גוף-נפש וזום: פגישת זום לכל שיעור, ללא הגדרה ידנית

למה המהומה שלפני הכיתה שורפת בשקט את הקבוצה שלך

סטודיו יוגה היברידי מפעיל בערך 35 שיעורים וירטואליים בשבוע. כל אחד מהם זקוק לפגישת זום עם המארח הנכון, בזמן הנכון, שם השיעור הנכון, וקישור ההצטרפות שנשלח ללקוחות שהוזמנו לפני תחילת השיעור. מנהל הסטודיו מקדיש כעשר דקות לכל שיעור להגדרת כל זה באופן ידני. זה כמעט שש שעות של ניהול בכל שבוע, לנצח, בלי שום דבר להראות מלבד פגישה שהייתה אמורה להיווצר מעצמה.

זה גם שברירי. המנהל מפספס שיעור בבוקר יום שלישי עמוס, המדריך מתחבר ב-6:55 בבוקר ללא פגישה, ולקוחות יושבים ומחכים לחדר שלא קיים. זוהי שיחת החזר כספי ולקוח שתוהה האם התוכנית הווירטואלית שלכם שווה לשמור.

יש גם עלות שקטה יותר. כאשר פגישות נוצרות ידנית, הן מקבלות שמות לא עקביים. "ויניאסה 7 בבוקר" שבוע אחד, "זרימה ויניאסה 7 בבוקר" בשבוע הבא. חלקן נושאות את שם המדריך, חלקן לא. לקוחות רואים דפוס מבולגן ומאולתר בתיבת הדואר הנכנס שלהם, והסטודיו מתחיל להרגיש מוזנח בצורה שפוגעת בשקט בשימור.

מהי העלות בפועל של התהליך הידני

העלות הנראית לעין היא שש שעות בשבוע. העלויות הנסתרות גדולות יותר.

כל שלב ידני הוא הזדמנות לשכוח אחד כזה. פגישה שהוחמצה פירושה שיעור שלא יכול להתחיל בזמן. שינוי לוח זמנים שלא הועבר לזום פירושו שלקוחות מגיעים לקישור הלא נכון. החלפת מדריך ברגע האחרון פירושה אימייל ששמו של האדם הלא נכון. אף אחד מאלה אינו דרמטי בפני עצמו, אך הם מצטברים לתוכנית וירטואלית שמרגישה לא אמינה, וזו הסיבה שלקוחות מפסיקים להזמין.

ואז יש את מלכודת התזמון שאף אחד לא נהנה ממנה. השעה המקומית של הסטודיו שלכם, שעת הפגישה והשעה שבה כל לקוח קורא את התזכורת שלו - כל אלה צריכים להיות תואמים, והם משתנים פעמיים בשנה כשהשעונים משתנים. אם תטעו בכך, הלקוחות מקבלים תזכורות שעה מוקדם יותר במשך שבועיים רצופים.

איך זה עובד ברגע שהכיתות יוצרות פגישות משלהן

ZoomConnect יוצר את פגישת הזום באופן אוטומטי ברגע שנקבע שיעור ב-Mindbody. הפגישה כוללת את שם השיעור, את המדריך כמארח ואת השעה המקומית הנכונה. אם שיעור מתוזמן מחדש, מבוטל או מוקצה למדריך אחר, פגישת הזום תמשיך מעצמה.

ההפצה מטופלת באותו אופן. לקוחות שהוזמנו מקבלים את קישור ההצטרפות בכל לוח זמנים שתבחרו: 24 שעות לפני, שעה לפני, או שניהם. לקוח שמזמין שיעור בשעה 6:58 בבוקר לשיעור בשעה 7 בבוקר עדיין מקבל את הקישור שלו מיד, וכך גם לקוח שמזמין מחדש לאחר ביטול. במקרים של הרגע האחרון בדיוק נכשלים תהליכים ידניים, וכאן הם פשוט עובדים.

הקישורים במיילים נושאים את המיתוג שלכם במקום להיראות כמו הזמנה כללית בזום, כך שמה שנוחת בתיבת הדואר הנכנס של הלקוח נראה כאילו הגיע מהסטודיו שלכם.

הקלטות והחלפות מדריכים, טיפול

שני כאבי ראש חוזרים נעלמים עם אותה התקנה.

