ניהול נתונים של קליניקו ו-HubSpot: שתפו נתוני שיווק, שמרו על הגנה מפני PHI

יש גרסה של השיחה הזו שמתרחשת בכל מרפאה לבריאות הנפש שאי פעם שקלה להוסיף כלי שיווק. השיווק רוצה לשלוח אימייל רבעוני לאישור הגעה ופתק ליום הולדת. המנהל הקליני, בצדק, מציין שברגע שרישומי הפגישה, האבחונים או תוכניות הטיפול עוזבים את המערכת הקלינית, למרפאה יש בעיה גדולה בהרבה מרשימת תפוצה שקטה. השיחה מסתיימת בדרך כלל בכך שהשיווק מקבל תשובה "לא" ורשימת התפוצה נשארת שקטה.

קחו דוגמה להמחשה: Wellspring Counseling Associates, מרפאה היפותטית המתמקדת בטלרפואה, עם 12 מטפלים מורשים וכ-5,500 לקוחות פעילים. תחום השיווק רוצה את HubSpot. המנהל הקליני צודק כשהוא זהיר. התשובה הנכונה אינה "לא". אלא "כן, וזה בדיוק מה שכן עוזב ומה שלא עוזב את קליניקו".

למה "שתף הכל" היא ברירת המחדל הלא נכונה

הנוחות של הגדרה של "שתף את כל הנתונים שלי" בלחיצה אחת היא בדיוק מה שהופך אותה למסוכנת עבור מרפאת ייעוץ. ברגע שרישומי פגישה, אבחנות, תוכניות טיפול או נרטיב קליני נוחתים בכלי שיווק, שלושה דברים רעים קורים בבת אחת. צוות השיווק שלך נמצא כעת במסגרת כל מדיניות תאימות קלינית שהמרפאה מקיימת, גם אם הם לעולם לא פותחים רשומה אחת. הרשאות המשתמש של כלי שיווק, שמעולם לא תוכננו להגן על מידע בריאותי רגיש, הופכות בשקט לבקרת הגישה הקלינית שלך. וכל תוסף שצוות השיווק מתקין ב-HubSpot יורש את הטווח של הנתונים הללו.

הגישה הנכונה בוחרת נתונים פריט אחר פריט. השיווק רואה מה השיווק צריך. קלינאים שומרים את כל השאר, בקליניקו, לאן שהוא שייך.

שלושת הדליים

כל פיסת מידע בקליניקו נופלת תחת אחת משלוש קטגוריות. ציון שמותיהן בקול רם, לפני שמפעילים משהו, היא העבודה שמונעת בעיות עתידיות:

• שיווק בטוח. שם, דוא"ל, טלפון, כתובת, העדפות שיווק, תאריך ושעת הפגישה (לא פירוט סוג הפגישה), סך כל החשבוניות (לא סעיפי שורה). זה מה שזורם ל-HubSpot.
• פעולות בטוחות. סטטוס תור (הוזמן, הגיע, אי הגעה, בוטל), באיזו מרפאה הלקוח מגיע, המטפל, אבני דרך בטיפול, מגבלות טיפול. מידע זה יכול לזרום ל-HubSpot רק כאשר למרפאה יש סיבה תפעולית ברורה לכל פריט.
• קלינאי בלבד. סיכומי מפגש, מטרות טיפול, אבחנות, ציוני הערכה, כל נרטיב קליני, כל תחום קליני בטקסט חופשי. זה לעולם לא עוזב את קליניקו.

בעל האינטגרציה והמנהל הקליני צריכים להסכים בכתב איזה פרט קליניקו נמצא באיזה קטגוריה, לפני הפעלת כל דבר. הרשימה שייכת למסמך משותף שקצין הציות יוכל לעיין בו מדי שנה.

איך עובדת התקנה מדויקת

CRMConnect Cliniciko ל-HubSpot בנוי לשיתוף נתונים פריט אחר פריט, לא הכל או כלום. ניתן לשתף פרטי קשר של הלקוח, סטטוס תורים, סך כל החשבוניות והעדפות תקשורת באופן עצמאי. ניתן לשתף את מבנה תוכנית הטיפול (אבני דרך, מגבלות פגישות, סטטוס) מבלי לחשוף את ההערות שמאחוריה. שום דבר מההערות הקליניות של Cliniciko אינו חלק ממה שמשותף. העדפות שיווק והסכמה זורמות בכיוון אחד בלבד, מ-Cliniko ל-HubSpot, כך שהמערכת הקלינית תמיד נשארת מקור האמת היחיד.

