Tableaux de bord de collecte de fonds en direct à partir des données DonorPerfect dans HubSpot

Le rapport mensuel de collecte de fonds est le document récurrent le plus coûteux pour une petite association. Non pas en termes financiers, mais en temps. Votre responsable du développement consacre trois jours par mois à exporter des données, créer des tableaux croisés dynamiques, colorer les listes de donateurs inactifs et intégrer le tout dans des présentations. Lorsque le rapport arrive enfin devant le conseil d'administration, les données datent de deux semaines et le responsable du développement a perdu une demi-semaine de travail qu'il ne récupérera jamais.

Ce schéma se répète dans toutes les fondations scolaires, les fonds d'anciens élèves et les fondations communautaires du pays. Le conseil d'administration souhaite des analyses de tendances, des segmentations et un suivi des progrès accomplis par rapport aux objectifs. Les données existent dans DonorPerfect. En revanche, le système de reporting n'y est pas intégré ; il est donc confié à une personne.

Pourquoi les solutions évidentes ne conviennent pas à une petite boutique

Le premier réflexe est d'acheter un outil de veille stratégique. La plupart s'avèrent inadaptés aux contraintes des organisations à but non lucratif.

Les outils de BI complexes nécessitent une connexion directe à la base de données ou un pipeline d'exportation planifié, ainsi qu'une personne maîtrisant leur langage de formules. Or, cette personne est rarement présente dans une équipe de développement de quatre personnes.

Les tableaux de bord natifs de DonorPerfect se sont améliorés, mais ils segmentent les dons selon les critères de DonorPerfect, et non selon les besoins du conseil d'administration. Pour combiner les dons avec l'engagement des anciens élèves ou la participation aux événements, il faut des données externes à DonorPerfect.

Et les feuilles de calcul faites à la main se cassent dès qu'on ajoute une colonne, qu'on déplace une ligne ou qu'on introduit un nouveau code. Tout ce que vous construisez finit par se dégrader, et c'est votre responsable de la collecte de fonds qui doit tout reconstruire chaque mois.

Une couche de reporting que vous payez peut-être déjà.

La solution de tableau de bord la plus abordable et déjà utilisée par la plupart des fondations est HubSpot. Elle propose des rapports gratuits, des tableaux de bord payants et un système d'autorisations permettant aux membres du conseil d'administration de consulter un tableau de bord sans voir les informations confidentielles.

CRMConnect pour DonorPerfect et HubSpot vous permet de suivre vos finances en temps réel : dons cumulés, don moyen, don le plus important, dates du premier et du dernier don, type de donateur et historique complet de chaque don. Les tableaux de bord affichent les dons du jour, et non les données de la semaine précédente. Lorsque vous ajoutez une nouvelle campagne ou un nouvel appel aux dons dans DonorPerfect, vos tableaux de bord HubSpot restent opérationnels sans aucune saisie supplémentaire. Toutes les informations DonorPerfect pertinentes (promotion des anciens élèves, statut de parent d’un étudiant actuel, appartenance au conseil d’administration, etc.) peuvent être importées dans HubSpot pour la segmentation.

Six tableaux de bord qu'un président de conseil d'administration lit réellement

Voici un exemple fictif. La Northbrook Schools Foundation est une fondation scolaire hypothétique regroupant 6 500 anciens élèves et membres de leurs familles. Il ne s'agit pas d'une organisation réelle.

Chiffre d'affaires par rapport à l'objectif, depuis le début de l'année. Un graphique : chiffre d'affaires cumulé de cet exercice par rapport à l'exercice précédent et à l'objectif approuvé par le conseil d'administration. C'est la première chose que la plupart des présidents de conseil d'administration consultent.

Revenus par campagne. Un tableau triable récapitulant chaque campagne de l'année, avec les revenus générés, l'objectif, les dons reçus, le don moyen et le pourcentage d'atteinte de l'objectif. C'est la vue que votre responsable du développement utilise chaque lundi.

