גוף-נפש וקלנדלי: הפסיקו לאבד פניות לפגישות פרטיות למשפך דולף

מדריכת פילאטיס מוכרת מפגשים פרטיים לצד שיעורי הקבוצה שלה. רוב הפניות בנוגע למפגשים פרטיים מגיעות דרך טופס יצירת הקשר באתר שלה או דרך הודעות האינסטגרם שלה. היא עונה עם קישור ב-Calendly. הלקוח הפוטנציאלי מזמין את ההזמנה, המפגש מתקיים, ולאחר מכן המדריכת יוצרת ידנית את רישום הלקוח, רושמת ידנית את התשלום ומסמנת נוכחות ידנית.

התוצאה היא משפך דולף. חלק מהפניות מקבלות קישור ל-Calendly ואז נעלמות. חלק מההזמנות קורות אבל אף פעם לא נכנסות לרישומים שלה, כך שהספרים שלה שגויים. ולקוחות פרטיים חוזרים נכנסים שוב למשפך כלקוחות חדשים בכל פעם, כי היא מעולם לא הגדירה עבורם פרופיל מתאים.

קחו דוגמה היפותטית. מתרגלת פילאטיס סולו שמפעילה כ-18 מפגשים פרטיים בשבוע, ומתפתחת. היא חיה בדיוק עם זה במשך שנים.

למה זה עולה לכם הכי הרבה בשקט

לקוחות פרטיים הם האנשים החשובים ביותר בעסק שלכם. לקוח פרטי אחד שמגיע מדי שבוע במשך שנתיים שווה יותר מ-50 משתתפים בשיעורים ללא עלות. לכן, משפך שיווק דולף אינו רק אובדן מפגשים, אלא אובדן הקשרים בעלי הערך הגבוה ביותר שלכם, והוא אובדן מוקדם, לפני שהם הופכים ללקוחות קבועים.

מתרגלים בודדים לכודים כאן בבעיה אמיתית. אתם זקוקים לליטוש תפעולי של צוות מרובה אנשים, רישומי לקוחות מאורגנים, תזמון שעובד, מעקב שמתרחש בזמן, אבל אתם לא יכולים להרשות לעצמכם לבלות את השבוע שלכם כצוות כזה. רוב הכלים המוכנים מראש עוצרים בהזמנה ומשאירים את שאר העבודה, רישומי הלקוחות, התשלום, הנוכחות, כשיעורי בית שאתם עושים ביד, כל פעם, לנצח. החלקים המשעממים הם בדיוק החלקים שאוכלים לכם את היום ומרעיבים את משפך העבודה.

איך כל המשפך פועל מעצמו

CalendarConnect מפעילה את כל משפך הפגישות הפרטיות מקצה לקצה. הזמנה ב-Calendly יוצרת את הפגישה של Mindbody עם השירות והאורך המתאימים. אם האדם חדש, נוצר עבורו פרופיל לקוח באופן אוטומטי. אם מדובר בלקוחות קיימים, התאמה בדוא"ל, הפרופיל שלו מתעדכן במקום לשכפל. תשובות הקבלה שנתנו בטופס ההזמנה מגיעות ישירות לפרופיל שלו, כך שאתם נכנסים לפגישה כשאתם כבר יודעים מי הם ומה הם צריכים.

גם לקוחות חוזרים מטופלים בצורה חלקה. לקוחות פרטיים נוטים להזמין את אותה משבצת בכל שבוע. לאחר ההזמנה הראשונה שלהם ב-Calendly, ניתן לקבוע עבורם פגישה חוזרת ב-Mindbody, והמערכת פשוט מכבדת זאת, ורושמת פגישות חדשות רק לשינויים חד פעמיים כמו פגישת השלמה. הלקוח מזמין פגישה פעם אחת והנהלת החשבונות מטפלת בעצמה.