הקלטות: אולפנים רבים מקליטים שיעורים וירטואליים עבור לקוחות שלא יכלו להגיע בשידור חי. ZoomConnect יכול לאסוף את ההקלטה לאחר סיום השיעור, לצרף אותה לרשומת השיעור ולשלוח אותה בדוא"ל ללקוחות שהחמיצו את השיעור. המדריך לעולם לא נוגע בזום לאחר השיעור, והודעות הדוא"ל "החמצתי, האם אוכל לקבל את ההקלטה" מפסיקות להגיע.

החלפת מדריכים: כאשר מדריך מתקשר ושיעור מוקצה מחדש למנחה ב-Mindbody, ZoomConnect מעדכן את מארח הפגישה ושולח מחדש את האימיילים עם הקישורים עם שם המרצה הנכון. אין צורך להגדיר את המנחה מראש בחשבון הזום שלך.

הגדרת זה

תחילת העבודה היא התקנה קצרה וחד פעמית:

1. חברו את Mindbody ו-Zoom בהגדרות ZoomConnect. האשף ידריך אתכם בתהליך.
2. בחרו אילו סוגי שיעורים יקבלו קישורי זום. סטודיו היברידי מסמן רק את השיעורים הווירטואליים וההיברידיים שלו.
3. הגדר את זמן התזכורת פעם אחת: 24 שעות לפני ההזמנה, שעה אחת לפני ההזמנה, ובנוסף שליחה מיידית לכל מי שמזמין בתוך השעה האחרונה.
4. בחרו את כתובת ה"מאת" ואת המיתוג כך שכתובות האימייל להצטרפות ייראו כמו הסטודיו שלכם.
5. החליטו מה קורה כאשר שיעור מבוטל: הסירו את פגישת הזום לחלוטין, או שמרו אותה במצב מבוטל כדי שיהיה לכם תיעוד. רוב הסטודיואים שומרים את התיעוד.
6. החלט על הקלטות: האם להקליט שיעורים וירטואליים באופן אוטומטי ולשלוח את הקישור ללקוחות שהחמיצו את המפגש החי.

לאחר מכן, מנהל הסטודיו פשוט מפסיק לתזמן פגישות בזום. 35 השיעורים השבועיים מקבלים את הפגישות שלהם, את הקישורים שלהם ואת התזכורות שלהם מבלי שאף אחד ייגע בזום.

איך המספרים יכולים להיראות

קחו דוגמה להמחשה: סטודיו יוגה היברידי היפותטי במיקום אחד עם כ-220 חברים המפעילים 35 שיעורים וירטואליים בשבוע.

• מנהל הסטודיו חוסך בערך 5.5 שעות בשבוע, את כל בלוק ההכנה.
• מספר שיעורים שמתחילים ללא קישור זום תקין יורד מאחד או שניים בחודש לאפס.
• נוכחות באיחור בהזמנה עולה, כי מי שמזמין בשעה 6:58 בבוקר מקבל את הקישור שלו מיד ובאמת מגיע.

לאחר מספר חודשים, ניכרת אפקט של שימור לקוחות. שיעורי אי-הגעה וירטואלית יורדים מכיוון שהתזכורות עקביות והאימיילים הממותגים מרגישים מקצועיים. לקוחות שנהגו לדלג עליהם כי "מעולם לא קיבלו את הקישור" מאבדים את התירוץ הזה. שיעורי התפוסה בשיעורים וירטואליים מתייצבים בטווח צפוף יותר, מה שמקל על קביעת הזמנים וגורם למדריכים להרגיש שהשיעורים הווירטואליים שלהם שווים את המאמץ. נתונים אלה הם להמחשה בלבד, לא תוצאות של לקוח אמיתי.

למה זה חשוב לסטודיו שלך

• כל דבר שהצוות שלך עושה באותו אופן כל שבוע, באופן ידני, מועמד להדחה. שש שעות בשבוע הן 300 שעות בשנה.
• החלק הקשה היה לא ליצור אף פגישת זום אחת. זה היה מחזור החיים: שינויי תזמון, ביטולים, הזמנות מחדש, הזמנות של הרגע האחרון ושינויי שעון. אוטומציה של כל זה היא מה שהופך את התוכנה לאמינה.
• מיילים עם קישורים ממותגים אינם יהירות. הם ההבדל בין מייל שהלקוח בוטח בו לבין מייל שנופל בדוחות הזבל.

נסה את זה

מעניין איך זה עובד על מערכת השיעורים שלך? צפה בדף אפליקציית ה-API.