Mindbody und Calendly: Schluss mit dem Stress an der Rezeption dank Echtzeit-Buchungssynchronisierung

Ein medizinisches Spa nutzt Calendly für Erstberatungen, da das Webteam das Buchungs-Widget sehr schätzt. Die eigentliche Terminbuchung erfolgt in Mindbody, wo die Behandler ihre Termine, Räume und Behandlungsdauern verwalten. Die Übergabe erfolgt manuell: Jemand am Empfang überwacht die Calendly-Benachrichtigungen und trägt jede Buchung manuell in Mindbody ein.

Das Ergebnis ist genau so, wie man es erwarten würde. Zwei Kunden buchen denselben Termin in Calendly, bevor die Rezeption die Buchung erfasst hat – und schon hat man eine Doppelbuchung. Die Leistungserbringer werden von Terminen überrascht, von denen sie nichts wussten. Eine Stornierung am selben Tag in Calendly erreicht Mindbody erst nach Stunden, und ein Raum bleibt leer, der hätte belegt werden können.

Es gibt auch ein Problem für den Kunden. Calendly und Mindbody versenden jeweils eigene Bestätigungen. Der Kunde erhält somit zwei Bestätigungen für einen Termin, manchmal sogar mit widersprüchlichen Angaben, falls die Rezeption nachträglich Änderungen vorgenommen hat. Der Kunde ist dann unsicher, welche Bestätigung die richtige ist, und manche Kunden erscheinen zum falschen Zeitpunkt.

Was die manuelle Übergabe Sie kostet

Jede Buchung manuell von einem System in ein anderes übertragen zu lassen, ist langsam und vor allem unzuverlässig – was Sie Geld und Kundenzufriedenheit kostet. Jede Doppelbuchung erfordert einen Entschuldigungsanruf und führt meist zum Verlust eines Kunden. Jeder überraschte Anbieter verliert das Vertrauen in den Belegungsplan. Jede Stornierung, die erst nach Stunden bekannt wird, bedeutet ein leerstehendes Zimmer, das Sie hätten neu vermieten können. Und jede doppelte, widersprüchliche Bestätigung lässt Sie bei einem Kunden, der noch nicht einmal angereist ist, unorganisiert wirken.

Das Umbuchen von Terminen ist besonders problematisch. Wenn ein Klient in Calendly einen Termin verschiebt, wird der alte Termin storniert und ein neuer erstellt. Werden diese Änderungen als zwei voneinander unabhängige behandelt, führt dies in Mindbody zu einer Stornierung und anschließend zu einem komplett neuen Termin, wodurch die Verbindung zur ursprünglichen Buchung verloren geht. Notizen, Anamnese und Verlauf werden nicht übernommen. Der Therapeut sieht einen Termin ohne jeglichen Kontext.

So funktioniert es stattdessen

CalendarConnect optimiert die Beziehung zwischen Calendly und Mindbody. Calendly steuert die öffentliche Buchungsplattform, Mindbody verwaltet den Terminkalender. Jede Calendly-Buchung wird innerhalb von Sekunden zu einem korrekten Mindbody-Termin mit der richtigen Leistung, dem richtigen Anbieter, dem richtigen Ort und der richtigen Dauer. Der Empfangsbereich dient wieder seiner eigentlichen Funktion als Empfang und wird nicht länger als Wiedereintrittsstation genutzt.

Terminverschiebungen werden als eine einzige Änderung behandelt. Wenn ein Kunde seinen Termin verschiebt, wird der ursprüngliche Mindbody-Termin automatisch mit der neuen Uhrzeit, der neuen Dauer oder dem neuen Therapeuten aktualisiert. Die Historie bleibt erhalten. Die Angaben im Anamnesebogen bleiben erhalten. Der Therapeut erstellt nur einen Datensatz, nicht eine Stornierung gepaart mit einer neuen Buchung.