אותו הדבר נכון גם לגבי חבילות מפגשים. לקוחה פרטית שקונה חבילה של 10 מפגשים, המפגשים שלה סופרים לאחור אוטומטית תוך כדי השתתפות. ניתן לראות כמה מפגשים נותרו בפרופיל שלה ולבקש רכישה חוזרת לפני שייגמרו, ללא גיליון אלקטרוני וללא שיחת "אני חושב שנשארו לך שניים".

מה שהגדרת

הסידור פשוט. אתם יוצרים אפשרות הזמנה אחת של Calendly לפגישות פרטיות עם שלוש או ארבע שאלות אינטייק, ומתאימים אותה לשירות הפגישות הפרטיות שלכם ב-Mindbody. לקוחות חוזרים מקבלים התאמה אוטומטית בדוא"ל; לקוחות חדשים מקבלים פרופיל שנוצר. תשובות הקליינט מתחברות לתיק הלקוח. לאחר מכן אתם מחלקים את קישור Calendly לכל מקום: באתר האינטרנט שלכם, בביוגרפיה שלכם באינסטגרם, בחתימת הדוא"ל שלכם.

משם, כל פנייה שממירה הופכת ללקוח מוגדר כראוי ללא עבודת אדמיניסטרציה מצידך. שתי פעולות מעקב פשוטות משלימות את התוצאה: אימייל קבלת פנים חם שנשלח אוטומטית מיד לאחר הזמנה חדשה, שנכתב פעם אחת על ידך, ודחיפה עדינה לחידוש הקשר עבור לקוחות שמקורם ב-Calendly ולא הזמינו במשך 30 יום. אתה כותב את ההודעות פעם אחת; המערכת מטפלת בתזמון ובמיקוד.

כמה מצבים שכדאי להכיר

מפגשים פרטיים מתומחרים לעיתים קרובות בצורה שונה משיעורים קבוצתיים, והשירות שאליו אתם מיפויים את ההזמנה נושא את המחיר הנכון, כך שהתמחור מטופל ללא כל עבודה נוספת בזמן ההזמנה.

גם מדיניות הביטולים שלך מכובדת. אתה מגדיר את המדיניות שלך ב-Mindbody, הודעה מראש של 24 שעות, עמלת איחור, עמלת אי הגעה, וביטולים מאוחרים ואי הגעה מסומנים בתור, כך שתוכל להחיל את העמלה בהתאם למדיניות שלך ללא שיחה מביכה של כל מקרה לגופו. עבור מטפל יחיד, זה כסף אמיתי שהיית מפסיד אחרת.

והעדפות התקשורת של הלקוח, הודעות טקסט לעומת דוא"ל, תדירות, ביטולי הסכמה, עקבו אחר מה שהגדרתם ב-Mindbody, כך שתמנעו מההודעה המפחידה של "בבקשה תפסיקו לשלוח לי הודעות טקסט" על ידי ביצוע נכון מההתחלה.

מה המשמעות של זה עבור הפרקטיקה שלך

בדוגמה היפותטית זו, לאחר העברת המשפך ל-CalendarConnect, זמן הניהול לכל הזמנה יורד מכשש דקות לפחות מ-30 שניות. המדריכה מתאוששת כשעה וחצי בשבוע, ורשימת הלקוחות שלה סוף סוף נקייה, מה שמאפשר מעקב עתידי, תזכורות להזמנה מחדש והצעות חבילות.

שעה וחצי שהחלימה אינה דבר של מה בכך. בתעריף של אימון פרטי, זמן זה מסתכם בכ-5,000 עד 8,000 דולר נוספים של כושר מכירה, זמן שהיא יכולה להשקיע בעבודה עם לקוחות, שיווק או הכשרה משלה. האינטגרציה מחזירה את עצמה בחודש הראשון, והזמן שהיא נותנת בחזרה ממשיך לגדול לאחר מכן.

רוצים לראות את CalendarConnect Mindbody ל-Calendly בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.