Mindbody y Zoom: Asistencia a clases virtuales con seguimiento automático

¿Por qué se recomienda el seguimiento de asistencia híbrido?

Un estudio de pilates híbrido ofrece clases que combinan clientes presenciales con participantes por Zoom. El instructor registra la asistencia de los clientes presenciales en el iPad de Mindbody. Los participantes por Zoom se conectan a la reunión, toman la clase y se van, pero nadie los registra como presentes en Mindbody. El resultado: los informes de asistencia son incorrectos, las visitas al programa no se contabilizan y una clienta que tomó cuatro clases virtuales aún muestra las diez visitas en su programa un mes después.

La dueña suele enterarse a fin de mes y luego tiene que completar decenas de registros de asistencia cotejando los registros de Zoom con las reservas de Mindbody. Esto supone horas de trabajo tedioso, y significa que los ingresos que ya debería haber cobrado llevan semanas sin cobrarse.

Esta brecha también perjudica tu estrategia de marketing. Un cliente que asistió a cuatro clases virtuales, pero que figura como si no hubiera asistido a ninguna, ve tus correos electrónicos automatizados como un miembro inactivo a punto de darse de baja. Entonces, tu sistema lanza una campaña de recuperación dirigida a alguien que ha estado presente fielmente todo el tiempo. Ella lo encuentra confuso, y los miembros que reciben correos irrelevantes aprenden a ignorarlos todos.

¿Cuánto cuesta realmente la brecha de asistencia?

El coste obvio es la pérdida de ingresos. Cada clase virtual que no se descuenta de un paquete es una clase que el cliente, en la práctica, tomó gratis, y a lo largo de un mes de clases híbridas, eso se traduce en dinero real.

El costo menos evidente es la confianza, en ambos sentidos. Tus informes dejan de reflejar la realidad, por lo que no puedes tomar decisiones con seguridad sobre qué clases mantener en el horario. Y tus miembros se dan cuenta cuando el número de visitas restantes no coincide con lo que recuerdan, lo que convierte una simple consulta en recepción en una negociación incómoda. Los datos de asistencia erróneos no son un problema de organización. Son un problema de ingresos y un problema de relaciones.

Cómo funciona una vez que se ejecuta el pase de lista

ZoomConnect proporciona a cada cliente inscrito un enlace de acceso único vinculado a su reserva específica de Mindbody. Cuando un cliente se une a la clase, el sistema lo identifica fácilmente gracias al enlace. Tras la clase, ZoomConnect marca automáticamente la asistencia del cliente en Mindbody y realiza la cuenta atrás de su paquete. El ciclo se cierra automáticamente después de cada clase, sin necesidad de intervención por parte del instructor.

Como cada enlace pertenece a una sola persona, el sistema también impide que un cliente comparta su enlace con un amigo. El enlace solo funciona en un dispositivo a la vez. Si una usuaria se conecta desde su teléfono y otra persona intenta usar el mismo enlace en una computadora portátil, el segundo intento se rechaza. Los ingresos de tu clase virtual se mantienen protegidos sin que el instructor tenga que supervisarlos.

Los alumnos que se incorporan tarde se gestionan según una regla que usted establezca, no según el criterio del instructor en ese momento. Un alumno que se une a los 12 minutos de una clase de 60 minutos probablemente se considere presente. Alguien que se une en los últimos 5 minutos probablemente no debería estarlo. Usted establece el límite una sola vez, por tipo de clase, y se aplica de forma consistente a todas las clases.

También se gestionan las cancelaciones. Si una clienta cancela poco antes de la clase, su enlace deja de funcionar y se le asigna su enlace a otra clienta en lista de espera. El control de asistencia se basa entonces en quién asistió realmente, no en quién reservó originalmente, lo que suele ser la causa de la mayoría de los problemas de conciliación.

Configurarlo

La configuración es breve:

1. Activa la función de enlace único en ZoomConnect. Por defecto, cada enlace funciona en un solo dispositivo.
2. Como de costumbre, la clase será híbrida. Los clientes que asistan en persona podrán registrar su asistencia a través del iPad. Los clientes virtuales podrán hacer clic en el enlace que aparece en su correo electrónico de recordatorio.
3. Después de la clase, ZoomConnect registra a cada participante virtual presente en Mindbody y realiza la cuenta regresiva de sus paquetes.
4. Establezca el umbral de asistencia para cada tipo de clase. Por defecto, se considera que un cliente está presente si se unió en los primeros 20 minutos y permaneció al menos 15. Para una clase exprés de 30 minutos, puede ser necesario un criterio más estricto, mientras que para un taller de 90 minutos, uno más flexible.
5. Revise los informes de la primera semana comparándolos con los registros manuales que haya guardado y ajuste el umbral si es necesario.

Después de eso, el informe de fin de mes simplemente coincide con la realidad, porque ha coincidido desde el principio.

Algunos casos reales

Caída de conexión: la conexión WiFi de una clienta se interrumpe y se reconecta desde su teléfono. El sistema la reconoce como la misma persona y la contabiliza una sola vez, sin perder su asistencia ni duplicarla.

Visualización conjunta en el hogar: si dos personas ven la película desde una misma reserva pagada, la asistencia se asigna al cliente que realizó la compra. Si desea permitir que dos personas del mismo hogar vean la película por un pequeño cargo adicional, puede configurarlo.

Cancelaciones tardías: una cancelación dentro del plazo permitido para no cancelaciones se registra como una cancelación tardía, no como una inasistencia ni como una asistencia, por lo que sus informes y cualquier cargo por cancelación tardía se mantienen precisos.

¿Cómo podrían ser las cifras?

Consideremos un ejemplo ilustrativo: un hipotético estudio híbrido de pilates que imparte 22 clases mixtas a la semana, con aproximadamente el 40 por ciento de la asistencia virtual.

• La asistencia virtual registrada aumenta de alrededor del 78 por ciento a aproximadamente el 99 por ciento.
• Los ingresos recuperados por la venta de paquetes, correspondientes a visitas a las que se asistió pero que nunca se contabilizaron, ascienden a aproximadamente 1400 dólares en el primer mes, manteniéndose luego en cero pérdidas en adelante.
• El tiempo que dedica el propietario a la conciliación de asistencia de fin de mes se reduce a cero.

Existe una mejora en la experiencia del socio que merece ser destacada. Los socios confían en que sus visitas se registran correctamente porque los datos del estudio coinciden con lo que recuerdan. La conversación sobre «cuántas visitas me quedan» deja de ser una negociación y se convierte en una simple confirmación. Estas cifras son ilustrativas, no reflejan los resultados reales de los clientes.

Por qué esto es importante para sus resultados financieros

• Las pérdidas de ingresos provenientes de paquetes que nunca disminuyen son invisibles hasta que uno se pone a investigar. La mayoría de los estudios híbridos están perdiendo dinero sin saber cuánto.
• La política de un dispositivo por enlace no se trata de castigar a los miembros. Es la norma básica para proteger los ingresos que se supone que generan tus clases virtuales.
• Los datos de asistencia precisos sirven de base para un marketing preciso. Cuando tus registros reflejan la realidad, tus correos electrónicos de recuperación llegan a las personas adecuadas y tus miembros siguen confiando en tus mensajes.

Pruébalo

¿Tienes curiosidad por saber cómo funciona esto en tus clases híbridas? Ver la página de la aplicación API.