Atribución de recaudación de fondos entre pares con DonorPerfect y Keap

Una campaña de recaudación de fondos entre pares es como una avalancha. Una carrera de 5 km en fin de semana genera entre 300 y 800 donaciones en 48 horas, cada una vinculada a un capitán de equipo específico, un canal específico (una historia de Instagram, un mensaje de texto grupal, el correo electrónico del capitán) y una solicitud específica. Para el lunes por la mañana, debería poder ver exactamente de dónde provino cada donación. En la práctica, tiene un montón de registros parcialmente etiquetados y un desarrollador creando una tabla dinámica a partir de una exportación.

El volumen no es el problema. El problema radica en que todo lo necesario para acreditar una donación (la campaña, el llamamiento, el responsable, el canal) se registra en un sistema, mientras que el seguimiento del donante se realiza en otro. Cuando estos dos sistemas no se conectan, la atribución se desmorona en el momento en que se registra la donación.

Lo que te cuesta una atribución desordenada

Cuando no puedes distinguir qué capitán condujo qué regalo, tres cosas se ven afectadas.

No se puede agradecer adecuadamente a los donantes. Un donante que contribuyó porque su vecino se lo pidió debería recibir una respuesta inmediata, directamente de su vecino. Si se pierde la conexión con el responsable del proyecto, cada agradecimiento parecerá provenir de un desconocido.

No se puede mantener la clasificación que los capitanes esperan. Los capitanes que actualizan su posición cada 30 minutos durante la carrera del sábado notarán si consultan las cifras del día anterior. Los capitanes que se sienten ignorados durante su propio evento tienen muchas menos probabilidades de regresar el año siguiente, y reclutar y capacitar a nuevos capitanes es uno de los costos recurrentes más elevados en la recaudación de fondos entre pares.

Y no se puede aprender nada. Sin datos claros del canal, "creemos que Instagram funcionó" es la mejor conclusión a la que se puede llegar después del evento, lo que significa que el entrenamiento del próximo año es una mera conjetura.

Una mejor manera de hacer un seguimiento de cada regalo.

CRMConnect conecta DonorPerfect con Keap, de modo que los detalles de la campaña, la solicitud, el canal y el responsable del equipo de cada donación se transfieren automáticamente y llegan a tiempo para ser útiles.

Cada capitán se convierte en una categoría que puedes usar en tus informes y correos electrónicos de agradecimiento. Los nuevos capitanes añadidos antes del evento aparecen automáticamente sin necesidad de volver a introducirlos. Las donaciones se transfieren en cuestión de minutos durante el fin de semana del evento, por lo que la clasificación se mantiene actualizada. Al finalizar el evento, los totales finales por capitán se transfieren a DonorPerfect, de modo que tu informe anual se genera sin necesidad de una segunda conciliación.

Cómo funciona para tu equipo

Imaginen la Fundación Patriot Bridge Veterans, una organización nacional sin fines de lucro que apoya a los veteranos y que lleva a cabo un programa virtual de intercambio entre pares de más de 5 km. Aquí les presentamos su enfoque en términos sencillos.

Antes del evento, se establece un sistema de nomenclatura claro para que cada donativo pueda vincularse a una campaña, un canal y un responsable. Durante el evento, estos detalles se conservan automáticamente junto con cada donativo.

Los capitanes pueden ver una clasificación en tiempo real a través de un enlace compartido, que se actualiza cada pocos minutos durante el fin de semana. Cada donación activa un agradecimiento personalizado que menciona al capitán: «John recaudó esta donación para nuestro equipo. Aquí te explicamos por qué tu apoyo es importante». Una vista de canal muestra si las redes sociales, el correo electrónico o los mensajes de texto grupales generaron la mayor cantidad de dinero por capitán, lo que sirve de base para la capacitación previa al evento del próximo año.

Cuando finaliza el evento, se registran los totales finales por capitán, de modo que el informe anual se genera directamente desde DonorPerfect sin necesidad de conciliaciones adicionales.

¿Qué significa esto para su recaudación de fondos?

Resultados representativos de programas nacionales similares de intercambio entre pares tras la adopción de este enfoque:

• La clasificación de capitanes pasa de ser una reconstrucción del lunes por la mañana a una visualización en directo, que se actualiza cada pocos minutos durante el evento.
• La perspectiva del canal pasa de "creemos que Instagram funcionó" a "Instagram generó un regalo promedio de 42 dólares, los mensajes de texto grupales generaron 68 dólares, así que el próximo año debemos orientar la capacitación hacia los mensajes de texto".
• El tiempo de agradecimiento por capitán se reduce de "en el plazo de una semana" a menos de 15 minutos desde que se envía un regalo.
• La retención de capitanes para el siguiente año del evento suele aumentar entre un 15 y un 25 por ciento, porque los capitanes ven reconocimiento en tiempo real y reciben informes personalizados posteriores al evento.
• El tiempo de procesamiento del informe anual se reduce de una conciliación de varias semanas a una exportación en el mismo día, porque la atribución final se registra correctamente en DonorPerfect en el momento en que finaliza el evento.

Advertencia importante: esto no soluciona los errores en el formulario de donación. Si los coordinadores comparten enlaces genéricos en lugar de los suyos personalizados, la atribución seguirá fallando. Primero hay que capacitar a los coordinadores y luego implementar las demás medidas.

Una segunda advertencia: una clasificación en tiempo real puede generar una competencia poco saludable si no está bien diseñada. Algunas organizaciones han visto cómo los capitanes se agotan al perseguir el primer puesto, lo que perjudica el reclutamiento del año siguiente. La clasificación debe basarse en la contribución al equipo y el crecimiento personal, no en la posición individual, o el costo a largo plazo puede ser mayor que el beneficio a corto plazo.

La privacidad de los donantes sigue vigente. Los capitanes deben ver los recuentos y totales agregados de su equipo, no la identidad de los donantes individuales, a menos que estos hayan optado por ser visibles. Los capitanes no necesitan saber cuál de sus contactos personales donó 500 dólares y cuál donó 50.

La semana siguiente al evento

El ajetreo del fin de semana del evento solo representa la mitad del valor. La semana siguiente es crucial para fidelizar a los clientes o perderlos.

Los donantes que contribuyeron al equipo de un capitán recibirán una comunicación de dicho capitán, o un mensaje con su nombre, en un plazo de cinco días. Quienes asistieron al evento pero no realizaron una donación serán contactados para un seguimiento personalizado sobre la próxima edición. Los donantes que participan por primera vez en el evento deben seguir un programa de captación específico, cuyo objetivo es convertirlos en colaboradores permanentes, no solo en participantes ocasionales.

Todo esto es posible gracias a que se conservan los detalles del capitán, el canal y la relación entre regalos y asistencia. Sin ellos, el seguimiento posterior al evento se convierte en un proceso manual que se archiva el miércoles. Con esta información, se trata de tres secuencias predefinidas que se ejecutan el domingo por la noche y se mantienen activas durante la semana siguiente sin necesidad de intervención humana.

¿Quieres ver CRMConnect DonorPerfect to Keap en acción?

Ver la página de la aplicación API.