Cliniko y HubSpot: Informes sobre profesionales y ubicaciones para una clínica multidisciplinaria.

Cuando una clínica cuenta con una docena de profesionales de diversas disciplinas, la respuesta a la pregunta de «quién está rindiendo mejor» deja de ser algo que se pueda evaluar a simple vista. El gerente de la clínica, el director de operaciones, el consejo de administración y la junta directiva hacen la misma pregunta cada semana, y la respuesta no debería requerir la creación de una nueva hoja de cálculo cada vez.

Veamos un ejemplo ilustrativo: Harbourview Allied Health Collective, una hipotética clínica con cuatro sedes y 22 profesionales de fisioterapia, terapia ocupacional, dietética y fisiología del ejercicio. El gerente de la clínica no puede responder fácilmente a preguntas interdisciplinarias sencillas. ¿Cuántos pacientes compartidos deriva el fisioterapeuta al departamento de dietética al mes? ¿Qué profesional tiene la mayor tasa de reprogramación de citas? ¿Qué calendario de qué sede está afectando negativamente al promedio de la red? Cada pregunta requiere una nueva exportación de datos, un nuevo ajuste y una nueva ronda de emparejamiento manual de pacientes.

Las preguntas que realmente necesita responder una clínica multidisciplinaria.

Una clínica con 22 profesionales funciona como una pequeña red, no como una sola consulta. El liderazgo necesita respuestas como:

• ¿Qué profesionales están trabajando a plena capacidad y cuáles están trabajando muy por debajo de ella?
• ¿Qué combinaciones de disciplinas generan la mayor cantidad de derivaciones internas (fisioterapia a dietética, terapia ocupacional a fisiología del ejercicio)?
• ¿Qué centro genera el mayor valor a largo plazo por cada nuevo paciente y por qué?
• ¿Qué profesional es el mejor a la hora de convertir una primera evaluación en un plan de atención continua?

Ninguno de estos datos se conserva en una simple exportación a hoja de cálculo. Es necesario que cada paciente, cita, profesional, ubicación y plan de atención estén conectados para poder segmentar las cifras libremente.

Lo que le cuesta el proceso de elaboración de informes manuales.

Los informes integrados de Cliniko responden a las preguntas básicas, como los ingresos por profesional y las citas diarias, pero no logran conectar los puntos que requiere la elaboración de informes interdisciplinarios. Una herramienta de informes basada en una exportación obsoleta pierde el vínculo entre pacientes y requiere un analista para mantenerla actualizada. Una hoja de cálculo copiada y pegada funciona bien con 6 profesionales, pero resulta imposible con 22. Por lo tanto, el gerente de la clínica sigue reconstruyendo los informes manualmente, el director de operaciones espera días para obtener una respuesta y se toman decisiones con información parcial.

Cómo funciona la generación de informes automáticos

Cuando CRMConnect conecta Cliniko con HubSpot, tus citas, pacientes, facturas, profesionales, ubicaciones y planes de atención se convierten en elementos básicos para la generación de informes, que se actualizan automáticamente, manteniendo intactas las relaciones entre ellos. Cada cita ya incluye el profesional y la ubicación, por lo que puedes desglosar cualquier informe por cualquiera de estos criterios sin esfuerzo adicional. Además, como los registros de pacientes permanecen conectados en toda la red, conservas el hilo conductor de la derivación incluso cuando un paciente consulta con varios profesionales de diferentes especialidades.

Aquí tienes el tipo de reportaje que puedes presentar:

Desempeño del profesional. Para cada profesional: citas a las que se ha asistido en los últimos 30 días, tasa de inasistencia, tasa de reprogramación (el porcentaje de citas a las que se ha asistido que dan lugar a otra reserva en un plazo de 28 días) y valor medio de la cita.

Rendimiento de la ubicación. Para cada ubicación: qué tan ocupada está la agenda en comparación con las horas disponibles de los profesionales, nuevos pacientes captados en el período y el valor promedio de por vida de los pacientes en esa ubicación.

Referencias internas. Identifique a los pacientes que tienen citas en más de una especialidad y agrúpelos según la procedencia de la derivación y su destino. Este informe le indicará si su modelo multidisciplinario es realmente multidisciplinario o si se trata simplemente de consultorios individuales que comparten un mismo espacio.

Acceso restringido por ubicación. Cada gerente de clínica solo ve a sus propios pacientes y su actividad, mientras que el director de operaciones supervisa toda la red. La ubicación impresa en cada cita es lo que garantiza que esta separación sea clara y aplicable.

Lo que normalmente descubres

Una clínica con un perfil similar al de Harbourview suele descubrir, durante el primer mes, que dos o tres profesionales trabajan al 95 % de su capacidad, mientras que otros dos están por debajo del 55 %; que una sede concentra el 80 % de todas las derivaciones internas de fisioterapia a dietética, mientras que las otras tres están cerca de cero; y que la sede con mayor valor a largo plazo no es la que invierte más en marketing. Cada una de estas situaciones implica una decisión pendiente. Los informes se actualizan automáticamente, el director de operaciones deja de pedir la hoja de cálculo y la presentación de informes trimestrales a la junta directiva se realiza en 20 minutos en lugar de dos días.

Cómo utilizar los informes de los profesionales de forma justa

El número de profesionales es una herramienta de gestión, no un marcador público. Dos advertencias que vale la pena mencionar:

• No conviertas el volumen de citas en una clasificación publicada en el chat del personal. Las distintas disciplinas tienen duraciones de cita y complejidades de caso diferentes. Una evaluación de fisioterapia pélvica de 75 minutos no equivale a una consulta de seguimiento de 20 minutos.
• No incluyas detalles clínicos (notas del caso, diagnósticos, detalles del tratamiento) en los paneles de gestión. La estructura del plan de atención, como los límites de las sesiones y los hitos, es operativa y se puede informar sin problema. La narrativa clínica permanece en Cliniko.

Por qué esto es importante para su clínica

Cuando se trabaja con una docena de profesionales, la intuición deja de ser suficiente y los informes manuales dejan de ser lo suficientemente rápidos. Los informes en tiempo real sobre profesionales, ubicaciones y derivaciones internas convierten la pregunta "¿quién está rindiendo?" en una cuestión que se puede responder en segundos, con datos reales, cada vez que se plantea. El informe de derivaciones internas, en particular, es el que la mayoría de las clínicas multidisciplinares nunca elaboran, y es el que permite saber si el modelo realmente funciona.

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