Tableaux de bord en direct des campagnes de dons à partir des données DonorPerfect dans ActiveCampaign

La collecte de fonds pour une radio publique est un exercice de leadership condensé en 72 heures. Deux campagnes de dons par an génèrent l'essentiel de la croissance des dons réguliers de votre station. Pendant la campagne, le trésorier du conseil d'administration souhaite obtenir des chiffres horaires. L'équipe de financement veut savoir quels messages publicitaires sont efficaces à l'antenne. Le directeur général doit décider s'il convient de prolonger la campagne d'une journée.

Sans données en temps réel, ces décisions sont prises intuitivement, en se basant sur les chiffres de la veille. Le rapport de dons de DonorPerfect n'est généré qu'une fois par jour au maximum. Le trésorier demande une mise à jour à 16 h et la reçoit à 17 h le lendemain. À ce moment-là, la campagne est déjà trop avancée pour que ce chiffre ait une quelconque incidence.

Pourquoi un reportage en interrompt le journalisme habituel

Une campagne de promesses de dons représente le test le plus difficile pour vos données de collecte de fonds. Le volume des dons explose, personne ne tolère le moindre retard et plusieurs responsables exigent des réponses simultanées.

Les rapports DonorPerfect sont conçus pour des exécutions planifiées, et non pour un affichage en temps réel. Les générer toutes les quinze minutes pendant une campagne est techniquement possible, mais extrêmement fastidieux en pratique. Un tableau de bord personnalisé, créé par un seul analyste, ne lui est utile qu'à lui. Or, pendant une campagne, cet analyste est en studio, et non à son bureau à répondre aux questions du trésorier. Votre outil de messagerie et de reporting possède certes la capacité de créer un tableau de bord, mais il ne peut pas visualiser les dons DonorPerfect de manière autonome. Par conséquent, ceux qui ont le plus besoin de ces chiffres se retrouvent dans l'ignorance.

Un tableau de bord partagé que toute la salle peut lire

CRMConnect pour DonorPerfect et ActiveCampaign se met à jour en temps réel, une rapidité essentielle lors d'une campagne. Les nouvelles inscriptions de donateurs réguliers, les renouvellements et les dons ponctuels apparaissent quelques secondes après leur enregistrement dans DonorPerfect. Chaque don est accompagné de son montant, de son type et du code de la campagne, permettant ainsi au tableau de bord d'analyser les données en temps réel. Une fois la campagne terminée, les calculs de la valeur des donateurs réguliers sont automatiquement intégrés à DonorPerfect, offrant ainsi à votre responsable du développement un aperçu des performances de la campagne dans son système habituel.

Vue du tableau : quatre chiffres

Voici un exemple fictif. WPRN Public Radio est une station membre hypothétique de NPR, comptant 18 500 abonnés et organisant deux campagnes d'antenne par an. Il ne s'agit pas d'une station réelle.

Le conseil d'administration n'a pas besoin de vingt indicateurs. Quatre suffisent à lui seul pour avoir une vue d'ensemble.

Nombre de cadeaux par heure (données glissantes). Ce graphique représente le nombre de cadeaux offerts par heure au cours des dernières 24 heures, comparé à la même période lors de la dernière campagne. Il permet de mieux visualiser le rythme des ventes que tout autre indicateur.

De nouveaux donateurs réguliers ont été ajoutés aujourd'hui. Un compteur se met à jour en temps quasi réel à mesure que de nouveaux dons sont effectués.

Nombre moyen mensuel de nouveaux donateurs réguliers. Comparaison des nouveaux donateurs réguliers d'aujourd'hui avec la moyenne de cette campagne et le nombre final de la campagne précédente.

Recettes totales par rapport à l'objectif. Le thermomètre de la collecte de fonds. Le chiffre que le trésorier communique par SMS au directeur général à minuit.

L'ajout d'une cinquième et d'une sixième métrique n'est d'aucune utilité. Cela rend le tableau de bord plus difficile à lire, précisément au moment où la rapidité de lecture est la plus importante.

Le point de vue de la souscription

Votre équipe de souscription a besoin de différentes approches, revues toutes les deux heures environ pour des ajustements tactiques. La conversion est basée sur le discours diffusé à l'antenne, afin que l'équipe du matin puisse adapter les discours de l'après-midi en fonction des résultats obtenus. Il est important de distinguer les nouveaux donateurs, les donateurs réguliers qui renouvellent leur don et ceux qui augmentent leur contribution, car certains discours trouvent un écho auprès des prospects et d'autres auprès des donateurs réguliers. Enfin, il faut distinguer les dons en ligne, par téléphone et sur mobile, afin que si les résultats en ligne sont faibles, l'équipe puisse vérifier si le formulaire est défectueux ou si la promotion audio est insuffisante.

Nous accueillons immédiatement les nouveaux donateurs.

Dès qu'un nouveau donateur s'inscrit, le don apparaît dans votre boîte mail et une série de messages de bienvenue est lancée. Dans les cinq minutes qui suivent, un message de remerciement précise le montant et la fréquence des dons, accompagné d'un message de bienvenue du directeur général. Le lendemain, un message de bienvenue dans la famille des donateurs détaille les avantages réservés aux membres. Le septième jour, un reportage exclusif sur les coulisses de la station est diffusé. Un nouveau donateur qui attend trois jours avant de recevoir un remerciement risque davantage de se désabonner.

Quelques affaires à suivre

Un donateur qui augmente son don mensuel de 10 $ à 25 $ bénéficie d'une augmentation de son don, et non d'un nouveau donateur régulier. Son comptage est donc distinct afin de garantir l'exactitude du nombre de nouveaux donateurs réguliers. Certains donateurs annulent leur don en cours de campagne ; le conseil d'administration peut donc visualiser le nombre net de nouveaux donateurs réguliers ainsi que le montant total. Les dons par téléphone sont souvent traités séparément et arrivent parfois avec un certain délai ; le tableau de bord signale donc les éventuels retards dans la réception des appels. Enfin, un nouveau donateur régulier qui choisit de ne pas recevoir les courriels lors de son inscription est automatiquement exclu de la série de bienvenue.

Ce que cela signifie pour votre collecte de fonds

Pour une station comme WPRN (18 500 donateurs réguliers, budget de 6,9 millions de dollars), passer d'un rapport de dons obsolète à un tableau de bord en temps réel permet généralement de modifier deux décisions par campagne : la prolongation de la campagne et le choix des messages publicitaires à l'antenne. Ces deux décisions génèrent un gain de 5 à 10 % sur les recettes. Sur une campagne de 400 000 $, cela représente un gain de 20 000 à 40 000 $ par campagne, deux fois par an, grâce à des décisions plus éclairées et prises plus rapidement.

L'avantage le plus difficile à quantifier est la confiance. Le trésorier cesse de se demander « que se passe-t-il ? » et commence à se demander « que devons-nous faire ensuite ? ». Cette conversation n'a lieu que lorsque les données sont présentées simultanément aux deux personnes.

Vous souhaitez voir CRMConnect DonorPerfect et ActiveCampaign en action ? Consultez la page de l'application API.