Stornierungen werden in Echtzeit bearbeitet. Ein stornierter Termin wird in Mindbody innerhalb von Sekunden wieder freigegeben und kann noch am selben Tag neu gebucht werden. Ihre Stornierungsbedingungen werden selbstverständlich eingehalten: Späte Stornierungen und Nichterscheinen werden vermerkt, damit Sie Ihre Gebühren berechnen können. Kunden, die innerhalb von 24 Stunden umbuchen, können ihrem ursprünglichen Termin wieder zugeordnet werden. Bei einem einzelnen Termin spielt das alles keine Rolle. Bei 80 Terminen pro Woche ist es jedoch sehr wichtig.

Was Sie einrichten

Die Einrichtung ist einfach. Sie verbinden Calendly und Mindbody, ordnen jeden Calendly-Buchungstyp dem entsprechenden Mindbody-Service, Anbieterpool und Standort zu und aktivieren die sofortige Buchungssynchronisierung, sodass neue Buchungen innerhalb von Sekunden erfasst werden. Auch Umbuchungen und Stornierungen werden synchronisiert, sodass Änderungen ohne Duplikate übernommen werden. Anschließend kann die Rezeption den Calendly-Tab schließen und Mindbody als zentrales Kalendersystem nutzen.

Zwei Einstellungen sind wichtig. Erstens: Reduzieren oder deaktivieren Sie die Calendly-Bestätigungs-E-Mail, sodass der Kunde ausschließlich die Mindbody-Bestätigung erhält. Dadurch wird das Problem doppelter Bestätigungen vermieden. Zweitens: Stellen Sie sicher, dass die Pufferzeiten für Ihre Anbieter – die Zeit zwischen den Terminen – in Mindbody korrekt eingestellt sind und vom Calendly-Formular berücksichtigt werden, damit keines der Systeme einen Anbieter überbucht.

Einige Situationen, die man kennen sollte

Anbieter ändern ihre Verfügbarkeit ständig im Laufe des Tages. Wenn ein Anbieter seine Schicht verlängert oder sich den Nachmittag frei nimmt, spiegelt das Calendly-Formular dies sofort wider, sodass ein Kunde keinen Termin buchen kann, zu dem der Anbieter nicht mehr verfügbar ist.

Wenn eine Anbieterin kurzfristig krankheitsbedingt ausfällt, markieren Sie sie in Mindbody als krankheitsbedingt. Ihre über Calendly gebuchten Termine für den Tag werden dann mit Ihrer gewählten Nachricht storniert. Die frei gewordenen Termine können, sofern Ihre Richtlinien dies zulassen, von einer Ersatzanbieterin gebucht werden.

Regelmäßige Termine, wie beispielsweise eine wöchentliche Gesichtsbehandlung, lassen sich am besten direkt in Mindbody vereinbaren. Calendly eignet sich hingegen für Erstbuchungen und einmalige Termine. Die optimale Nutzung der jeweiligen Tools sorgt für ein reibungsloses Erlebnis.

Was das für Ihr Spa bedeutet

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel: Ein medizinisches Spa mit fünf Behandlern und rund 80 Beratungen pro Woche über Calendly. Nach der Implementierung der Echtzeit-Synchronisierung sinken Doppelbuchungen von etwa vier pro Woche auf null. Der Zeitaufwand für die erneute Eingabe von Buchungen am Empfang reduziert sich um etwa sechs Stunden pro Woche. Stornierungen am selben Tag werden innerhalb von Sekunden statt Stunden wieder buchbar, sodass freie Räume belegt werden.

Die Zufriedenheit der Anbieter verbessert sich spürbar für den Inhaber. Anbieter beschweren sich nicht mehr über unerwartete Termine. Der morgens angezeigte Dienstplan entspricht dem, den sie tatsächlich umsetzen. Neue Anbieter finden sich schneller zurecht, da sie nur Mindbody lernen müssen und nicht zusätzlich die Gewohnheit entwickeln müssen, vor jeder Schicht ihre Benachrichtigungen zu überprüfen. Der gesamte Betrieb wird einfacher, und ein einfacherer Betrieb lässt sich leichter ausbauen.

Möchten Sie die Verbindung von CalendarConnect Mindbody zu Calendly in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.