Mindbody ו-Zoom: נוכחות בשיעורים וירטואליים שעוקבים אחר עצמם

למה מעקב נוכחות היברידי בהפסקות

סטודיו היברידי לפילאטיס מפעיל שיעורים המשלבים לקוחות בסטודיו עם משתתפי זום. המדריך בודק את הלקוחות בסטודיו באייפד של Mindbody. משתתפי הזום מופיעים בפגישה, לוקחים את השיעור ועוזבים, ואף אחד לא מסמן אותם כנוכחות ב-Mindbody. התוצאה: דוחות הנוכחות שגויים, ביקורי הקבוצה לעולם לא סופרים לאחור, ולקוחה שלקחה ארבעה שיעורים וירטואליים עדיין מציגה את כל עשרת הביקורים בקבוצה שלה חודש לאחר מכן.

בדרך כלל הבעלים מגלה זאת בסוף החודש, ואז נאלץ למלא מחדש עשרות רישומי נוכחות על ידי הצלבת יומני זום מול הזמנות Mindbody. אלו שעות של עבודה מייגעת, וזה אומר שההכנסות שהיא הייתה אמורה לגבות כבר לא נגבו במשך שבועות.

הפער גם מרעיל את השיווק שלכם. לקוחה שהשתתפה בארבעה שיעורים וירטואליים אך מתועדת כמי שלא השתתפה כלל, מביטה במיילים האוטומטיים שלכם, כמו חברה שפרשה ועומדת להתפטר. אז המערכת שלכם יוצרת קמפיין לזכייה בחזרה כלפי מישהי שהופיעה נאמנה כל הזמן. היא מוצאת את זה מבלבל, וחברים שמקבלים מיילים לא רלוונטיים לומדים להתעלם מכולם.

מה העלות בפועל של פער הנוכחות

העלות הברורה היא הכנסות שדלפו. כל שיעור וירטואלי שלא מפחית חבילה הוא שיעור שהלקוח לקח למעשה בחינם, ובמהלך חודש של שיעורים היברידיים זה מסתכם בכסף אמיתי.

העלות הפחות ברורה היא אמון, בשני הכיוונים. הדוחות שלכם מפסיקים לשקף את המציאות, כך שאתם לא יכולים לקבל החלטות בביטחון לגבי אילו שיעורים לשמור בלוח הזמנים. והחברים שלכם שמים לב מתי ספירת הביקורים שנותרו להם אינה תואמת את מה שהם זוכרים, מה שהופך בדיקה פשוטה בקבלה למשא ומתן מביך. נתוני נוכחות גרועים אינם בעיית סדר וניקיון. זוהי בעיית הכנסות ובעיית יחסים.

איך זה עובד ברגע ש-Roll Call רץ מעצמו

ZoomConnect מעניק לכל לקוח שהוזמן קישור הצטרפות ייחודי הקשור להזמנה הספציפית שלו ב-Mindbody. כאשר לקוח מצטרף לשיעור, המערכת יודעת בדיוק מי הוא, מכיוון שהקישור מזהה אותו. לאחר השיעור, ZoomConnect מסמן את הלקוח הנמצא ב-Mindbody באופן אוטומטי וסופר את החבילה שלו. הלולאה נסגרת מעצמה, בכל שיעור, ללא מאמץ מצד המדריך.

מכיוון שכל קישור שייך לאדם אחד, המערכת גם מונעת מלקוח אחד להעביר את הקישור שלו לחבר. הקישור עובד על מכשיר אחד בכל פעם. אם היא מצטרפת מהטלפון שלה ומישהו אחר מנסה את אותו קישור במחשב נייד, הניסיון השני יידחה. הכנסות השיעור הווירטואלי שלך נשארות מוגנות מבלי שהמדריך יצטרך לפקח עליהן.

מצטרפים מאוחרים מטופלים לפי כלל שאתם קובעים, לא לפי שיקול דעתו של המדריך באותו רגע. לקוח שמצטרף 12 דקות לאחר תחילת שיעור של 60 דקות כנראה עדיין נחשב כנוכח. מישהו שמצטרף ב-5 הדקות האחרונות כנראה לא אמור להיחשב. אתם קובעים את הסף פעם אחת, לכל סוג שיעור, והוא חל באופן עקבי על כל שיעור.

