Mindbody y Zoom: Recordatorios de clase en el idioma y la zona horaria de cada estudiante.

El coste oculto de los correos electrónicos en clases solo en inglés

Un dojo internacional de kárate imparte clases virtuales para estudiantes de Norteamérica, Europa y Asia Oriental. Las clases se imparten en inglés, pero los estudiantes desean recibir los correos electrónicos de recordatorio en su idioma. Los recordatorios del dojo se envían únicamente en inglés, lo que genera dos problemas: los estudiantes japoneses no los reciben porque filtran el correo electrónico en inglés de forma estricta; y los padres alemanes que reservan para sus hijos quieren recibir las confirmaciones en alemán.

Además, el horario no es el adecuado para la mitad de los alumnos. Un recordatorio enviado a la hora local del dojo puede llegarle a un estudiante de Tokio a las 4 de la mañana, lo cual no sirve de recordatorio en absoluto.

También existe un costo más profundo. Una comunidad internacional exige un estándar internacional. Enviar recordatorios solo en inglés a una estudiante japonesa o coreana le indica implícitamente que puede pagar, pero que aún no forma parte de la comunidad. Nadie se queja directamente, pero esa sensación provoca que la gente se distancie.

¿Cuánto cuestan realmente los recordatorios en inglés que llegan en el momento equivocado?

Un recordatorio que el alumno nunca lee es peor que no recordarle nada, porque tú crees que se lo dijiste y él cree que no. Esa falta de atención se traduce en ausencias, plazas vacías y, con el tiempo, en un alumno que deja de reservar clases discretamente.

Las soluciones habituales son malas. Si eliges un idioma, molestas a todos los que no lo hablan. Si creas un sistema de correo electrónico multilingüe personalizado, gastas más de lo que valen los ingresos internacionales. Por eso, la mayoría de los estudios envían correos en inglés según la hora local y asumen la pérdida de asistencia, sin llegar a vincular las butacas vacías con los correos electrónicos que nadie pudo usar.

Cómo funciona cuando los recordatorios coinciden con el estudiante.

ZoomConnect envía a cada estudiante recordatorios de clase en su idioma y a la hora correcta según su zona horaria. El padre o madre alemán recibe un recordatorio en alemán. El estudiante de Tokio recibe uno en japonés. Los estudiantes angloparlantes reciben uno en inglés. Y un recordatorio programado para 24 horas antes de la clase llega 24 horas antes de la clase, según la hora local del estudiante, no la del estudio.

La traducción se realiza correctamente. El texto que se mantiene igual en todas las clases se traduce una sola vez, por idioma, y lo ideal es que un hablante nativo lo revise para asegurar el tono adecuado. Los detalles que cambian (el nombre de la clase, el instructor, la hora, el enlace de acceso) se incorporan automáticamente. Los nombres propios, como una clase titulada «Fundamentos de Kata de Karate», se mantienen tal cual, ya que traducirlos suele ser contraproducente.

El sistema gestiona la hora automáticamente. Los estudiantes japoneses reciben recordatorios en la hora de Japón, que no se ve afectada por el horario de verano. Los estudiantes norteamericanos y europeos reciben recordatorios que se ajustan a sus respectivos cambios de horario de verano, que caen en fechas diferentes. Solo tienes que configurar el idioma y la zona horaria de cada estudiante una vez, y el sistema se encargará de todos los demás casos.

Configurarlo

La configuración es sencilla:

1. Registra el idioma preferido de cada estudiante en Mindbody. Un campo personalizado funciona perfectamente.
2. En ZoomConnect, configura una plantilla de recordatorio para cada idioma que se imparta en tu dojo.
3. Elige el momento del recordatorio: 24 horas antes, una hora antes o ambas, siempre en la hora local del estudiante.
4. Imparte una clase. Una clase de Tokio a las 8 pm envía a los estudiantes japoneses un recordatorio en japonés a la hora local correcta.
5. Traduzca cada plantilla una vez con un hablante nativo. La traducción automática es un buen primer borrador, pero la revisión de un hablante nativo garantiza el tono adecuado. La mayoría de los dojos hacen esto idioma por idioma a medida que crece el grupo.
6. Observa las tasas de apertura por grupo lingüístico. Los informes de entrega desglosan las aperturas por idioma, por lo que un grupo con un rendimiento inferior indica que su plantilla necesita revisarse.

Algunos detalles importantes se gestionan automáticamente. Los idiomas que se escriben de derecha a izquierda, como el árabe y el hebreo, se visualizan correctamente en el correo electrónico del destinatario. Los caracteres japoneses, coreanos y chinos se muestran con claridad, y puedes enviarte correos de prueba para confirmar que se vean bien en las aplicaciones de correo electrónico que usan tus alumnos. Además, si lo deseas, puedes omitir los recordatorios en los días festivos importantes del país de un alumno o enviar un saludo festivo en su lugar.

¿Cómo podrían ser las cifras?

Consideremos un ejemplo ilustrativo: un hipotético dojo de kárate con aproximadamente 380 estudiantes virtuales activos en 11 países.

• La tasa de apertura de los correos electrónicos de recordatorio aumenta de un promedio general del 38 por ciento a aproximadamente el 61 por ciento.
• El grupo japonés, donde la filtración del inglés es más severa, pasa de alrededor del 22 por ciento a alrededor del 67 por ciento, el mayor salto de todos los grupos.
• La tasa de inasistencia disminuye de aproximadamente el 14 por ciento a alrededor del 7 por ciento.
• La retención de estudiantes internacionales mejora notablemente.

Con el tiempo, se produce un efecto de recomendación. Los estudiantes que se sienten realmente atendidos, en su propio idioma y en su propio horario, recomiendan el servicio a sus amigos de su país de origen. Cada grupo se convierte en su propio motor de recomendación. El grupo alemán impulsa al grupo alemán, y el grupo japonés impulsa al grupo japonés. Nada de esto sucede cuando los correos electrónicos se perciben como algo secundario. Estas cifras son ilustrativas, no representan los resultados reales de un cliente.

Por qué esto es importante para tu estudio.

• Para una plantilla internacional, el idioma del correo electrónico no es un detalle sin importancia. Es la diferencia entre una bandeja de entrada y una carpeta de correo no deseado.
• Un recordatorio enviado a la hora local correcta es el único tipo de recordatorio que funciona para los estudiantes en otra zona horaria. Calcular la hora del estudio a ojo es una suposición que no funciona para la mitad de los alumnos.
• Configúralo una sola vez en la capa de integración. Esta complejidad nunca debería afectar la rutina diaria de tus instructores.

Pruébalo

¿Tienes curiosidad por saber cómo funciona esto para tus estudiantes internacionales? Ver la página de la aplicación API.