Cliniko und HubSpot: Beweisen Sie, welche Anzeigen tatsächlich die Behandlungsräume füllen

Ihr Marketingteam kann nachweisen, welche Anzeige zum Ausfüllen des Formulars geführt hat. Es kann jedoch nicht nachweisen, welche Anzeige die Buchung des Erstgesprächs veranlasst hat. Das sind zwei völlig unterschiedliche Dinge, und nur eines davon ist wirtschaftlich rentabel.

Hier liegt die Lücke, die im Physiotherapiebereich still und leise sechsstellige Werbebudgets verschlingt. Eine Kampagne, die 80 ausgefüllte Formulare pro Monat generiert, erscheint zunächst erfolgreich, bis sich herausstellt, dass 60 dieser Personen lediglich gestöbert haben und die tatsächlich gebuchten Untersuchungen größtenteils auf eine andere Anzeige mit nur halb so vielen Formularausfüllungen zurückzuführen sind.

Nehmen wir ein Beispiel: Lakeshore Physio and Sports Recovery ist eine fiktive Praxis mit drei Standorten, 14 Therapeuten und rund 9.000 aktiven Patienten. Sie investierten beträchtliche Summen in bezahlte Social-Media-Werbung für die Bereiche Rückenschmerzen und postoperative Rehabilitation. HubSpot zeigte ihnen die Kosten pro ausgefülltem Formular. Cliniko zeigte ihnen die gebuchten Erstuntersuchungen. Da die beiden Daten nicht miteinander verknüpft waren, entschied sich der Marketingleiter im nächsten Monat für eine intuitive Budgetplanung.

Warum das Ausfüllen des Formulars das falsche Ziel ist

Die meisten Marketing-Tools betrachten das Ausfüllen eines Formulars als den Moment, in dem eine Kampagne „erfolgreich“ war. Das ist verständlich, wenn es sich um ein digitales Produkt handelt. In einer Physiotherapiepraxis zählt jedoch erst der erste Termin des Patienten, oft 9 bis 14 Tage nach dem Ausfüllen des Formulars. Bis der Termin vereinbart, wahrgenommen und abgerechnet ist, hat das Marketingsystem die Kampagne, die den Patienten gebracht hat, längst vergessen.

Die üblichen Behelfslösungen versagen in einer stark frequentierten Klinik. Die Bitte an die Rezeption, die Herkunft jedes Patienten zu erfassen, wird dienstags erledigt und mittwochs vergessen. Der wöchentliche Export einer Tabelle von Cliniko nach HubSpot erzeugt doppelte Patientendatensätze und hinkt eine Woche hinterher. Das Feld „Wie haben Sie von uns erfahren?“, das die Ärzte ausfüllen sollen, wird meist mit „Sonstiges“ markiert. Keine dieser Lösungen hält dem realen Klinikalltag stand.

So funktioniert es, wenn Cliniko und HubSpot synchron bleiben

CRMConnect für Cliniko und HubSpot löst das Problem an der Wurzel: Es synchronisiert Patientendatensätze, Termine und Rechnungen automatisch zwischen den beiden Systemen, sodass die Kampagne, die ursprünglich einen Patienten gebracht hat, bis hin zur Rechnungsstellung mit diesem Patienten verbunden bleibt.

So sieht das im Alltag aus:

• Jeder Patient, der über ein Marketingformular in die Praxis gekommen ist, behält seine ursprüngliche Kampagne auch Monate später noch in seiner Patientenakte.
• Jeder Cliniko-Termin wird in HubSpot als eigener Datensatz erfasst, versehen mit Patientendaten, Angaben zum Behandler, Terminart, Klinikstandort und Status (gebucht, erschienen, versäumt, storniert). Wird eine Erstuntersuchung für 180 $ gebucht, bleibt dieser Betrag erhalten und wird nach Ankunft des Patienten als Umsatz verbucht.
• Wenn Ihre Mitarbeiter am Empfang doppelte Patientendaten zusammenführen oder Kontaktdaten in Cliniko aktualisieren, werden diese Änderungen reibungslos übernommen, anstatt dass die ursprünglichen Kampagnendaten in einem Datensatz verbleiben, den niemand ansieht.

Damit kann Ihr Marketingteam endlich den entscheidenden Bericht erstellen: für jede Kampagne die Anzahl der gebuchten Erstgespräche, die tatsächliche Patientenzahl und den generierten Umsatz. Für einen detaillierteren Überblick werden mit demselben Setup auch Cliniko-Rechnungen in HubSpot integriert, sodass Sie den gebuchten Umsatz mit dem tatsächlich abgerechneten Umsatz (nach Abzug von Rabatten und Anpassungen) vergleichen können.

Wie die Zahlen typischerweise aussehen

Anhand der oben genannten Beispielzahlen würde Lakeshore typischerweise innerhalb der ersten 60 Tage feststellen, dass die Instagram-Anzeige zum Thema Rückenschmerzen, die sie für ihre beste hielten, tatsächlich nur an dritter Stelle in Bezug auf die Kosten pro eingegangener Bewertung stand und dass eine weniger aktive Facebook-Remarketing-Zielgruppe Erstbewertungen zu etwa 60 Prozent der Kosten generierte.

Eine alleinige Umverteilung der Ausgaben für dieses Signal senkt die durchschnittlichen Kosten pro gebuchter Erstuntersuchung innerhalb eines Quartals von 140 bis 160 US-Dollar auf 90 bis 110 US-Dollar. Dafür ist kein höheres Werbebudget erforderlich. Es genügt, das Budget für Anzeigen einzusetzen, die die Behandlungsräume füllen.

Warum dies für Ihre Praxis wichtig ist

Betrachten Sie gebuchte und wahrgenommene Termine als das eigentliche Ergebnis Ihrer Marketingmaßnahmen, nicht das Ausfüllen von Formularen. Wenn Ihre Terminplanung, Ihre Patientendaten und Ihre Rechnungen automatisch mit Ihrem Marketingsystem synchronisiert sind, sehen Sie genau, welche Kampagnen zahlende Patienten generieren und welche lediglich Klicks.

Diese eine Umstellung, von der Zählung der ausgefüllten Formulare zur Zählung der eingegangenen Bewertungen, ist in der Regel wertvoller als jede Änderung an den Anzeigen selbst, denn sie zeigt Ihnen, wo Sie aufhören können, Geld zu verschwenden.

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