דוחות רבעוניים מהירים יותר של מועצת הקרן עם DonorPerfect ו-Keap

דיווח על מלגות תרומות הוא המשימה עתירת העבודה ביותר בגיוס מלגות, וכמעט אף אחת מהעבודה אינה דורשת מחשבה אמיתית. נציג פיתוח מבלה יומיים מלאים בכל רבעון באיסוף סכומי תרומות לפי קרן, התאמתם ידנית לנתוני מעורבות ממערכת אחרת, עיצוב גיליון עבור כל מלגה ושליחת קבצי PDF בדוא"ל ליושבי ראש הוועדות. שלושה עשר שבועות לאחר מכן, הם עושים הכל שוב.

הדירקטוריון שלכם לא צריך שהעבודה תהיה קשה. הוא צריך שהמספרים יהיו נכונים. הסיבה שזה קשה היא פשוטה: מערכת אחת יודעת מה אנשים תרמו ולאיזו קרן, ומערכת אחרת יודעת מה הם קראו, פתחו והשתתפו. חיבור שתי התצוגות הללו ידנית בכל רבעון הוא צוואר הבקבוק כולו.

מה באמת עולה רבעון ידני

יומיים של צוות מיומן, ארבע פעמים בשנה, הם שישה עשר ימי עבודה בשנה המושקעים בהעתקה והדבקה. זהו זמן ששותף הפיתוח שלכם אינו מבלה בשיחות טלפון עם תורמים, ביקורי ניהול או עבודת קשרים שבאמת מגדילה את הקרן.

זה גם שברירי. כל דוח נבנה מחדש ידנית, מה שאומר שכל דוח הוא הזדמנות חדשה להחליף מספר, להגיש מתנה בצורה שגויה, או להדביק את הסכום מהרבעון האחרון לגיליון הרבעון הנוכחי. מלגות חסכוניות נושאות נוסח הגבלות משפטיות שחייב להופיע בצורה נכונה בכל דוח. דוח ניהול המייצג באופן שגוי הגבלה אינו בעיית תקציב, אלא בעיית ציות, ואלו מסיימות את הקריירה שלהן.

יש גם עלות תזמון. ועדות תרומות מתכנסות לעתים קרובות לקראת סוף הרבעון, כאשר השבועיים האחרונים חשובים ביותר: תרומה של תורם גדול, התחייבות לזכר הקרן, ביקור של יו"ר הדירקטוריון. דו"ח שנבנה על סמך הנתונים של השבוע שעבר פשוט אינו משקף את מצב הקרן כיום.

דרך טובה יותר להכין את הדוח

CRMConnect מחבר את DonorPerfect ל-Keap כך שמידע על הקרנות ומעורבות התורמים נמצאים יחד, באותו תיק תורמים, ומתעדכנים בנפרד.

כל תרומה נושאת את ייעוד הקרן, ההגבלות והמטרה שלה באופן אוטומטי. כל אחת ממלגות התרומה שלך הופכת לקטגוריה נקייה וניתנת לבחירה ולא להערה חופשית. היסטוריית התרומות לכל תורם לכל קרן נמצאת ממש ליד תמונת המעורבות. Keep כבר עוקב אחר: פתיחת אימיילים, לחיצות, השתתפות באירועים. מכיוון ששני חצאי סיפור התורם נמצאים במקום אחד, ההצטרפות הרבעונית שנהגת לעשות באופן ידני כבר בוצעה.

איך זה עובד עבור הצוות שלך

קרן המלגות של Picture Summit, קרן מלגות לדוגמה הקשורה לאוניברסיטה עם 38 מלגות ו-5,200 תורמים לבוגרים. הנה הדוח במילים פשוטות.

כל מלגה מקבלת תצוגה שמורה משלה: כל תורם לקרן זו, תרומתו אליה לכל החיים, תאריך התרומה האחרון שלו, ההתחייבות האחרונה שלו והשתתפותו האחרונה באירוע, הכל על מסך אחד. נוסח ההגבלות החוקיות עבור המלגה נמצא בתוך התצוגה, כך שיושבי ראש הוועדות רואים את ההקשר מבלי לחפש אותו.

