Mindbody ו-Calendly: סיימו את המהומה בדלפק הקבלה עם סנכרון הזמנות בזמן אמת

ספא רפואי משתמש ב-Calendly לייעוץ ללקוחות חדשים מכיוון שצוות האתר אוהב את ווידג'ט ההזמנה. התור עצמו נמצא ב-Mindbody, שם לרופאים יש את לוחות הזמנים, החדרים ומשך הטיפול שלהם. ההעברה היא ידנית: מישהו בדלפק הקבלה צופה בהתראות של Calendly ומזין מחדש כל הזמנה ל-Mindbody.

התוצאה היא בדיוק מה שהייתם מצפים. שני לקוחות מזמינים את אותה משבצת ב-Calendly לפני שהקבלה משיגה אותם, ועכשיו יש לכם הזמנה כפולה. ספקי שירותי בריאות מופתעים מפגישות שמעולם לא ידעו עליהן. ביטול באותו היום ב-Calendly מגיע ל-Mindbody תוך שעות, וחדר ריק שיכול היה להיות מלא.

יש גם בעיה מול הלקוח. Calendly שולחת אישור משלה. Mindbody שולחת אישור משלה. הלקוח מקבל שני אישורים לפגישה אחת, לפעמים עם פרטים סותרים אם הקבלה ערכה משהו לאחר מעשה. הלקוח נותר תוהה איזה מהם אמיתי, וחלקם מגיעים בזמן הלא נכון.

מה עולה לך המסירה הידנית

לגרום לאדם להקליד מחדש כל הזמנה ממערכת אחת לאחרת זה איטי, וגרוע מכך, זה לא אמין בדרכים שעולות לכם ישירות כסף ורצון טוב. כל הזמנה כפולה גורמת לשיחת טלפון מתנצלת ובדרך כלל לאיבוד לקוח. כל ספק מופתע מאבד אמון בלוח הזמנים. כל ביטול שלוקח שעות עד שהוא מופיע הוא חדר ריק שיכולתם להזמין מחדש. וכל אישור כפול וסותר גורם לכם להיראות לא מאורגנים ללקוח שעדיין אפילו לא הגיע.

שינוי תור הוא המקום שבו זה כואב יותר מכל. כאשר לקוח משנה תור ב-Calendly, הזמן הישן מבוטל ונוצר חדש. אם אלה מטופלים כשני שינויים לא קשורים, הצד של Mindbody בסופו של דבר מקבל ביטול ואחריו תור חדש לגמרי, והקישור להזמנה המקורית שבור. ההערות, התשובות לאינטיקט, וההיסטוריה לא עוברות הלאה. הספק רואה תור ללא הקשר מאחוריו.

איך זה עובד במקום

CalendarConnect מתקן את מערכת היחסים בצורה הנכונה. Calendly מחזיקה בחוויית ההזמנה הציבורית. Mindbody מחזיקה בלוח הזמנים המתועד. כל הזמנה ב-Calendly הופכת לפגישה מעוצבת כראוי ב-Mindbody תוך שניות, עם השירות, הספק, המיקום ומשך הזמן הנכונים. דלפק הקבלה מפסיק להיות עמדת כניסה חוזרת וחוזרת להיות דלפק קבלה.

שינויי תורים מטופלים כשינוי אחד נקי. כאשר לקוח מעביר את התור שלו, התור המקורי של Mindbody מתעדכן במקום עם הזמן החדש, האורך החדש או הספק החדש. ההיסטוריה נשארת שלמה. תשובות הקבלה נשארות מצורפות. הספק פותח רשומה אחת, לא ביטול בשילוב עם הזמנה חדשה מסתורית.

ביטולים מטופלים בזמן אמת. מקום שבוטל מתפנה ב-Mindbody תוך שניות, כך שניתן להזמין אותו מחדש עוד לפני שהיום עדיין צעיר. גם מדיניות הביטולים שלכם מכובדת: ביטולים מאוחרים ואי הגעה מסומנים כך שתוכלו לשלם את העמלות שלכם, ולקוח שמזמן מחדש תוך 24 שעות יכול להיות מותאם לכוונתו המקורית. עבור פגישה אחת, שום דבר מזה לא משנה. עבור 80 פגישות בשבוע זה משנה מאוד.

מה שהגדרת

ההתקנה קצרה. אתם מחברים את Calendly ו-Mindbody, מתאימים כל סוג הזמנה של Calendly לשירות Mindbody שלו, למאגר הספקים ולמיקום שלו, ומפעילים סנכרון הזמנות מיידי כך שהזמנות חדשות יתפרסמו תוך שניות, בנוסף לסנכרון שינוי תזמון וביטול כך ששינויים יעברו ללא כפילויות. מנקודה זו, דלפק הקבלה יכול לסגור את לשונית Calendly ולהתייחס ל-Mindbody כאל לוח זמנים יחיד.

שתי הגדרות שכדאי לתקן. ראשית, יש לצמצם או לכבות את אימייל האישור של Calendly כך שהאישור של Mindbody יהיה היחיד שהלקוח מקבל, מה שיסיים את בעיית האישורים הכפולים. שנית, יש לוודא שזמני המאגר של הספק שלכם, זמן הניקוי בין פגישות, מוגדרים ב-Mindbody ומכובדים על ידי טופס Calendly, כך שאף אחת מהמערכות לא תזמין יתר על המידה ספק.

כמה מצבים שכדאי להכיר

ספקים משנים את זמינותם באמצע היום כל הזמן. ספק מאריך את המשמרת שלו או לוקח חופש אחר הצהריים, וטופס Calendly משקף זאת באופן מיידי, כך שלקוח לא יכול להזמין זמן שבו הספק כבר לא פנוי.

אם ספקית מודיעה על מחלה בהתראה קצרה, אתם מסמנים אותה ב-Mindbody, והתורים שנקבעו לה ב-Calendly להיום מבוטלים עם ההודעה שבחרתם. משבצות הפנויות ניתנות להזמנה על ידי ספק חלופי אם המדיניות שלכם מאפשרת זאת.

ופגישות חוזרות, טיפול פנים שבועי קבוע, עדיף להגדיר ישירות ב-Mindbody. Calendly הוא הכלי הנכון להזמנות ראשונות ולפגישות חד פעמיות. שימוש בכל כלי במה שהוא עושה הכי טוב שומר על החוויה כולה נקייה.

מה המשמעות של זה עבור הספא שלכם

קחו דוגמה היפותטית. ספא רפואי במיקום אחד עם חמישה ספקים וכ-80 התייעצויות בשבוע דרך Calendly. לאחר הטמעת סנכרון בזמן אמת, מספר ההזמנות הכפולות יורד מכארבע בשבוע לאפס. זמן הקבלה המושקע בהזנת הזמנות מחדש יורד בכ-6 שעות בשבוע. ביטולים באותו היום מפנים מקומות פנויים הניתנים להזמנה מחדש תוך שניות במקום שעות, כך שחדרים ריקים מתמלאים.

שביעות רצון הספקים משתפרת באופן שהבעלים מבחין בו. ספקים מפסיקים להתלונן על פגישות פתע. לוח הזמנים שהם רואים בבוקר הוא לוח הזמנים שהם באמת מפעילים. ספקים חדשים מסתגלים מהר יותר, כי הם צריכים רק ללמוד את Mindbody, לא Mindbody, בנוסף להרגל של בדיקת תיבת דואר נכנס לפני כל משמרת. כל הפעילות הופכת לפשוטה יותר, ופעילות פשוטה יותר קלה יותר לצמיחה.

רוצים לראות את CalendarConnect Mindbody ל-Calendly בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.