Mindbody et HighLevel : Un emploi du temps clair par étudiant pour tous les programmes

Pourquoi votre studio a-t-il trois horaires différents ?

Une académie d'arts martiaux gère presque toujours trois types d'horaires simultanément :

• Inscriptions aux programmes pour enfants et débutants, où une famille s'engage à une session d'introduction de huit semaines en amont.
• Des cours pour les cursus avancés, comme un bloc fixe de préparation aux compétitions de douze semaines.
• Cours particuliers, examens et évaluations réservés un à la fois.

Mindbody gère ces trois éléments, mais les conserve séparément. Si votre outil marketing n'en a accès qu'à un seul, chaque rappel envoyé se base sur une vision partielle.

Exemple hypothétique : River Bend Brazilian Jiu Jitsu (à titre d’illustration) est une académie à dojo unique accueillant 180 élèves et proposant des cours pour débutants, des cours avancés et des leçons particulières. Le propriétaire envoie des rappels d’horaire et reçoit constamment des réponses du type : « J’ai un cours particulier avec le professeur Marco à 17h30, pourquoi me rappelez-vous celui de 18h ? » Ces rappels, basés sur des données incomplètes, donnent une image de négligence de la part du studio.

Combien vous coûtent les données partielles d'un calendrier ?

Lorsque vos rappels ne concernent que les cours collectifs, les élèves ayant réservé un cours particulier reçoivent des rappels pour un cours auquel ils ne participent pas, et ceux inscrits à une formation de plusieurs semaines ne reçoivent aucun rappel. Certains s'en désintéressent. D'autres cessent de faire confiance à vos messages et les ignorent complètement. Dans tous les cas, l'absentéisme et les absences non justifiées augmentent, et les élèves les plus susceptibles d'abandonner en cours de route sont ceux que vous ne parvenez jamais à joindre.

L'étudiant voit un seul emploi du temps. Votre studio devrait voir le même.

Une prochaine session précise pour chaque étudiant

CRMConnect Mindbody to HighLevel couvre les trois types de programmes : cours collectifs, séances individuelles, formations de plusieurs semaines et inscriptions pour débutants. Chaque étudiant dispose d’un champ clairement indiqué pour sa prochaine session, quel que soit le type de session.

Leur historique affiche toujours la première activité disponible dans leur calendrier : l’heure, le formateur, le lieu et le type de session. Les présences à chaque programme sont regroupées sur le même profil. Vous disposez ainsi d’une source unique et fiable au lieu de trois sources contradictoires.

Comment cela fonctionne en pratique

Votre processus de rappel se simplifie et passe de trois flux. Chaque jour, le système vérifie qui a une session prévue dans les prochaines 24 heures et envoie le message approprié en fonction de cette session.

• Un cours collectif reçoit le SMS standard « cours ce soir » avec le nom du professeur.
• Un cours particulier est associé à un SMS « cours privé avec votre professeur » dans la salle.
• Une séance de cours reçoit un SMS du type « Module 4 ce soir, apportez vos notes ».
• Chaque session d'inscription reçoit un texte intitulé « Semaine 5 des fondamentaux ».

Après la séance, le système vérifie la présence de l'élève. En cas d'absence, il envoie un message amical quelques jours plus tard : « Nous vous avons manqué, souhaitez-vous reporter votre séance au samedi ? »

Chaque étudiant reçoit un seul rappel pour la prochaine étape, et non trois rappels concurrents pour trois programmes différents.

Conçu pour les étudiants qui font les deux

De nombreux étudiants suivent à la fois des cours réguliers et des cours particuliers, et leur prochaine session peut passer de l'un à l'autre au cours d'une même journée. Le système affiche toujours la session la plus proche parmi toutes leurs réservations.

Ainsi, le mercredi matin, la prochaine séance pourrait être le cours particulier de 17h30 avec le professeur Marco. Une fois celui-ci terminé, l'horaire passe au cours avancé de 19h. Ensuite, il indique la séance d'inscription du jeudi matin. Vos rappels suivent simplement ce calendrier. Personne dans votre équipe n'a besoin de se souvenir du programme de la prochaine séance.

Résultats représentatifs auprès de 180 élèves

Ce sont des exemples de montage, pas des photos de clients réels :

• Temps que le propriétaire consacrait à la coordination des rappels entre les différents programmes : environ 3 à 5 heures par semaine, récupérées.
• « Pourquoi me rappelez-vous un cours auquel je ne suis pas inscrit ? » répond-on sèchement, car le rappel respecte la véritable prochaine séance.
• Fréquentation des cours particuliers : une hausse d’environ 4 à 7 points de pourcentage, car les rappels parviennent au bon programme.
• Abandon en cours de programme, vers la cinquième semaine : baisse significative, car les absences non justifiées sont détectées et font l’objet d’un suivi plus rapide.

L’ascenseur est mécanique. Une seule réponse fiable à la question « Quelle est la prochaine session de cet étudiant ? » remplace trois suppositions.

Pourquoi c'est important pour votre studio

Des rappels confus érodent insidieusement la confiance. Un étudiant qui reçoit deux fois le mauvais rappel cesse de lire les bons, et un étudiant que vous n'envoyez jamais de rappels est un étudiant que vous ne pourrez plus retenir lorsqu'il commencera à se désintéresser. Lorsque chaque message correspond à ce que l'étudiant a réellement réservé, vos rappels deviennent un outil fiable plutôt qu'une source d'inquiétude. Cela se traduit par une meilleure assiduité, moins d'absences et un plus grand nombre d'étudiants qui terminent les formations qu'ils ont commencées.

À voir pour votre dojo

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