קליניקו ו-HubSpot: דיווח על מטפלים ומיקומים עבור מרפאה רב-תחומית

ברגע שמרפאה כוללת תריסר מטפלים במספר תחומים, התשובה ל"מי מבצע" מפסיקה להיות משהו שניתן להסתכל עליו לעין. אותה שאלה נשאלת בכל שבוע על ידי מנהל המרפאה, בכל חודש על ידי מנהל התפעול הראשי, וכל רבעון על ידי הדירקטוריון, והתשובה לא אמורה לדרוש בניית גיליון אלקטרוני חדש בכל פעם.

קחו דוגמה להמחשה: Harbourview Allied Health Collective, מרפאה היפותטית בת 4 סניפים עם 22 מטפלים בתחומי פיזיותרפיה, ריפוי בעיסוק, דיאטה ופיזיולוגיה של המאמץ. מנהל המרפאה אינו יכול לענות בקלות על שאלות פשוטות בין-תחומיות. כמה מטופלים משותפים מפנה הפיזיותרפיסט לדיאטה בחודש? לאיזה מטפל יש את שיעור הזמנות החוזרות הגבוה ביותר? לוח השנה של איזה סניף מוריד את ממוצע הרשת? כל שאלה דורשת ייצוא חדש, ציר חדש וסבב חדש של התאמת מטופלים ידנית.

השאלות שמרפאה רב-תחומית באמת צריכה לקבל מענה

קליניקה של 22 מטפלים פועלת כמו רשת קטנה, לא כמו מרפאה אחת. ההנהגה זקוקה לתשובות כמו:

• אילו מתרגלים נמצאים בשיא יכולתו, ואילו פועלים הרבה מתחתיה?
• אילו זיווג בין תחומים מייצר הכי הרבה הפניות פנימיות (פיזיותרפיה לדיאטטיקה, מטפלת בפעילות גופנית לפיזיולוגיה של המאמץ)?
• איזה מיקום מרוויח הכי הרבה ערך לכל החיים לכל מטופל חדש, ומדוע?
• איזה מטפל הכי טוב בהפיכת הערכה ראשונה לתוכנית טיפול מתמשכת?

אף אחד מאלה לא שורד בייצוא גיליון אלקטרוני שטוח. הם צריכים שכל מטופל, תור, רופא, מיקום ותוכנית טיפול יהיו מחוברים, כך שתוכלו לפלח את המספרים בחופשיות.

מה העלות של תהליך הדיווח הידני

הדוחות המובנים של קליניקו עונים על שאלות בסיסיות, הכנסות למטפל, תורים ליום, אך הם אינם יכולים לחבר את הנקודות הנדרשות לדיווח בין-תחומי. כלי דיווח הממוקם על גבי ייצוא מיושן מאבד את קישור ההפניה בין מטופלים וזקוק לאנליסט כדי לשמור אותו בחיים. גיליון אלקטרוני מודבק בסדר גמור עם 6 מטפלים ובלתי אפשרי עם 22. לכן מנהל המרפאה ממשיך לבנות מחדש דוחות ידנית, מנהל התפעול הראשי ממתין ימים לתשובה, והחלטות מתקבלות על סמך מידע חלקי.

כיצד פועל דיווח אוטומטי

כאשר CRMConnect מחבר את Cliniciko ל-HubSpot, התורים, המטופלים, החשבוניות, המטפלים, המיקומים ותוכניות הטיפול שלכם הופכים כולם לאבני בניין של דיווח שנשארות מעודכנות אוטומטית, כאשר הקשרים ביניהם שלמים. כל תור כבר נושא את המטפל והמיקום שלו, כך שתוכלו לפרק כל דוח לפי אחד מהם ללא עבודה נוספת. ומכיוון שרשומות המטופל נשארות מחוברות ברחבי הרשת, אתם שומרים על רצף ההפניות גם כאשר מטופל רואה מספר מטפלים במספר תחומים.

הנה הדיווח שאתה יכול לעמוד עליו:

ביצועי המתרגל. עבור כל מטפל/ת: מספר הפגישות שהגיעו ב-30 הימים האחרונים, שיעור אי-הגעה, שיעור הזמנות חוזרות (חלק הפגישות שהגיעו שהובילו להזמנה נוספת תוך 28 ימים) וערך הפגישה הממוצע.

ביצועי מיקום. עבור כל מיקום: כמה מלא לוח השנה לעומת שעות המטפלים הזמינות, מטופלים חדשים שנרכשו בתקופה, וערך החיים הממוצע של מטופלים באותו מיקום.

הפניות פנימיות. זהה מטופלים שיש להם תורים ביותר מתחום אחד, וקבץ אותם לפי מקור ההפניה ולאן היא הגיעה. זהו הדוח שמציין האם המודל הרב-תחומי שלך הוא באמת רב-תחומי, או סתם מרפאות יחיד שחולקות גג.

גישה מוגדרת לפי מיקום. כל מנהל מרפאה רואה רק את המטופלים והפעילות שלו, בעוד שמנהל התפעול הראשי רואה את כל הרשת. המיקום המוטבע על כל תור הוא מה שהופך את החלוקה הזו לנקה וניתנת לאכיפה.

מה שבדרך כלל מגלים

מרפאה התואמת את הפרופיל של Harbourview מגלה בדרך כלל, בתוך החודש הראשון, ששניים או שלושה מטפלים פועלים בקיבולת של 95 אחוז בעוד ששניים אחרים נמצאים מתחת ל-55, שמיקום אחד אחראי ל-80 אחוז מכלל הפניות הפנימיות לפיזיותרפיה לדיאטנית בעוד ששלושת האחרים קרובים לאפס, ושהמיקום בעל הערך הגבוה ביותר לכל החיים אינו זה עם הוצאות השיווק הגבוהות ביותר. כל אחד מאלה הוא החלטה שמחכה להתקבל. הדוחות נשארים מעודכנים מעצמם, מנהל התפעול מפסיק לבקש "את הגיליון האלקטרוני", ודיווח רבעוני של הדירקטוריון אורך 20 דקות במקום יומיים.

כיצד להשתמש בדיווח הוגן של אנשי מקצוע

מספרי המטפלים הם כלי ניהולי, לא לוח תוצאות ציבורי. שתי אזהרות שכדאי לציין:

• אל תהפוך את כמות הפגישות לטבלת מובילים שפורסמה בצ'אט הצוות. לתחומים שונים יש אורכי פגישות שונים ומורכבות מקרים שונה. הערכה פיזיותרפית של האגן בת 75 דקות אינה אותה יחידת עבודה כמו מעקב של 20 דקות.
• אין להכניס פרטים קליניים (רשימות מקרים, אבחנות, טיפול ספציפי) ללוחות המחוונים של הניהול. מבנה תוכנית הטיפול כמו מגבלות טיפול ואבני דרך הוא תפעולי ותקין לדיווח. הנרטיב הקליני נשאר בקליניקו.

למה זה חשוב למרפאה שלך

כשמגיעים למספר תריסר מטפלים, תחושת הבטן מפסיקה להיות טובה מספיק והדוחות הידניים מפסיקים להיות מהירים מספיק. דיווחים חיים של מטפלים, מיקום והפניות פנימיות הופכים את "מי מבצע" לשאלה שניתן לענות עליה תוך שניות, במספרים אמיתיים, בכל פעם שהיא נשאלת. דוח ההפניות הפנימי בפרט הוא זה שרוב המרפאות הרב-תחומיות לעולם לא בונות, והוא זה שאומר לך האם המודל שלך באמת עובד.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-HubSpot בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.