wurde. Wurde eine Frage nicht gestellt, bleibt das Feld leer. Sie entscheiden dann, ob dies „nicht gestellt“ bedeutet oder ob Sie bei der Aufnahme eine Antwort benötigen.

Mehrfachauswahlfragen, also Kontrollkästchenlisten, werden als übersichtliche Liste der ausgewählten Optionen im Kundenprofil angezeigt, die sortierbar und auswertbar bleibt.

Und wenn sich die Antworten eines wiederkehrenden Klienten ändern, beispielsweise durch eine neue Medikation, werden die aktuellen Antworten im Profil aktualisiert, während die vorherigen Werte in der Terminnotiz erhalten bleiben, sodass der Leistungserbringer das aktuelle Bild sieht, ohne die Vorgeschichte zu verlieren.

Was dies für Ihre Klinik bedeutet

In diesem hypothetischen Beispiel verkürzte sich die Vorbereitungszeit der Therapeutin vor jedem neuen Termin um etwa vier Minuten, nachdem die Antworten im Anamnesebogen in der Patientenakte erfasst wurden. Bei 60 wöchentlichen Beratungen entspricht dies einer Zeitersparnis von etwa vier Stunden pro Woche. Noch wertvoller als die Zeitersparnis ist jedoch die Erfahrung in der ersten Sitzung: Die Therapeutin kennt die Vorgeschichte der Klientin bereits beim Betreten der Praxis, und die Klientin spürt dies.

Diese Zahlen dienen der Veranschaulichung, das Prinzip bleibt jedoch bestehen. Die Vorbereitungszeit Ihres Behandlers ist die teuerste Minute in der Praxis. Die Antworten auf die Anamnesefragen sollten in der Patientenakte bereitliegen und nicht erst aus dem Posteingang herausgesucht werden müssen.

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