צמצמו אי-הגעה לטיפולי כירופרקטיקה בעזרת תזכורות לפגישות קליניקו ו-HubSpot

שיעור של 14 אחוזים של "לא הגיעו" מרגיש כמו בעיית משמעת בקבלה. בדרך כלל זה לא כך. אם הצוות שלכם שולח תזכורות רק כשהם זוכרים, ורודף אחרי מטופלים שלא הגיעו רק כשהלו"ז במקרה שקט, הבעיה האמיתית היא ששום דבר לא קורה אוטומטית. התייחסו לזה כבעיית משמעת ותרכשו עוד תוכנות תזכורות, תפעילו עוד מפגשי צוות ותישארו על 14 אחוזים לנצח.

קחו לדוגמה דוגמה: Cedar Park Chiropractic, מרפאה היפותטית עם שני סניפים ו-6 כירופרקטורים. דלפק הקבלה שלהם שולח תזכורות ידניות כשיש להם רגע פנוי. שיחות חוזרות למטופלים שלא הגיעו מתרחשות רק כאשר לוח הזמנים שקט, וזה בדיוק הזמן הלא נכון, מכיוון שהלוח זמנים שקט מכיוון שמטופלים לא מזמינים תור מחדש. שיעור "לא הגיעו" עומד על 14 אחוזים ונשאר שם.

מה באמת עולה לכם על תזכורות ידניות

פקיד קבלה שמתקשר למטופלים הוא שיטת התזכורת היקרה ביותר שמרפאה יכולה להפעיל. עובד קבלה עולה 20 עד 30 דולר לשעה לאחר סופרים את הכל, ובשעה זו הם עשויים להגיע ל-25 מטופלים, שמחציתם עוברים לתא קולי. זה יותר מ-2 דולר לכל ניסיון יצירת קשר עבור עבודה שניתן לבצע באופן אוטומטי עבור חלקיק של סנט.

אפליקציות תזכורות עצמאיות זולות יותר אך בוטות. הן פועלות לפי לוח זמנים קבוע (24 שעות לפני, שעתיים לפני) בלי מושג איזה סוג של תור מתקרב, מי המטפל, או האם המטופל החמיץ בעבר. הן לא יכולות לשלוח הודעה אחת למטופל חדש לגמרי והודעה אחרת למישהו בביקור הרביעי שלו במסגרת תוכנית טיפול. והן לא יכולות ליצור קשר ברגע שמטופל לא מגיע, כי הן אף פעם לא רואות שזה קרה.

כיצד פועלת מערכת תזכורות פעילה תמידית

כאשר CRMConnect מחבר את Cliniciko ל-HubSpot, לוח הזמנים החי שלך הופך למנוע שמאחורי כל תזכורת והודעת זיכוי. תאריך התור הבא, שעתו, המטפל וסוג התור של המטופל עוברים אוטומטית לתיק השיווק שלו. כאשר סטטוס של תור משתנה ב-Cliniko (הוזמן, הגיע, לא הגיע, בוטל), שינוי זה משתקף מיד. התזכורות שלך תמיד פועלות לפי לוח הזמנים האמיתי, לעולם לא בעותק בן יום, ואף אחד לא צריך לשמור רשימה נפרדת מסונכרנת.

הנה מה שזה מאפשר, ומה שרואה דלפק הקבלה שלכם.

תזכורות לפני פגישה שנשמעות אישיות. כל מטופל עם תור שנקבע מראש מקבל רצף: 48 שעות יציאה, הודעת טקסט עם שם הכירופרקט שלו וסוג הביקור; 24 שעות יציאה, הודעת אישור בדוא"ל עם קישור אישור בלחיצה אחת; שעתיים יציאה, הודעת טקסט סופית. הקבלה לא עושה כלום. הם פשוט רואים אישורים חוזרים.

