Cliniko et ActiveCampaign : rapports en temps réel des praticiens pour une clinique de santé féminine

À un certain stade de la croissance d'une clinique, la production manuelle du rapport mensuel des praticiens devient obsolète. Les données sont déjà périmées lorsque le rapport parvient à la direction. Les analyser par spécialité prend un après-midi entier. De plus, il est impossible de savoir quels patients reviennent consulter régulièrement et lesquels s'en éloignent discrètement.

Prenons un exemple concret. Aurora Women’s Health Collective est un cabinet fictif réparti sur trois sites et comptant onze praticiens, dont des kinésithérapeutes spécialisés en rééducation périnéale, des médecins généralistes spécialisés en santé féminine et des consultantes en lactation. Actuellement, la direction établit un rapport mensuel sur les performances des praticiens en important les données exportées de Cliniko dans un tableur. Ces chiffres correspondent au mois précédent. Leur répartition par spécialité est effectuée manuellement. De plus, il n’existe aucune visibilité sur le suivi des patientes de chaque praticien six mois plus tard.

Pourquoi la feuille de calcul cesse-t-elle de s'adapter ?

Avec 11 praticiens répartis sur trois sites et exerçant plusieurs disciplines, le tableau mensuel doit répondre à la question suivante :

• Rendez-vous effectués par praticien, lieu et type de service.
• Valeur moyenne des factures par praticien.
• Taux de réadmission, soit le nombre de patients qui reviennent dans un délai déterminé.
• Suivi à long terme : combien de patients vus il y a six mois sont toujours actifs ?
• Participation aux séances de groupe pour les cours prénataux et postnataux.

Chacune de ces ventilations est différente. La production du rapport prend une demi-journée, et lorsque la direction l'examine, les données datent de deux semaines et il est déjà trop tard pour agir.

Voici comment cela fonctionne une fois que Cliniko alimente votre rapport

CRMConnect Cliniko et ActiveCampaign synchronisent automatiquement l'activité de vos patients avec vos outils marketing et de reporting. Chaque contact conserve l'historique complet de ses rendez-vous : lieu de consultation, date du dernier rendez-vous, nombre total de rendez-vous et nombre de rendez-vous récents. À la fin de chaque rendez-vous, le nom du praticien, le lieu et le type de rendez-vous sont automatiquement ajoutés au profil du contact. La facturation est également synchronisée.

Cela signifie que les rapports de votre outil marketing et les campagnes marketing elles-mêmes utilisent les mêmes données mises à jour en continu. Fini le rituel mensuel des feuilles de calcul !

Voici ce que vous pouvez voir en direct :

• Point de vue d'un praticien : nombre de rendez-vous honorés par mois, première consultation par rapport aux consultations de suivi et valeur moyenne des factures.
• Vue d'ensemble par localisation : rendez-vous honorés, acquisition de nouveaux patients et répartition entre nouveaux patients et patients réguliers.
• Une vision à long terme de l'engagement : celle des patients dont le premier rendez-vous remonte à six mois, qui sont toujours suivis et qui ont cessé de l'être. C'est cette vision dont l'équipe marketing a le plus besoin, mais elle n'a actuellement aucun moyen d'y accéder.

Les cours collectifs prénataux et postnataux sont distincts des consultations individuelles, de sorte que la participation aux cours collectifs ne fausse jamais les statistiques individuelles d'un praticien.

Voici à quoi ressemblent généralement les chiffres

Une clinique correspondant au profil d'Aurora détecte généralement trois problèmes au cours des 60 premiers jours. Ces chiffres sont donnés à titre indicatif, mais la tendance est constante.

Premièrement, la corvée mensuelle de tableaux Excel disparaît, permettant de gagner environ une demi-journée par mois. Deuxièmement, la direction constate qu'un ou deux praticiens présentent un taux de fidélisation des patients sur six mois nettement supérieur à celui des autres, ce qui ouvre un dialogue clinique et opérationnel que les anciens rapports occultaient complètement. Troisièmement, l'acquisition de nouveaux patients par site devient visible en temps réel, permettant ainsi à l'équipe marketing de réaffecter les budgets entre les sites chaque semaine plutôt que chaque trimestre.

séances de groupe sans déformer les chiffres individuels

Les cours prénataux collectifs, les groupes de soutien postnatal et les ateliers de rééducation périnéale constituent une source de revenus essentielle pour une clinique de santé féminine et leur fréquentation doit être mesurée. Or, l'intégration de la participation aux groupes dans le nombre de consultations individuelles fausse les données. Cette intégration maintient la distinction entre les deux : une séance de groupe est enregistrée comme une participation de groupe, et non comme une consultation individuelle pour chaque participante. Ainsi, le nombre de consultations individuelles du praticien reste précis, tandis que la participation aux groupes bénéficie d'un rapport distinct.

Une chose à garder à droite

Une fois les étiquettes générées automatiquement, la tentation est grande de les utiliser comme un second dossier patient. Résistez à cette tentation. Ces étiquettes servent uniquement à la communication et au marketing. Le dossier patient, lui, est enregistré dans Cliniko. Si vous créez des étiquettes comme « patiente enceinte » ou « patiente en période post-partum », arrêtez immédiatement. La première n'a pas sa place dans un outil marketing : elle relève du contexte clinique et implique une procédure de consentement. Quant à la seconde, si elle doit être utilisée, elle doit provenir de Cliniko et non être saisie manuellement.

Pourquoi cela est important pour votre pratique

L'étiquetage automatique des praticiens et des lieux à la fin des rendez-vous constitue la base. Commencez par mettre en place ce système, puis élaborez les rapports.

Veuillez séparer les numéros de rendez-vous individuels et de groupe, car leur mélange fausse les tableaux de bord des praticiens. N'oubliez pas que les supports marketing ne constituent pas un dossier patient. Cliniko, lui, en est un. L'intégration permet de synchroniser les deux sans risque de confusion.

Vous souhaitez voir CRMConnect Cliniko intégré à ActiveCampaign en action ? Consultez la page de l'application API.