כך מגדירים זאת:

כתבו תחילה את מפת הנתונים. רשום כל פרט בקליניקו שאתה מתכנן לשתף, תייגו כל פרט בדלי שלו, ובקשו מהמנהל הקליני ומקצין הציות לחתום. פריטים המיועדים לקלינאים בלבד פשוט לעולם אינם חלק מההרכב.

שתפו פרטי קשר בטוחים למטרות שיווק בלבד. ודא שלא מופיעים פרטים קליניים בשום מקום במפה.

שתף את סטטוס הפגישה, לא את תוכן הפגישה. אם סוג הפגישה עצמו מגלה משהו קליני (לדוגמה, "הערכת קליטת טראומה"), יש להשאיר אותו בחוץ או להחליף אותו בתווית תפעולית פשוטה לפני שהוא מגיע ל-HubSpot.

שתף סכומי חשבוניות, לא סעיפי שורה. מספר חשבונית, תאריך, סכום כולל וסטטוס תקינים. סעיפים שחושפים את סוג השירות אינם תקינים.

שמרו על זרימת הסכמה בכיוון אחד. אם לקוח מבטל את הסכמתו לשיווק ב-Cliniko, עליה להגיע ל-HubSpot. העדפה ששונתה ב-HubSpot לעולם לא תחזור ל-Cliniko.

הגדר גישת HubSpot להתאמה. אסור לצוותי שיווק לראות פרטים תפעוליים שאינם נחוצים להם, ואל לצוותי תפעול לראות תוכן של קמפיינים שיווקיים שאין להם סיבה לגשת אליו.

דוגמה עובדת

אוטומציה בטוחה במערך הזה: אימייל רבעוני עם המילה "אנחנו כאן כשאתם צריכים אותנו" ללקוחות שהסכימו לשיווק ולא נקבעו להם תור ב-30 הימים הקרובים. האוטומציה יכולה לראות שאין תור שנקבע. היא לא יכולה לראות את הסיבה הקלינית לכך שאין תור. היא לא צריכה לראות.

אוטומציה לא בטוחה, לעומת זאת: אימייל של "שמנו לב שפספסת את התור האחרון שלך" שנגרם עקב אי הגעה. בהקשר של ייעוץ, ייתכן שלא ניתן לשלוח אותו דרך תשתית השיווק בכלל. הצוות הקליני צריך להיות אחראי על נקודת המגע הזו ישירות בקליניקו, תוך שימוש בשיקול דעת קליני לגבי האם וכיצד לבצע מעקב. האינטגרציה יכולה לחשוף את האות, אך מדיניות המרפאה שלך צריכה להחליט מה הופך לאימייל אוטומטי ומה נשאר שיחה בהובלת קלינאי.

מה שאתה מקבל מזה

ייעוץ מקצועי שעוקב אחר דפוס זה בדרך כלל משיג את התועלת השיווקית שרצתה, עלייה צנועה אך אמיתית של 5 עד 8 אחוזים במספר הלקוחות שחוזרים להתקשר לאחר נפילת הטיפול, ללא חשיפה לציות שממנה חששו בצדק. המנהל הקליני יכול לתאר בפסקה אחת בדיוק מה חוצה את הגבול ומה לא. לקצין הציות יש מפת נתונים שהוא יכול לסקור תוך 20 דקות בכל רבעון במקום מערך אטום שהוא צריך לפרק פרט אחר פרט.

סקירת הממשל הרבעונית

הכניסו את ההזמנה ללוח השנה עכשיו. פעם ברבעון, בעל האינטגרציה, המנהל הקליני וקצין הציות סוקרים:

• מפת הנתונים הנוכחית וכל תוספות מאז הפעם האחרונה.
• שינויי גישה ב-HubSpot, כל תפקיד חדש או שינוי הרשאה.
• כל תוספים חדשים של HubSpot שהתקין צוות השיווק, מכיוון שאלו יורשים את טווח ההגעה לנתונים המשותפים.
• מדגם של רשומות משותפות כדי לאשר שאף תוכן קליני לא חצה בטעות את הגבול.

עשרים דקות פעם ברבעון. האלטרנטיבה היא שיחה ארוכה הרבה יותר עם רגולטור.

למה זה חשוב לתרגול שלך

הפחד מאחורי "אין כלי שיווק" הוא אמיתי, והוא נכון כאשר האפשרות היחידה היא לשתף הכל. זה מפסיק להיות פחד כאשר אתה יכול לבחור, בכתב ובבדיקה בכל רבעון, בדיוק אילו פרטי לקוח השיווק רואה ואילו רשומות קליניות לעולם לא יועברו. המטפלים שלך שומרים את מה ששייך להם. צוות השיווק שלך מקבל רשימה בה הם יכולים להשתמש באחריות. קצין הציות שלך מקבל משהו קצר וברור לחתום עליו.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-HubSpot בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.