גם ביטולים מטופלים. אם לקוח מבטל זמן קצר לפני השיעור, הקישור שלה מפסיק לעבוד ולקוח שנמצא ברשימת ההמתנה מקודם עם קישור משלו. לאחר מכן, בדיקת ה-Soll Call תואמת את מי שהשתתף בפועל, ולא את מי שהזמין במקור, וזהו מקור רוב כאבי הראש של ההתאמה.

הגדרת זה

ההתקנה קצרה:

1. הפעל את תכונת הקישור הייחודי ב-ZoomConnect. כברירת מחדל, כל קישור פועל על מכשיר אחד.
2. הפעילו שיעור היברידי כרגיל. לקוחות בסטודיו מתייצבים באייפד. לקוחות וירטואליים לוחצים על הקישור באימייל התזכורת שלהם.
3. לאחר השיעור, ZoomConnect מסמן כל משתתף וירטואלי שנמצא ב-Mindbody וסופר את החבילות שלו.
4. הגדר את סף הנוכחות לכל סוג שיעור. ברירת המחדל סופרת לקוח נוכח אם הוא הצטרף ב-20 הדקות הראשונות ונשאר לפחות 15. שיעור מהיר של 30 דקות עשוי להזדקק לחוק מחמיר יותר, וסדנה של 90 דקות לחוק רפוי יותר.
5. סקור את הדוחות של השבוע הראשון מול כל רישומים ידניים ששמרת, והתאם את הסף במידת הצורך.

לאחר מכן, דוח סוף החודש פשוט תואם את המציאות, כי הוא תואם כל הזמן.

כמה מקרים מהעולם האמיתי

ניתוק חיבורים: ה-WiFi של לקוח מתנתק והיא מצטרפת מחדש מהטלפון שלה. המערכת מזהה אותו כאותו אדם וסופרת אותו פעם אחת, מבלי לאבד את הנוכחות שלה או לספור אותה פעמיים.

צפייה משותפת במשק בית: אם שני אנשים צופים מהזמנה אחת בתשלום, הנוכחות עוברת ללקוח המשלם. אם ברצונך לאפשר צפייה בזוגות במשק בית תמורת תשלום נוסף קטן, ניתן להגדיר זאת.

ביטולים מאוחרים: ביטול בתוך חלון אי-הביטול שלך נרשם כביטול מאוחר, לא כאי-הגעה ולא כנוכחות, כך שהדוחות שלך וכל דמי ביטול מאוחרים יישארו מדויקים.

איך המספרים יכולים להיראות

קחו לדוגמה דוגמה: סטודיו פילאטיס היברידי היפותטי שמפעיל 22 שיעורים מעורבים בשבוע, כאשר כ-40 אחוז מהנוכחות בו מתבצעת באופן וירטואלי.

• נוכחות וירטואלית קלטה עליות מכ-78 אחוז לכ-99 אחוז.
• הכנסות החבילות שהוחזרו, ביקורים שבהם השתתפו אך מעולם לא נספרו, מסתכמות בכ-1,400 דולר בחודש הראשון, ולאחר מכן נשארות על אפס דליפות מעתה והלאה.
• זמן הבעלים בהתאמת נוכחות בסוף החודש יורד לאפס.

יש רווח בחוויית החברים שכדאי לציין. חברים סומכים על כך שהביקורים שלהם נספרים נכון מכיוון שרישומי האולפן תואמים את מה שהם זוכרים. השיחה של "כמה ביקורים נותרו לי" מפסיקה להיות משא ומתן והופכת לאישור פשוט. נתונים אלה הם להמחשה בלבד, לא תוצאות אמיתיות של לקוח.

למה זה חשוב לשורה התחתונה שלך

• הכנסות שדולפות מחבילות שלעולם לא יורדות הן בלתי נראות עד שתחפשו. רוב האולפנים ההיברידיים דולפים ולא יודעים כמה.
• מכשיר אחד לכל קישור אינו נועד להעניש חברים. זהו קו הבסיס להגנה על ההכנסות שהשיעורים הווירטואליים שלכם אמורים להביא.
• נתוני נוכחות מדויקים מזינים שיווק מדויק. כאשר הרישומים שלכם משקפים את המציאות, מיילים לזכייה חוזרת מגיעים לאנשים הנכונים והחברים שלכם ממשיכים לסמוך על ההודעות שלכם.

נסה את זה

סקרן לדעת איך זה עובד עבור השיעורים ההיברידיים שלך? צפה בדף אפליקציית ה-API.