לוחות מחוונים לגיוס כספים מוכנים לוועד המנהל עבור רדיו קהילתי עם DonorPerfect ו-Mailchimp

מנהל כללי של תחנת רדיו קהילתית לא אמור להרכיב את לוח הזמנים של הוועדה בשבת אחר הצהריים. ובכל זאת, זה בדיוק מה שקורה בכל רבעון. המספרים הפיננסיים חיים במערכת אחת ונתוני המעורבות חיים באחרת, וחיבורם ידנית גוזל סוף שבוע שלם. לוח הזמנים הופך בסופו של דבר לאותו פריסה ממוחזרת עם תאים מעודכנים ידנית, המוצגים בפגישה ואז נשכחים עד למחזור הבא.

הדירקטוריון שלך לא צריך מפואר. הדירקטוריון שלך צריך דיווחים מדויקים, עדכניים ועקביים. דיווחים רבעוניים גוזלים הרבה יותר זמן של הצוות ממה שהם צריכים, מכיוון שההתאמת שתי המערכות היא ידנית, והתאמה ידנית היא שברירית.

כמה עולה לך ריצת סוף השבוע

חפיסת לוחות שנבנית ביד כל רבע היא חפיסה שאף אחד לא סומך עליה לחלוטין. כל דמות מועתקת ממקום אחד למשנהו, מה שאומר שכל דמות היא הזדמנות להחליף ספרה או להדביק מספר ישן. כאשר חבר לוח מזהה שגיאה אחת, הביטחון בחפיסה כולה יורד.

תזמון הוא העלות השנייה. דוח שנבנה מנתוני השבוע שעבר בסדר גמור לסקירה חודשית שגרתית וחסר תועלת במהלך מבצע גיוס תרומות של 72 שעות. במהלך מבצע, המנהל הכללי שלך צריך לדעת כמה תומכים חדשים הגיעו הבוקר, לא כמה הגיעו אתמול.

יש גם עלות עקביות. ספירת המשמרים תלויה בסיווג קבוע ואמין. אם לוח המחוונים של הפורום שלך מראה 3,412 משמרים ביום שני ו-3,408 ביום שלישי בגלל שמישהו שינה קטגוריה ידנית, הפורום מפסיק להאמין למספר. ספירות שמתעדכנות מעצמן נשארות יציבות; ספירות שמתוחזקות ידנית לא.

דרך טובה יותר לדווח לדירקטוריון שלך

MailConnect מחבר את DonorPerfect ל-Mailchimp כך שהנתונים הפיננסיים ונתוני המעורבות שלכם נמצאים במקום אחד, ומתעדכנים בערך כל 15 דקות.

הסכומים שהלוח שלכם שואל עליהם, סך ההכנסות, מספר התורמים, תרומה ממוצעת, מספר התורמים לפי קבוצה, נמצאים ברשומת איש הקשר ומצטברים אוטומטית. חלוקת קהלים כגון תומך חדש, תומך קיים, שדרוג, שדרוג לאחור ותאריך תפוגה נשארת מדויקת ללא צורך במיון מחדש. סטטוס התומך וייעוד התרומה מוצגים כך שלוח המחוונים יכול לנתח את התוצאות לפי קבוצה. איכות הרשימה נשמרת בפני עצמה, מה ששומר על נתוני מעורבות כנים.

איך זה עובד עבור הצוות שלך

דמיינו את רדיו קהילתי KCST, תחנת רדיו קהילתית מדגימה עם 8,700 מנויים ו-3,400 חברים תומכים. הנה לוח המחוונים במילים פשוטות.

תצוגת בריאות התורמים מציגה את סך כל התורמים, את השינוי נטו החודש, את הסכום החודשי הממוצע ואת הוותק החציוני, כשהיא מתעדכנת כל 15 דקות. במהלך נסיעה של 72 שעות, תצוגה שעתית נפרדת מציגה תרומות בשעה האחרונה, תורמים חדשים, סכום חודשי ממוצע ואחוז מהיעד, מפורקת לפי אופן הגעה לתורמים.

תצוגה משנה לשנה משווה את אותו רבעון או אותו סוג כונן על פני שנים, ומכיוון שהשדות הבסיסיים יציבים, השוואה זו היא תצוגה שמורה ולא בנייה מחדש ידנית.