רשימת מעקב נפרדת עוקבת אחר התורמים המובילים לכל קרן לפי משך הזמן שעבר מאז התקשרותם האחרונה. כל מי ששותק במשך 90 יום מפעיל משימה עבור קצין הפיתוח שהוקצה לו, כך שמערכת יחסים מתקררת נתפסת תוך שבועות במקום בפגישה הרבעונית הבאה.

כאשר מגיע יום הדוח, נציג הפיתוח פותח כל תצוגה שמורה, מייצא אותה ושולח אותה. זמן ההכנה יורד משש עשרה שעות לשלוש או ארבע.

מה המשמעות של זה עבור גיוס הכספים שלך

תוצאות מייצגות מקרנות מלגות דומות לאחר אימוץ גישה זו:

• הכנת הדוחות הרבעוניים יורדת מכ-16 שעות לכארבע שעות, הפחתה של 75 אחוז.
• יושבי ראש ועדות מדווחים על שביעות רצון גבוהה יותר, משום שלראשונה כל דוח מלגה כולל הקשר למעורבות, ולא רק כספים.
• קשרים מתקררים בין תורמים גדולים נלכדים בשבועות במקום ברבעונים, הודות לרשימת המעקב השקטה של 90 יום.
• סקירת התאימות השנתית הופכת מהירה יותר, מכיוון ששפת ההגבלות מאוחסנת באופן עקבי ולא קבורה בנרטיב.
• הסיפורים לכל מלגה שכותבים קציני הפיתוח שלכם משתפרים, משום שנתוני מתן ונתוני מעורבות נמצאים זה לצד זה בתצוגה אחת במקום בתיקיית ייצוא.

האזהרה הכנה: זה לא מבטל את הסקירה הרבעונית של נציג הפיתוח. אדם עדיין צריך לקרוא את הנתונים ולכתוב את הנרטיב. מה שנעלם הוא תהליך האינסטלציה של הגיליון האלקטרוני, לא השיפוט. קרנות שציפו שזה יחליף תפקיד של צוות התאכזבו; קרנות שציפו שזה יפנה את האדם הזה ליותר שיחות תורמים ופחות אקסל היו מרוצים.

אחריות ופרטיות ראויות לתשומת לב. למקבלי מלגות יש ציפייה שונה לפרטיות מאשר לתורמים. סיפורי מקבלים המשמשים בדוחות צריכים תמיד להיות מורשים להצטרף, עם זכות לבטל. לאוניברסיטאות רבות יש מדיניות ספציפית לגבי מה שניתן לשתף עם תורמים וחברי ועדה, ויש לשמור את נתוני המקבלים מחוץ לתצוגה של הוועדה כברירת מחדל, אלא אם כן מדיניות זו מאפשרת זאת.

מה לשמור על אנושיות

הפיתוי הוא לדחוף לכיוון דוח אוטומטי לחלוטין. התנגדו לו. הפכו את המספרים, סיכומי המעורבות, התצוגות לפי מלגה, ורשימות המעקב לאוטומטיות. השאירו את הפרשנות הנרטיבית, החלק שמסביר מדוע מלגה אחת מציגה ביצועים גבוהים ואחרת אינה ממומנת כראוי, לשותף הפיתוח שלכם. יו"ר הדירקטוריון יכול להבחין בהבדל בין נתונים עם הקשר לנתונים בלעדיו תוך שלושים השניות הראשונות של פתיחת הדוח.

שמרו גם על המלצת האחריות כאנושית. רשימת המעקב של 90 יום של שקט היא דגל, לא החלטה. הצעד הנכון הבא עבור תורם גדול ושקט תלוי בדברים שדו"ח לא יכול לראות: הפסד לאחרונה, מעבר ידוע בחיים, העדפת תזמון שנדונה בעבר. קצין הפיתוח שלכם הוא זה שמחליט, לא לוח המחוונים.

רוצים לראות את CRMConnect DonorPerfect בפעולה?

צפה בדף אפליקציית ה-API.