Informes trimestrales más rápidos para la junta directiva de fondos patrimoniales con DonorPerfect y Keap.

La elaboración de informes sobre becas financiadas con fondos de dotación es la tarea más laboriosa en la captación de fondos para becas, y casi ninguna de las tareas requiere un análisis profundo. Un asistente de desarrollo dedica dos días completos cada trimestre a recopilar los totales de donaciones por fondo, cotejarlos manualmente con los datos de participación de otro sistema, formatear una hoja para cada beca y enviar archivos PDF por correo electrónico a los presidentes de los comités. Trece semanas después, repiten el proceso.

Su junta directiva no necesita que el trabajo sea arduo; necesita que las cifras sean correctas. La dificultad radica en lo siguiente: un sistema sabe cuánto donaron las personas y a qué fondo, y otro sistema sabe qué leyeron, abrieron y a qué eventos asistieron. Integrar manualmente estas dos perspectivas cada trimestre es el principal obstáculo.

Lo que realmente cuesta el cuarto manual

Dos días de trabajo de personal cualificado, cuatro veces al año, equivalen a dieciséis días laborables anuales dedicados a copiar y pegar. Ese es el tiempo que su responsable de desarrollo no dedica a llamar a donantes, realizar visitas de seguimiento ni cultivar relaciones que realmente contribuyan al crecimiento del fondo.

También es frágil. Cada informe se reconstruye manualmente, lo que significa que cada informe representa una nueva oportunidad para intercambiar un número, archivar incorrectamente una donación o copiar la cifra del trimestre anterior en la hoja de este trimestre. Las becas con fondos patrimoniales incluyen restricciones legales que deben figurar correctamente en cada informe. Un informe de administración que tergiverse una restricción no es un problema presupuestario, sino un problema de cumplimiento, y eso puede arruinar una carrera profesional.

También existe un costo en términos de tiempo. Los comités de dotación suelen reunirse cerca del final del trimestre, cuando las últimas dos semanas son cruciales: una donación importante, una promesa de donación conmemorativa, la visita de seguimiento del presidente de la junta directiva. Un informe elaborado con los datos de la semana pasada simplemente no refleja la situación actual del fondo.

Una mejor manera de preparar el informe

CRMConnect conecta DonorPerfect con Keap para que la información sobre fondos y la interacción con los donantes coexistan en el mismo registro de donante, manteniéndose actualizadas automáticamente.

Cada donación incluye automáticamente su designación de fondo, restricción y propósito. Cada una de sus becas con fondos patrimoniales se convierte en una categoría clara y seleccionable, en lugar de una nota de texto libre. El historial de donaciones por donante y por fondo se muestra junto al perfil de interacción que Keap ya registra: aperturas de correo electrónico, clics y asistencia a eventos. Dado que ambas partes de la historia del donante se encuentran en un solo lugar, la integración trimestral que antes realizaba manualmente ya está hecha.

Cómo funciona para tu equipo

El Fondo de Becas Summit es un ejemplo de fondo de becas universitario con 38 becas financiadas y 5200 donantes exalumnos. Aquí les presentamos el informe en términos sencillos.

Cada beca tiene su propia vista guardada: todos los donantes a ese fondo, sus donaciones totales, la fecha de su última donación, su participación más reciente y su última asistencia a un evento, todo en una sola pantalla. El texto de las restricciones legales de la beca se encuentra dentro de la vista, para que los presidentes del comité puedan consultar el contexto sin tener que buscarlo.

Una lista de seguimiento independiente registra a los principales donantes de cada fondo según el tiempo transcurrido desde su última interacción. Si alguien permanece inactivo durante 90 días, se le asigna una tarea al responsable de desarrollo correspondiente, lo que permite detectar un posible enfriamiento de la relación en cuestión de semanas, en lugar de en la siguiente reunión trimestral.

Cuando llega el día de la entrega del informe, el desarrollador abre cada vista guardada, la exporta y la envía. El tiempo de preparación se reduce de dieciséis horas a tres o cuatro.

¿Qué significa esto para su recaudación de fondos?

Resultados representativos de fondos de becas similares tras la adopción de este enfoque:

• La preparación de los informes trimestrales se reduce de unas dieciséis horas a aproximadamente cuatro, lo que supone una disminución del 75 por ciento.
• Los presidentes de los comités informan de una mayor satisfacción, porque, por primera vez, cada informe de becas incluye el contexto de la participación, y no solo el aspecto económico.
• Las relaciones que se enfrían con los principales donantes se detectan en cuestión de semanas en lugar de trimestres, gracias a la lista de vigilancia silenciosa de 90 días.
• La revisión anual de cumplimiento se agiliza porque el lenguaje restrictivo se almacena de forma coherente en lugar de quedar oculto entre la narrativa.
• Los informes que redactan sus responsables de desarrollo sobre cada beca mejoran porque los datos sobre las donaciones y los datos de participación se muestran juntos en una misma vista, en lugar de en una carpeta de exportaciones.

Aclaración importante: esto no elimina la evaluación trimestral del asistente de desarrollo. Una persona aún debe leer los datos y redactar el informe. Lo que desaparece es la infraestructura de la hoja de cálculo, no el criterio. Los fondos que esperaban que esto reemplazara un puesto de trabajo quedaron decepcionados; los que esperaban que liberara a esa persona para más llamadas a donantes y menos Excel quedaron satisfechos.

La administración y la privacidad merecen atención. Los beneficiarios de becas tienen expectativas de privacidad diferentes a las de los donantes. Las historias de los beneficiarios que se incluyan en los informes siempre deben ser de consentimiento explícito, con derecho a revocarlo. Muchas universidades tienen políticas específicas sobre qué información se puede compartir con los donantes y los miembros del comité, y los datos de los beneficiarios deben mantenerse fuera del alcance del comité por defecto, a menos que dichas políticas lo permitan.

Qué mantener humano

La tentación es optar por un informe totalmente automatizado. Resista la tentación. Automatice las cifras, los resúmenes de participación, las vistas por beca y las listas de seguimiento. Deje el análisis narrativo, la parte que explica por qué una beca tiene un rendimiento superior al esperado y otra está subfinanciada, a su responsable de desarrollo. El presidente del consejo directivo puede distinguir entre datos con contexto y datos sin él en los primeros treinta segundos de abrir el informe.

La recomendación de gestión debe ser siempre humana. La lista de seguimiento de 90 días de inactividad es una señal de alerta, no una decisión. El siguiente paso adecuado para un donante importante que permanece inactivo depende de factores que un informe no refleja: una pérdida reciente, una transición vital conocida, una preferencia de tiempo previamente acordada. Esa decisión la toma su responsable de desarrollo, no el panel de control.

¿Quieres ver CRMConnect DonorPerfect to Keap en acción?

Ver la página de la aplicación API.