בראש לוח המחוונים נמצאים חמשת המספרים שהדירקטוריון שלכם שואל עליהם בפועל: סך ההכנסות מתחילת השנה, שינוי נטו במספר התורמים, תרומה ממוצעת, שינוי נטו במספר התורמים ועלות לכל תורם שנרכש. כל השאר נמצא למטה. חברי הדירקטוריון מקבלים קישור לקריאה בלבד, כך שהישיבה הרבעונית נפתחת עם לוח מחוונים חי על המסך במקום שקופית סטטית.

מה המשמעות של זה עבור גיוס הכספים שלך

תוצאות מייצגות מתחנות קהילתיות דומות לאחר אימוץ גישה זו:

• הכנת לוחות דק רבעונית יורדת מכ-12 עד 15 שעות לפחות משעתיים.
• החלטות המבוססות על התחייבות מתקבלות על נתונים לפי שעה במקום על נתונים של היום הבא, מה שבמהלך אירוע של 72 שעות מהווה את ההבדל בין התאמת המצגות שלכם באמצע הנסיעה לבין למידה של הלקח בשנה הבאה.
• מעורבות הדירקטוריון עם לוח המחוונים הופכת לאיתות מוקדם ושימושי למעורבות הדירקטוריון עם הארגון בכללותו.
• השוואות משנה לשנה מפסיקות להיות איכותיות והופכות לכמותיות, מה שמשנה את השיח האסטרטגי.
• חתמים שמבקשים מדי פעם הקשר לגיוס כספים מקבלים תצוגה נקייה וניתנת לשיתוף במקום שרשור דוא"ל שמעכב את המנכ"ל במשך שעות.

האזהרה הכנה: לוח מחוונים לא מתקן היגיינת נתונים לקויה. אם הקטגוריות הבסיסיות שלך אינן עקביות, לוח המחוונים יחשוף את חוסר העקביות במקום תובנות. נקו תחילה את הקטגוריות, לאחר מכן בנו את לוח המחוונים.

פרטיות התורמים חלה גם על תצוגות פנימיות של הדירקטוריון. ספירות מצטברות וסכומי הכנסות מתאימים לפיקוח הדירקטוריון; זהויות וסכומים של תורמים בודדים בדרך כלל אינם מתאימים, אלא אם כן תורם בחר במפורש לקבל הכרה. לוח מחוונים המפרט "10 התורמים המובילים לפי תרומה לכל החיים" עם שמות מצורפים חוצה גבול שרוב התורמים אינם מצפים לו. בנו את לוח המחוונים כך שזיהוי אישי ידרוש פירוט ממוקד עם בקרות גישה מתאימות, ולא את התצוגה המוגדרת כברירת מחדל.

מה לשמור מחוץ לתצוגת הלוח

לוחות מחוונים נכשלים לעתים קרובות יותר עקב יותר מדי מאשר עקב מעט מדי. תצוגת לוח עם 20 תרשימים מאבדת את המיקוד; אותה תצוגה עם חמישה תרשימים ומחוון תקינות במבט חטוף מניעה את השיחה.

אל תציגו מדדי יהירות. סך פתיחות אימיילים, חשיפות ברשתות חברתיות, מספר הורדות פודקאסטים: הם לא מרשימים אף אחד והם דוחקים את המספרים שהדירקטוריון יכול לפעול עליהם. שעות שידור בשידור חי, ערך צינור חתמים, עלות למממן שנרכש: אלו המספרים ששווים את תשומת ליבו של הדירקטוריון.

שמרו על תצוגה נפרדת ועמוקה יותר עבור המנכ"ל ומנהל הפיתוח, ושמרו על נקודת מבט נחרצת של הדירקטוריון לגבי ההיקף. אם מדד לא משנה החלטה ברמת הדירקטוריון, הוא לא שייך לתצוגת הדירקטוריון. תחום זה הופך להיות קשה יותר כאשר הוספת "רק עוד תרשים אחד" היא בלחיצה אחת, ולכן זה חייב להגיע מהמנכ"ל, לא מהכלי.

רוצים לראות את MailConnect DonorPerfect בפעולה עם Mailchimp?

צפה בדף אפליקציית ה-API.