Mindbody und Zoom: Virtuelle Kursteilnahme, die sich selbst erfasst

Warum die hybride Anwesenheitserfassung versagt

Ein Pilates-Studio bietet Kurse an, die Präsenz- und Online-Teilnehmer kombinieren. Die Kursleiter checken die Präsenzteilnehmer über das Mindbody iPad ein. Die Online-Teilnehmer erscheinen im Meeting, nehmen am Kurs teil und verlassen es wieder, ohne dass ihre Anwesenheit in Mindbody vermerkt wird. Die Folge: Die Anwesenheitslisten sind fehlerhaft, die Besuche in der App werden nicht gezählt, und eine Kundin, die vier Online-Kurse besucht hat, zeigt einen Monat später immer noch alle zehn Besuche in ihrer App an.

Die Inhaberin bemerkt es meist erst zum Monatsende und muss dann Dutzende von Anwesenheitsdatensätzen nachträglich ergänzen, indem sie Zoom-Protokolle mit den Buchungen bei Mindbody abgleicht. Das sind Stunden mühsamer Arbeit, und es bedeutet, dass Einnahmen, die sie eigentlich schon hätte kassieren sollen, wochenlang ausbleiben.

Diese Diskrepanz schadet auch Ihrem Marketing. Ein Kunde, der an vier Online-Kursen teilgenommen hat, aber in Ihren automatisierten E-Mails als nicht anwesend erfasst wird, wirkt wie ein abwanderndes Mitglied. Ihr System startet daraufhin eine Rückgewinnungskampagne für jemanden, der bisher regelmäßig teilgenommen hat. Sie empfindet dies als verwirrend, und Mitglieder, die irrelevante E-Mails erhalten, lernen, diese zu ignorieren.

Was die Anwesenheitslücke tatsächlich kostet

Der offensichtliche Nachteil sind entgangene Einnahmen. Jede virtuelle Unterrichtsstunde, die kein Paket abzieht, ist eine Unterrichtsstunde, die der Kunde effektiv kostenlos besucht hat, und über einen Monat mit Hybridkursen summiert sich das zu echtem Geld.

Die weniger offensichtlichen Kosten sind das gegenseitige Vertrauen. Ihre Berichte spiegeln nicht mehr die Realität wider, sodass Sie keine sicheren Entscheidungen mehr darüber treffen können, welche Kurse im Programm bleiben sollen. Und Ihre Mitglieder bemerken, wenn die verbleibende Besuchsanzahl nicht mit ihrer Erinnerung übereinstimmt, was eine einfache Nachfrage am Empfang in eine unangenehme Verhandlung verwandelt. Fehlerhafte Anwesenheitsdaten sind kein reines Ordnungsproblem. Sie bedeuten Umsatzeinbußen und belasten die Beziehungen zu Ihren Mitgliedern.

So funktioniert es, sobald der Rollenaufruf von selbst läuft

ZoomConnect stellt jedem gebuchten Teilnehmer einen individuellen Beitrittslink zur Verfügung, der mit seiner jeweiligen Mindbody-Buchung verknüpft ist. Sobald ein Teilnehmer dem Kurs beitritt, weiß das System sofort, wer es ist, da der Link ihn identifiziert. Nach dem Kurs markiert ZoomConnect den Teilnehmer automatisch in Mindbody als anwesend und zählt seine Kurszeit herunter. Dieser Vorgang schließt sich nach jedem Kurs automatisch, ohne dass der Kursleiter etwas tun muss.

Da jeder Link personengebunden ist, verhindert das System auch, dass eine Kundin ihren Link an eine Freundin weitergibt. Der Link funktioniert immer nur auf einem Gerät gleichzeitig. Wenn eine Kundin beispielsweise über ihr Smartphone beitritt und jemand anderes denselben Link über einen Laptop versucht, wird der zweite Versuch abgelehnt. So bleiben Ihre Einnahmen aus dem Online-Kurs geschützt, ohne dass der Kursleiter dies überwachen muss.

Zuspätkommende werden nach einer von Ihnen festgelegten Regel behandelt, nicht nach dem Ermessen des Dozenten. Ein Teilnehmer, der 12 Minuten nach Beginn eines 60-minütigen Kurses dazustößt, gilt wahrscheinlich noch als anwesend. Jemand, der erst in den letzten 5 Minuten dazukommt, sollte hingegen wahrscheinlich nicht mehr teilnehmen. Sie legen die Grenze einmalig pro Kursart fest, und sie gilt einheitlich für alle Kurse.