Segmentation des donateurs. Tableau récapitulatif du nombre de donateurs : nouveaux donateurs de l’année, donateurs reconduits de l’année précédente, donateurs ayant renouvelé leur abonnement, donateurs ayant cessé leur abonnement, donateurs ayant augmenté leur abonnement, donateurs ayant diminué leur abonnement. Le conseil d’administration n’a pas besoin des calculs. Il doit simplement vérifier si le nombre de nouveaux donateurs de l’année est supérieur au nombre de donateurs ayant cessé leur abonnement.

Liste de donateurs à suivre pour les dons importants. Cette liste recense les donateurs dont le total des dons cumulés dépasse le seuil requis pour les dons importants, mais dont le dernier don remonte à plus d'un an. Ces donateurs nécessitent un contact humain, et non un simple courriel. Chaque donateur est pris en charge par un chargé de développement qui lui confie une mission de suivi.

Santé des dons réguliers. Donateurs réguliers actifs, don mensuel moyen, nouveaux donateurs réguliers ce mois-ci, donateurs réguliers perdus ce mois-ci, taux de reconduction. La base de donateurs réguliers représente généralement votre source de revenus la plus prévisible, et le conseil d'administration devrait en avoir connaissance mensuellement.

Suivi des promesses de dons et des propositions. Opportunités de dons majeurs par étape, avec des prévisions pour les deux prochains trimestres.

Partager ces informations avec le conseil d'administration ne signifie pas acheter un abonnement pour chaque membre. Les tableaux de bord peuvent être envoyés par e-mail au format PDF, ou bien l'ensemble du conseil peut partager un seul compte en lecture seule.

Retrouvez vos soirées !

Le 5 de chaque mois ne devrait plus être synonyme de stress intense. Grâce aux tableaux de bord, les documents destinés au conseil d'administration se résument à des captures d'écran de vues existantes, accompagnées d'un court texte rédigé par votre responsable du développement en 90 minutes au lieu de trois jours. Une question posée en milieu de mois, comme « Pouvez-vous extraire la liste des donateurs ayant versé entre 500 et 2 500 dollars l'année dernière ? », se résout en cinq minutes, au lieu de nécessiter une demi-journée pour élaborer un tableau croisé dynamique. Pour le rapport annuel et l'audit, les totaux des dons et les classifications par segment sont automatiquement intégrés à DonorPerfect, permettant ainsi aux équipes financières et opérationnelles de consulter les mêmes données.

Que faut-il éviter de poser sur le tableau de bord ?

Les conseils d'administration ont tendance à privilégier les indicateurs de vanité : taux d'ouverture des e-mails, nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux, visites sur le site web. Résistez à cette tentation. Le rôle du conseil est la surveillance financière, et non la mise en œuvre de stratégies marketing. Limitez les tableaux de bord aux données financières et aux donateurs. Si le comité marketing souhaite des données d'engagement, fournissez-lui un tableau de bord distinct. Et évitez de multiplier les coupes budgétaires. Six tableaux de bord constituent le nombre idéal pour un cycle trimestriel du conseil. En ajouter un septième et un huitième transforme la réunion en une analyse de données plutôt qu'en une revue stratégique.

Ce que cela signifie pour votre collecte de fonds

Pour une fondation de la taille de Northbrook (6 500 donateurs, 2,4 millions de dollars de dons annuels), le passage de rapports manuels au conseil d'administration à des tableaux de bord HubSpot en temps réel permet généralement d'économiser entre 15 et 20 heures de travail par mois. Au sein d'une équipe de développement de trois à cinq personnes, cela représente environ 25 000 à 40 000 dollars de capacité annuelle réinvestie dans la collecte de fonds. Le changement majeur réside dans la nature même des réunions : on passe d'une présentation détaillée (« Je vais vous expliquer ces chiffres ») à une présentation plus claire (« Voici la tendance et voici les mesures que nous prenons pour y remédier »).

Vous souhaitez voir CRMConnect DonorPerfect et HubSpot en action ? Consultez la page de l'application API.