התאוששות מאי הגעה באותו היום. ברגע שקליניקו מסמנת תור כאי-הגעה, שני דברים קורים אוטומטית. המטופל מקבל הודעה חמה ולא מלחיצה ("שמנו לב שפספסת היום, רוצה שנמצא זמן חדש?"), ומשימה נוחתת על מנת שהקבלה תמשיך לעקוב אחריה תוך מספר שעות. סדרה קצרה של מיילים נוספים תישלח במהלך השבוע הבא אם המטופל לא יקבע תור מחדש.

דחיפה עדינה למטופלים שנסחפו מהדרך. כאשר מטופל לא היה בבית במשך 45 יום ולא הוזמן דבר, הוא מקבל אוטומטית הזמנה בשתי לחיצות להזמנה מחדש, עם קישור ישיר לדף ההזמנות המקוון שלך בקליניקו. אף אחד לא צריך להריץ דוח כדי למצוא אותו.

מטופלים מוגנים נשארים מחוץ למסרים שיווקיים. מטופלים שסומנו בקליניקו עם סטטוס החזקה או מקרה רגיש אינם נכללים באופן אוטומטי ברצפים אוטומטיים אלה. הסימון שכבר הגדרתם בקליניקו עושה את העבודה.

איך זה נראה מבחינת הכנסות

בפריסה לדוגמה התואמת את הפרופיל של סידר פארק, מרפאה בדרך כלל מורידה את שיעור אי-ההגעה מ-14 אחוזים ל-7 עד 9 אחוזים ברבעון הראשון, רק בזכות רצף התזכורות. דחיפה של מטופלים שלא התייצבו מחזירה בדרך כלל 12 עד 18 אחוזים מהמטופלים שהיו שקטים במשך 45 הימים האחרונים. בביקור ממוצע של 90 דולר ו-200 מטופלים שלא התייצבו מרפאה בחודש, זוהי הכנסה אמיתית שהוחזרה. זמן הקבלה המושקע בהודעות תזכורת ושיחות זיכוי יורד ב-6 עד 10 שעות לכל מיקום בשבוע. שום דבר מזה לא דורש גיוס חדש. היא זקוקה למערכת שתמיד יודעת מה בלוח הזמנים.

איפה עובר הגבול: אדמיניסטרטיבי לעומת קליני

התזכורות וההחזרות המתוארות כאן הן אדמיניסטרטיביות. הן אינן טיפול קליני, והקו משנה. כל דבר שנוגע לקשר הקליני שייך למטפל, לא להודעה אוטומטית:

• מעקב לאחר אירוע חריף צריך להגיע ישירות מהכירופרקט המטפל, ולא בסדרת מיילים כללית לאחר ביקור.
• פרטים ספציפיים על תלונה, אבחנה או תוכנית טיפול של מטופל לעולם לא צריכים להופיע במסר שיווקי. זה נשאר בקליניקו.
• יש להשמיט מטופלים בקטגוריות מוגנות (פיצויי עובדים, תאונות דרכים, קטינים) משיווק אוטומטי כברירת מחדל, עם אפשרות להצטרף באופן מפורש רק אם הדבר מתאים.

למה זה חשוב לתרגול שלך

אי-הגעה אינה סימן לכך שהצוות שלכם חסר משמעת. היא סימן לכך שהלו"ז שלכם לא מניע את התזכורות שלכם. ברגע שהפגישות בזמן אמת שלכם בקליניקו מפעילות תזכורות, החלמה מאי-הגעה ופנייה למטופלים שלא התייצבו באופן אוטומטי, המשימות המביכות והקלות לשכחה פשוט קורות, בכל פעם, עבור כל מטופל. דלפק הקבלה שלכם מקבל שעות בחזרה. לוח הזמנים שלכם מתמלא. ואתם שומרים על קו ברור בין תזכורות אדמיניסטרטיביות שגרתיות לבין שיחות קליניות שתמיד צריכות להיות שייכות לרופאים שלכם.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-HubSpot בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.