Cliniko et Salesforce : Prévisions de revenus sur 90 jours pour une clinique paramédicale

Un responsable financier qui refait ses prévisions chaque lundi dans un tableur est un signe évident que l'entreprise a dépassé les capacités de ses outils de prévision. Au-delà d'une certaine taille, le tableur n'est plus l'outil, mais le goulot d'étranglement.

Prenons un exemple concret : Southbank Integrated Health, une grande clinique fictive comptant 19 praticiens en physiothérapie, diététique, psychologie et physiologie de l’exercice, et réalisant un chiffre d’affaires annuel d’environ 3,1 millions de dollars. Le responsable financier met à jour manuellement les prévisions à 90 jours chaque lundi. Cliniko gère les factures. Salesforce gère le pipeline. Personne ne fait entièrement confiance à ces prévisions. Les plans de soins financés ajoutent une couche d’activité facturable récurrente que le tableur gère de manière incohérente. Les réunions de direction consacrent une bonne partie de chaque mardi à débattre du chiffre exact plutôt qu’à agir en fonction de ce chiffre.

Pourquoi la feuille de calcul du lundi vous freine

Une prévision sur tableur à cette échelle présente trois inconvénients majeurs :

• Ça se gâte vite. Elle est exacte au moment de sa création et obsolète en moins d'une journée.
• Il est lent à trancher. Le changement de sujet par praticien ou par secteur d'activité prend des heures, et les équipes ne parviennent jamais à se mettre d'accord sur la dénomination.
• Il ne respecte pas les limites du plan financé. Les programmes de soins financés plafonnent les montants facturables. Un tableur modélise rarement ce plafond correctement ; il surestime donc les revenus financés déjà plafonnés, ou sous-estime les renouvellements à venir.

Il en résulte des prévisions que la direction débat au lieu de mettre en œuvre. Le véritable coût ne réside pas dans les heures travaillées par le directeur financier, aussi réelles soient-elles, mais dans la lenteur des décisions.

Pourquoi les autres approches échouent

L'intégration d'un logiciel comptable entre Cliniko et Salesforce permet d'obtenir des chiffres d'affaires conformes aux normes fiscales, mais pas de prévisions opérationnelles, car la comptabilité se base sur les factures déjà émises et non sur les rendez-vous déjà pris. Un tableau de bord de reporting indépendant, exporté depuis Cliniko, fournit aux dirigeants un graphique, mais pas d'interface de travail au sein de Salesforce, où sont déjà enregistrés le pipeline des ventes et l'activité du programme. Enfin, la création d'un outil distinct pour les prévisions ne fait que créer deux systèmes incompatibles.

Comment fonctionne une prévision à mise à jour automatique

Lorsque CRMConnect connecte Cliniko à Salesforce, vos factures et rendez-vous Cliniko sont automatiquement importés dans Salesforce, ainsi que les informations relatives aux plans de soins, telles que les limites de séances et les plafonds de facturation. Vos prévisions sont transformées en un rapport Salesforce structuré sur trois niveaux et s'actualisant automatiquement. La reconstruction du lundi est supprimée.

Les trois couches :

Revenus confirmés. Factures payées datées de la période. Il s'agit de sommes déjà comptabilisées.

Revenus très probables. Rendez-vous réservés et honorés durant la période, multipliés par votre taux historique de conversion d'un rendez-vous honoré en facture payée, plus les factures en attente pondérées par leur fiabilité de paiement.

Revenus renouvelables, à capacité limitée. Les plans de soins financés en vigueur sont plafonnés au montant facturable prévu par le plan. C'est là l'élément essentiel : les plans financés ont un plafond, et les prévisions ne doivent jamais le dépasser.

Une fois ces trois niveaux en place, vous pouvez segmenter les prévisions par professionnel et par ligne de service (évaluations initiales, suivis, programmes de groupe, forfaits). Cette segmentation permet à la direction d'identifier les zones à forte demande et les ressources inutilisées.

La cadence des rapports

Envoyez à l'équipe dirigeante une prévision hebdomadaire qui se met à jour automatiquement, sans intervention manuelle. Organisez une analyse mensuelle des écarts avec le service financier, en comparant la prévision de quelques semaines auparavant aux résultats réels. C'est grâce à cette comparaison que la prévision devient de plus en plus précise.

Ce que vous retirez de ceci

Une clinique au profil similaire à celui de Southbank voit généralement sa précision prévisionnelle passer de 75 à 82 % (valeur de base des tableurs) à plus de 90 % une fois le système de prévision Salesforce à trois niveaux opérationnel. Le responsable financier récupère ainsi 4 à 6 heures de travail par semaine. La direction cesse de débattre des prévisions et se base sur celles-ci. Enfin, les revenus financés sont projetés correctement, sans surestimation ni sous-estimation, principale source d'erreurs de prévision dans de nombreux établissements paramédicaux.

Gérer les plans financés de manière responsable

Le suivi des plans de soins financés garantit la précision de ces prévisions, mais il implique une responsabilité. Le plan, la source de financement et le statut d'admissibilité du patient sont des informations opérationnelles sensibles, et non des données marketing. Intégrez-les dans les rapports financiers et opérationnels. Ne les mentionnez pas dans les rapports marketing. Puisque vous choisissez au cas par cas les informations partagées, vous pouvez définir clairement cette limite.

Pourquoi cela est important pour votre clinique

Lorsqu'une prévision est établie manuellement, elle n'est qu'un instantané erroné dès le mardi et source de désaccords dès le mercredi. En revanche, lorsqu'elle repose sur les factures Cliniko en temps réel, les rendez-vous et les limites des plans financés intégrés à Salesforce, elle fournit des données actuelles et fiables permettant à la direction de planifier les effectifs, les capacités et la croissance. Votre responsable financier passe ainsi du simple utilisateur de tableur à l'analyse.

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