Auch Stornierungen werden so abgewickelt. Storniert eine Kundin kurz vor Kursbeginn, ist ihr Link nicht mehr gültig und eine Kundin auf der Warteliste erhält ihren eigenen Link. Die Anwesenheitsliste entspricht dann den tatsächlich Anwesenden und nicht den ursprünglich gebuchten Personen, was die meisten Probleme bei der Abstimmung verursacht.

Einrichtung

Der Aufbau ist kurz:

1. Aktivieren Sie die Funktion „Eindeutige Verknüpfung“ in ZoomConnect. Standardmäßig funktioniert jede Verknüpfung nur auf einem Gerät.
2. Der Kurs findet wie gewohnt als Hybridkurs statt. Kunden im Studio checken per iPad ein. Virtuelle Kunden klicken auf den Link in ihrer Erinnerungs-E-Mail.
3. Nach dem Unterricht erfasst ZoomConnect alle virtuellen Teilnehmer in Mindbody und zählt deren Pakete herunter.
4. Legen Sie die Anwesenheitsschwelle pro Kurstyp fest. Standardmäßig gilt ein Teilnehmer als anwesend, wenn er innerhalb der ersten 20 Minuten beigetreten ist und mindestens 15 Minuten geblieben ist. Für einen 30-minütigen Expresskurs empfiehlt sich eine strengere Regel, für einen 90-minütigen Workshop eine weniger strenge.
5. Vergleichen Sie die Berichte der ersten Woche mit Ihren manuellen Aufzeichnungen und passen Sie den Schwellenwert gegebenenfalls an.

Danach entspricht der Monatsabschlussbericht einfach der Realität, weil er ihr schon immer entsprochen hat.

Einige Beispiele aus der Praxis

Verbindungsabbrüche: Die WLAN-Verbindung einer Kundin bricht ab, und sie verbindet sich über ihr Smartphone wieder. Das System erkennt sie als dieselbe Person und zählt sie nur einmal, ohne ihre Anwesenheit zu verlieren oder sie doppelt zu erfassen.

Gemeinsames Ansehen im Haushalt: Wenn zwei Personen über eine bezahlte Buchung zusehen, wird die Teilnahme dem zahlenden Kunden gutgeschrieben. Falls Sie die gemeinsame Nutzung durch Paare aus demselben Haushalt gegen eine geringe Zusatzgebühr ermöglichen möchten, kann dies konfiguriert werden.

Späte Stornierungen: Eine Stornierung innerhalb des Zeitraums, in dem keine Stornierungen möglich sind, wird als späte Stornierung und nicht als Nichterscheinen oder Anwesenheit erfasst, damit Ihre Berichte und etwaige Gebühren für späte Stornierungen korrekt bleiben.

Wie die Zahlen aussehen könnten

Betrachten wir ein anschauliches Beispiel: ein hypothetisches Hybrid-Pilates-Studio, das 22 gemischte Kurse pro Woche anbietet, wobei etwa 40 Prozent der Teilnehmer virtuell teilnehmen.

• Die virtuelle Teilnahmequote stieg von rund 78 Prozent auf etwa 99 Prozent.
• Die wiederhergestellten Einnahmen aus den besuchten, aber nie abgerechneten Besuchen belaufen sich im ersten Monat auf etwa 1.400 US-Dollar und bleiben danach bei null.
• Der Zeitaufwand des Eigentümers für die monatliche Anwesenheitsabstimmung sinkt auf null.

Es gibt einen Vorteil für Mitglieder, der es wert ist, erwähnt zu werden. Mitglieder vertrauen darauf, dass ihre Besuche korrekt gezählt werden, da die Aufzeichnungen des Studios mit ihren Erinnerungen übereinstimmen. Die Frage „Wie viele Besuche stehen mir noch zur Verfügung?“ wird nicht länger verhandelt, sondern dient lediglich der Bestätigung. Diese Zahlen sind beispielhaft und stellen keine tatsächlichen Kundenergebnisse dar.

Warum das für Ihr Geschäftsergebnis wichtig ist

• Die Einnahmeverluste durch Pakete, deren Preise sich nie verringern, bleiben unsichtbar, bis man gezielt danach sucht. Die meisten Hybrid-Studios verzeichnen solche Verluste, ohne deren Ausmaß zu kennen.
• Ein Gerät pro Link dient nicht der Bestrafung von Mitgliedern. Es ist die Grundvoraussetzung, um die Einnahmen zu sichern, die Ihre virtuellen Kurse generieren sollen.
• Genaue Anwesenheitsdaten bilden die Grundlage für präzises Marketing. Wenn Ihre Aufzeichnungen die Realität widerspiegeln, erreichen Ihre Rückgewinnungs-E-Mails die richtigen Personen und Ihre Mitglieder behalten das Vertrauen in Ihre Botschaften.

Probier es aus!

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