גוף נפש וקלנדרי: מסלול הזמנות הפניות ללא ניקיון דלפק הקבלה

ספא יומי משתמש ב-Calendly כדי לאסוף הזמנות הפניות. הספא מציע 14 שירותים שונים על פני שלושה ספקים, ולכל שירות יש משך זמן, מחיר, חדר וספק משלו. לא ניתן לבקש באופן סביר ממקור ההפניה, שלעתים קרובות עסק מקומי אחר, לבחור את הספק, החדר ומשך הזמן המתאימים בשמך.

אז היום הספא מפעיל קישור Calendly כללי שנקרא "הזמנת הפניות", והקבלה מנתבת כל אחד מהם ידנית. זה מבטל את כל הרעיון של הזמנה מקוונת.

גם לשותפי ההפניה שלכם יש עניין בכך. מרפאה מקומית ששולחת מטופלים לספא שלכם רוצה שהמסירה תהיה חלקה: המטופל לוחץ, קובע ומגיע. כאשר המטופל מקבל תור אחר מכיוון שהקבלה שלכם הייתה צריכה לארגן את התור, מרפאת הרופא שומעת על כך. מספיק עם המסירות הגסות והם פשוט מפסיקים להפנות.

כמה עולה לך ניקוי ידני

ניתוב מחדש ידני של כל הזמנה להפניה הוא לא רק איטי, הוא גם שברירי. דלפק הקבלה צריך לפרש הזמנה כללית, להבין את השירות והספק הנכונים, למצוא מקום פנוי אמיתי ולהזין אותו מחדש, וכל זאת בזמן שהאישור המקורי שהמטופל קיבל שגוי כעת. כל צעד הוא הזדמנות לעשות טעות שהמטופל ישים לב אליה.

יש גם בעיית זמינות מסתתרת מתחת. קישור הזמנה כללי יחיד צריך להראות זמנים שיכולים להתאים לכל אחד מ-14 השירותים שלכם. זמינות המכנה המשותף הנמוך ביותר שגויה עבור רובם. אי אפשר להכניס טיפול פנים של 30 דקות למשבצת פנויה שרק לספקי העיסוי של 90 דקות שלכם נותנת. לכן, הגדרות כלליות או מזמינות יתר על המידה ספקים ספציפיים או מסתירות את הקיבולת הקיימת בפועל. כך או כך, אתם מאבדים הזמנות והקבלה משלמת על כך בניקוי.

איך זה עובד במקום

CalendarConnect קורא את השירות שהפניה בחרה בטופס Calendly ומנתב את הפגישה שנוצרה לשירות, לספק, למיקום ולמשך הזמן הנכונים ב-Mindbody באופן אוטומטי. הוא בוחר ספק זמין מהמאגר הזכאי לשירות זה. ואם אתם מפעילים זרימות הזמנות שונות, הפניות לעומת הזמנות ישירות לעומת ייעוץ חבילות, כל אחת מהן יכולה לנתב ללוגיקה משלה.

גם הזמינות עובדת בצורה נכונה. כאשר הממליץ בוחר שירות, הטופס מציג את הזמנים הניתנים להזמנה בפועל עבור שירות זה, עם ספק זכאי, באותו מיקום, ולא תצוגה מדוללת. אתם חושפים את מלוא הקיבולת שלכם מבלי להזמין יתר על המידה אף אחד.

חדרים וציוד מכבדים. טיפול לייזר דורש חדר לייזר. עיסוי דורש חדר עיסויים. מערכת Mindbody שלכם כבר יודעת איזה שירות דורש איזה חדר, ו-CalenderConnect מכבדת זאת, כך שהקבלה לעולם לא צריכה לשנות את חדר ההזמנה רק בגלל שהמערכת ניסתה להכניס טיפול לייזר לעמדת מניקור.

מה שהגדרת

במילים פשוטות, הנה הסידור כולו. אתם שומרים קישור הזמנה אחד ב-Calendly עם תפריט נפתח פשוט לבחירת שירותים המפרט את 14 השירותים שלכם, ובוחר מיקום אם יש לכם יותר מאתר אחד. מאחורי הקלעים, כל אפשרות בתפריט הנפתח הזה מותאמת פעם אחת לשירות Mindbody שלה, מאגר הספקים, החדר ומשך הזמן.

לאחר מכן, העבודה אינה נראית לעין. שותף הפניה משתף קישור אחד. המטופל בוחר את השירות שלו, רואה את הזמינות האמיתית ומזמין. התור מגיע ל-Mindbody כהזמנה נכונה ומלאה, ללא צורך בניתוב מחדש של דלפק הקבלה. הצוות שלכם יכול לשמור דף ייחוס קצר המציג איזו אפשרות נפתחת מתייחסת לאיזה שירות, אך הם לעיתים רחוקות יזדקקו לו.

אתם גם מחליטים מה יקרה במקרה הנדיר שבו לשירות הנבחר אין ספק פנוי בזמן המבוקש. הטופס יכול להציע את הפתיחה הבאה, להציע ספק חלופי, או לחזור לקליטה כללית. אתם בוחרים את ההתנהגות המתאימה לספא שלכם.

כמה מצבים שכדאי להכיר

אם מפנה בוחר שירות שכבר אינך מציע, לדוגמה חבילה ישנה, ניתן למפות את האפשרות הישנה לשירות החלופי שלה כך שקישורי הפניה היסטוריים ימשיכו לפעול בזמן שאתה מפסיק את האפשרות הישנה לפי לוח הזמנים שלך.

אתם גם בוחרים כיצד ייבחרו הספקים מהמאגר הזכאי: סבב-רובין בצוות, איזון עומסים לפי מי שעמוס ביותר, או ספקים בכירים ייעוץ תחילה עם לקוחות חדשים. מה שמתאים לאופן שבו אתם מנהלים את הספא.

ושירות משולב, נניח מניקור בשילוב פדיקור, יכול להיות אפשרות הזמנה אחת שיוצרת שתי תורים רצופים עם המשכיות של הספק הנכון ומשך הזמן הכולל הנכון.

מה המשמעות של זה עבור הספא שלכם

קחו דוגמה היפותטית. ספא יום במיקום יחיד עם שלושה ספקים ו-14 שירותים, המפעיל כ-25 הזמנות הפניות בשבוע. לאחר יישום ניתוב זה, זמן ניתוב ההפניות בדלפק הקבלה יורד מכשלוש שעות בשבוע לאפס. המרת ההפניות משתפרת מעט, מכיוון שלקוחות מופנים מזמינים את השירות הנכון בפעם הראשונה במקום שיוזמנו מחדש יום לאחר מכן.

ההשפעה הגדולה יותר היא על תוכנית ההפניות עצמה. שותפים להפניה מרוצים יותר משום שהמטופלים שלהם מקבלים חוויה נקייה, כך ששותפים קיימים מפנים לעתים קרובות יותר. ומכיוון שמטופל מופנה כעת נוחת, מזמין, מופיע וממיר באופן אמין, הכלכלה של שיווק הפניות סוף סוף הגיונית, מה שאומר שהוא הופך לערוץ שכדאי להשקיע בו.

רוצים לראות את CalendarConnect Mindbody ל-Calendly בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.