ייחוס גיוס תרומות עמית לעמית עם DonorPerfect ו-Keap

גיוס כספים בין עמיתים הוא מבול פתאומי. מרוץ 5K בסוף השבוע מביא 300 עד 800 מתנות ב-48 שעות, כל אחת קשורה לקפטן קבוצה ספציפי, ערוץ ספציפי (סטורי באינסטגרם, הודעת טקסט קבוצתית, אימייל של הקפטן) ופניה ספציפית. עד יום שני בבוקר, אתם אמורים להיות מסוגלים לראות בדיוק מאיפה הגיעה כל מתנה. בפועל, יש לכם ערימה של רשומות מתויגות למחצה ושותף פיתוח שבונה טבלת ציר מייצוא.

הנפח אינו הבעיה. הבעיה היא שכל מה שצריך כדי לתת קרדיט לתרומה, לקמפיין, לקריאה, לקפטן, לערוץ, מתועד במערכת אחת, בעוד שמעקב התורמים שלכם נמצא באחרת. כאשר שני אלה אף פעם לא מתחברים, הייחוס מתפרק ברגע שהתרומה מתועדת.

כמה עולה לך ייחוס מבולגן

כשאי אפשר לדעת איזה קפטן נהג איזו מתנה, שלושה דברים סובלים.

אי אפשר להודות לתורמים כראוי. תורם שתרם כי השכן שלו ביקש זאת, צריך לשמוע בחזרה את קולו של השכן, במהירות. אם הקשר עם הקפטן אבד, כל תודה נשמעת כאילו הגיעה מאדם זר.

אי אפשר לרוץ כמו שקפטנים מצפים לרוץ בטבלת המובילים. קפטנים שמרעננים את הדירוג שלהם כל 30 דקות במהלך הריצה של יום שבת ישימו לב אם הם מסתכלים על המספרים של אתמול. קפטנים שמרגישים שמתעלמים מהם במהלך האירוע שלהם נוטים הרבה פחות לחזור בשנה הבאה, וגיוס והכשרה של קפטנים חדשים הם אחת העלויות החוזרות והיקרות ביותר בגיוס כספים בין עמיתים.

ואי אפשר ללמוד כלום. בלי נתוני ערוצים נקיים, "אנחנו חושבים שאינסטגרם עבדה" היא המסקנה הטובה ביותר שאפשר להגיע אליה אחרי האירוע, מה שאומר שהאימון של השנה הבאה הוא בגדר ניחוש.

דרך טובה יותר לעקוב אחר כל מתנה

CRMConnect מחבר את DonorPerfect ל-Keap כך שפרטי הקמפיין, הפנייה, הערוץ וקפטן הקבוצה בכל מתנה מועברים אוטומטית ומגיעים בזמן כדי להיות שימושיים.

כל קפטן הופך לקטגוריה שבה הדוחות ודוא"ל התודה שלכם יכולים להשתמש. קפטנים חדשים שנוספו לפני האירוע מופיעים מבלי שאף אחד צריך להזין אותם מחדש. מתנות זורמות תוך דקות במהלך סוף השבוע של האירוע, כך שלוח המובילים נשאר פעיל. כאשר האירוע מסתיים, הסכומים הסופיים לכל קפטן זורמים חזרה ל-DonorPerfect, כך שהדוח השנתי שלכם יוצא נקי ללא סבב שני של התאמה.

איך זה עובד עבור הצוות שלך

דמיינו את קרן פטריוט ברידג' לוותיקים, ארגון ללא מטרות רווח לאומי לתמיכה בוותיקים המפעיל תוכנית וירטואלית עמית לעמית של למעלה מ-5,000 מטר. הנה הגישה במילים פשוטות.

לפני האירוע, תגדירו תוכנית שמות ברורה כך שכל מתנה תוכל להיות קשורה לקמפיין, לערוץ ולקפטן. במהלך האירוע, הפרטים הללו יגיעו אוטומטית לכל מתנה.

קפטנים רואים לוח מובילים חי בקישור משותף, שמתרענן כל כמה דקות במהלך סוף השבוע. כל מתנה מפעילה הודעת תודה אישית ששמו של הקפטן: "ג'ון גייס את המתנה הזו עבור הצוות שלנו. הנה הסיבה מדוע התמיכה שלכם חשובה". תצוגת ערוץ מראה האם הודעות טקסט ברשתות חברתיות, בדוא"ל או בקבוצות הכניסו את הסכום הרב ביותר לקפטן, מה שהופך לבסיס לאימון טרום-אירוע בשנה הבאה.

