Cliniko et Salesforce : rapports de réseau pour un groupe de médecine sportive multiclinique

Dans un réseau de médecine sportive multiclinique, le rapport le plus complexe à réaliser est celui que la direction souhaite le plus, mais qui semble toujours rester lettre morte. Chaque clinique utilise son propre système Cliniko. Chaque équipe sous contrat exige son propre rapport. La direction souhaite une vue d'ensemble du réseau. Assembler toutes ces données issues de cinq exportations distinctes est un projet systématiquement repoussé, car la charge de travail manuelle qu'il représente est tout simplement trop importante.

Prenons un exemple concret. Apex Sports Medicine Network est un groupe fictif composé de 5 cliniques réparties dans 2 États, de 24 praticiens et de contrats avec deux équipes sportives professionnelles. Chaque clinique, chaque équipe sous contrat et la direction du réseau souhaitent une vision différente des mêmes données sous-jacentes. Extraire ces rapports de 5 exportations Cliniko distinctes et les rapprocher manuellement est une tâche longue et source d'erreurs. Or, c'est précisément sur ce rapport que la direction s'appuie pour décider des contrats avec les équipes et des investissements à réaliser au niveau des cliniques.

Le coût caché de la gestion de 5 cliniques selon 5 horaires distincts

Un réseau de 5 cliniques et 24 praticiens génère en moyenne 2 800 à 3 500 rendez-vous par mois, 1 200 à 1 500 factures et 30 à 50 dossiers actifs financés, répartis entre les équipes sous contrat et les patients orientés individuellement. Chaque clinique exporte ses propres données. Pour chaque rapport d'équipe sous contrat, il est nécessaire de filtrer les données en fonction des athlètes de cette équipe. La vue d'ensemble du réseau implique la concordance des identités des praticiens et des cliniques dans les cinq exportations, car un même praticien peut exercer dans deux cliniques et une même clinique peut prendre en charge plusieurs équipes.

La production manuelle de l'ensemble de ces données prend entre un jour et demi et deux jours et demi chaque mois. Les erreurs s'accumulent et le rapport est obsolète dès sa finalisation.

Comment cela fonctionne-t-il une fois que Cliniko et Salesforce restent synchronisés ?

CRMConnect Cliniko vers Salesforce centralise vos praticiens, vos cliniques, vos rendez-vous et vos factures dans un environnement Salesforce unique et les met à jour automatiquement. Chaque praticien et chaque clinique, quel que soit le nombre de plannings Cliniko associés, bénéficie d'une identité unique et stable. Les rendez-vous et les factures sont automatiquement liés au praticien et à la clinique concernés. Les rapports (réseau, clinique et équipe sous contrat) sont regroupés sur des tableaux de bord basés sur ces mêmes données.

Cette configuration initiale est cruciale. Une fois l'intégration activée, les identités des praticiens et des cliniques sont résolues une seule fois. Ainsi, un praticien exerçant dans deux cliniques est regroupé en une seule fiche, et non deux, et les noms des cliniques sont standardisés pour un affichage correct des groupes dans le réseau. Cette configuration unique est rentable à chaque cycle de reporting.

Une fois cela en place, les rapports se génèrent automatiquement :

• Du point de vue d'un praticien : taux de rendez-vous honorés, taux d'absentéisme, montant moyen facturé par séance, taux de réservation et taux d'utilisation des heures de chaque praticien.
• Point de vue de la clinique : utilisation, acquisition de nouveaux patients, durée moyenne des cas, revenus par praticien et part de l’activité de l’équipe sous contrat.
• Vue d'ensemble de l'équipe sous contrat : athlètes vus, séances réalisées, progrès des étapes clés du dossier et temps moyen de retour au jeu, avec un rapport par équipe qui se met à jour automatiquement.
• Un tableau de bord de direction : rendez-vous honorés, revenus facturés, taux d'absentéisme et utilisation par clinique, ainsi que les totaux du réseau, lisibles en 90 secondes.

Voici à quoi ressemblent généralement les chiffres

Un réseau correspondant au profil d'Apex élimine généralement la production manuelle de rapports mensuels, permettant ainsi de gagner un jour et demi à deux jours et demi par mois. Ces chiffres sont donnés à titre indicatif, mais les économies sont bien réelles.

Les rapports des équipes sous contrat, auparavant manuels, sont désormais automatisés, ce qui améliore la fidélisation des collaborateurs car ils reçoivent des rapports clairs et ponctuels. Le tableau de bord de direction devient la source unique d'information fiable pour l'équipe de gestion, permettant ainsi de prendre des décisions éclairées sur les investissements, les recrutements et la tarification des contrats, plutôt que sur des estimations approximatives.

Pourquoi cela est important pour votre pratique

Le traitement des dossiers de vos praticiens et de vos cliniques comme des dossiers cohérents et stables au sein d'un système partagé est fondamental. Sans cela, chaque rapport inter-cliniques nécessite une réconciliation manuelle fastidieuse.

Créez le tableau de bord de direction en dernier, mais concevez-le en premier, afin que les rapports des praticiens, des cliniques et des équipes sous contrat soient tous clairement intégrés dans la vue d'ensemble. Accordez une attention particulière aux rapports des équipes sous contrat. Ils représentent généralement le succès le plus visible, car les partenaires remarquent la fiabilité et l'absence d'erreurs de leur rapport mensuel, un atout majeur pour le renouvellement des contrats.

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