כאשר האירוע מסתיים, הסכומים הסופיים לכל קפטן נכתבים בחזרה כך שהדוח השנתי יוצא ישירות מ-DonorPerfect ללא צורך בהתאמה נוספת.

מה המשמעות של זה עבור גיוס הכספים שלך

תוצאות מייצגות מתוכניות עמית לעמית לאומיות דומות לאחר אימוץ גישה זו:

• לוח התוצאות של הקפטנים עובר מתצוגה מחדש של יום שני בבוקר לתצוגה חיה, שמתרעננת כל כמה דקות במהלך האירוע.
• תובנות הערוץ עוברות מ"אנחנו חושבים שאינסטגרם עבדה" ל"אינסטגרם סיפקה מתנה ממוצעת של 42 דולר, הודעות טקסט קבוצתיות סיפקו 68 דולר, אז העבירו את האימון של השנה הבאה לכיוון של הודעות טקסט".
• זמן התודה לכל קפטן יורד מ"בתוך שבוע" לפחות מ-15 דקות מרגע שליחת המתנה.
• שימור הקפטנים בשנת האירוע הבאה עולה בדרך כלל ב-15 עד 25 אחוזים, מכיוון שהקפטנים רואים זיהוי בזמן אמת ומקבלים דוחות מותאמים אישית לאחר האירוע.
• זמן התגובה של הדוחות השנתיים יורד מהתאמה של מספר שבועות לייצוא באותו היום, מכיוון שהייחוס הסופי נמצא בצורה חלקה ב-DonorPerfect ברגע סגירת האירוע.

האזהרה הכנה: זה לא יכול לתקן הרגלים רשלניים בטופס התרומה. אם קפטנים משתפים קישורים גנריים במקום קישורים מותאמים אישית משלהם, הייחוס עדיין נשבר. קודם כל תכינו את הקפטנים, ואז תטמיעו את השאר.

אזהרה שנייה: טבלת מובילים חיה עלולה ליצור תחרות לא בריאה אם היא לא ממוסגרת היטב. כמה ארגונים ראו קפטנים שנשרפים במרדף אחר המקום הראשון בדרכים שפגעו בגיוס בשנה הבאה. נסגרו את טבלת המובילים סביב תרומה קבוצתית וצמיחה אישית, ולא דירוג אישי, אחרת העלות לטווח ארוך עלולה לעלות על העלייה בטווח הקצר.

פרטיות התורמים עדיין תקפה. קפטנים צריכים לראות ספירות וסכומים מצטברים עבור הצוות שלהם, ולא את זהותם של תורמים בודדים, אלא אם כן אותם תורמים בחרו להיות גלויים. קפטנים אינם צריכים לדעת מי מאנשי הקשר האישיים שלהם תרם 500 דולר לעומת 50 דולר.

השבוע שלאחר האירוע

העומס של סוף השבוע של האירועים הוא רק חצי מהערך. השבוע שאחריו הוא המקום שבו נבנית או אובדת שימור לקוחות.

תורמים שתרמו לקבוצת קפטן צריכים לשמוע מקפטן זה, או הודעה הנושאת את שמו, תוך חמישה ימים. אנשים שהשתתפו אך לא תרמו צריכים להיות מופנים למעקב עדין לגבי השנה הבאה. תורמים חדשים לאירוע צריכים להיכנס למסלול טיפוח נפרד שמטרתו להפוך אותם לתומכים לאורך כל השנה, ולא רק למשתתפים ביום האירוע.

כל זה מתאפשר משום שפרטי הקפטן, הערוץ ופרטי המתנה לעומת הנוכחות נשמרים. בלעדיהם, המעקב שלאחר האירוע הוא תרגיל ידני שנגנז עד יום רביעי. לאחר מכן, מדובר בשלושה רצפים שמורים שמופעלים בליל ראשון ונמשכים לאורך השבוע שלאחר מכן מבלי שאף אחד ייגע בהם.

רוצים לראות את CRMConnect DonorPerfect בפעולה?

צפה בדף אפליקציית ה-API.