קליניקו ו-HubSpot: תחזית הכנסות שמרפאת רפואת ספורט יכולה לסמוך עליה

בכל מרפאה מתפתחת יש רגע שבו גיליון הגיליון של תחזית יום שני בבוקר מפסיק להיות כלי והופך לנטל. הבעלים או ראש הכספים בונים אותו מחדש ביד. המטפלים אינם מסונכרנים עם מה שהוא אומר. ההנהלה מתווכחת על המספרים הלא נכונים משום שהנכונים ישנים לפני ארבעה ימים. החלטות מתקבלות על סמך אינסטינקט.

קחו דוגמה להמחשה. Northpoint Sports Medicine היא מרפאה היפותטית אחת בנפח גבוה עם 8 מטפלים וחיובים שנתיים של כ-2.4 מיליון דולר. החיוב מתבצע בקליניקו. התחזיות ולוחות המחוונים נמצאים ב-HubSpot. בכל יום שני, ראש הכספים מייצא את שניהם, מחבר אותם יחד בגיליון אלקטרוני, בונה את תצוגת ה-30/60/90 ושולח אותה במייל. עד יום רביעי המספרים שגויים. עד יום שישי אף אחד לא סומך עליהם.

למה התיקונים הרגילים לא עובדים

העצה הסטנדרטית במצב כזה היא למקם תוכנת חשבונאות, Xero או QuickBooks, בין Cliniciko ל-HubSpot, ולבנות עליה תחזית. זה עובד עבור מס. זה לא עובד עבור הובלת העסק, כי החשבונאות רושמת את מה שכבר חויב או נגבה, לא מה נמצא בלוח השנה. עד שההכנסות מגיעות למערכת החשבונאות, הסיכוי לעשות משהו בנידון חלף.

הגישה הנפוצה השנייה היא לוח מחוונים נפרד לדיווח שנבנה מנתוני קליניקו. זה נותן להנהלה תרשים יפה אבל לא מקום לפעול. HubSpot הוא המקום שבו פעילות המטופלים, השיווק והצבר שלכם נמצאים בפועל. פיצול התחזית למערכת שנייה פשוט יוצר שתי קבוצות של מספרים שאף אחד לא סומך עליהן לחלוטין.

איך זה עובד ברגע ש-Cliniko ו-HubSpot נשארים בקצב

חיבור CRMConnect Cliniciko ל-HubSpot שומר על התאמה אוטומטית בין הפגישות והחשבוניות שלכם ל-HubSpot, כשני זרמים נפרדים. הפגישות הן המדד המוביל שלכם: הן מראות אילו הכנסות נמצאות בלוח השנה. חשבוניות הן ההכנסות שאושרו: הן מראות מה חויב, שולם או נמחק. שלבו את השניים יחד ותקבלו תחזית אמיתית של 30/60/90 שמתעדכנת בכל פעם שמשהו משתנה ב-Cliniko, לא בכל פעם שמישהו פותח גיליון אלקטרוני.

הנה מה שזה נותן לך:

• כל חשבונית של קליניקו מופיעה ב-HubSpot עם תאריך ההנפקה, הסטטוס, הסכום נטו, המס, הסכום הכולל, כל הנחה והמטופל, כך שההכנסה שאושרה תמיד מעודכנת.
• כל תור בקליניקו מופיע עם התאריך, המטפל, מיקום המרפאה, סוגו וערךו הצפוי, כך שתוכלו לראות את ההכנסות שהוזמנו גדלות בלוח השנה.
• פרטי תוכנית הטיפול של כל מטופל, כגון מגבלות טיפול וקיבולת נותרת, גם הם גלויים, מה שמונע מהתחזית לספור פעמיים מטופל שתוכנית הביטוח שלו עומדת לפוג.

משם, התחזית לטווח של 30/60/90 הופכת לסכום של שלושה דברים: הכנסות שכבר שולמו בתקופה, הכנסות שחויבו וממתינות לתקופה, ותורים שנקבעו בתקופה המותאמים לשיעור ההגעה-לחיוב ההיסטורי שלך. ניתן לפלח אותה לפי רופא ולפי קו שירות, הערכות ראשוניות, מעקבים, בלוקי טיפולים, ביקורי חבילות, ולצפות בהתקדמות מול התחזית משבוע לשבוע. ומכיוון שכל תיק של מטופל נושא את הקמפיין שהביא אותו, ניתן סוף סוף להפיק דוח שיווקי אמיתי: הוצאות פרסום נכנסות, הכנסות מחויבות יוצאות.

איך המספרים נוטים להיראות

מרפאה התואמת את הפרופיל של נורת'פוינט בדרך כלל רואה שיפור בדיוק התחזיות מרמת הבסיס של 75 עד 80 אחוז בגיליון האלקטרוני ל-90 אחוזים לאחר שזרימת התורים והחשבוניות מתחילה. נתונים אלה הם להמחשה בלבד, אך הדפוס נותר בעינו.

חשוב יותר מהדיוק הוא התזמון. התחזית מתעדכנת במהלך השבוע, כך שההנהלה מפסיקה להתווכח על המספרים של יום שני האחרון ומתחילה לפעול בבוקר יום חמישי. ראש הכספים מתאושש מארבע עד שש שעות בשבוע שהושקעו בעבר בבנייה ידנית. ושיחות שיווק על החזרות סוף סוף משתמשות בהכנסות מחויבות כמדד, במקום במילוי טפסים.

חבילות טיפול חוזר ללא ספירה כפולה

רפואת ספורט מוכרת הרבה חבילות מרובות טיפולים: חבילה של 6 מפגשי טיפול, תוכנית חזרה לספורט בת 12 שבועות, ובלוק שיקום לאחר ניתוח. מכיוון שפרטי תוכנית הטיפול של כל מטופל, כולל מגבלות מפגשים וקיבולת שנותרה, גלויים ב-HubSpot, התחזית יכולה לזהות הכנסות מחבילה כאשר הן מחויבות בפועל, בדרך כלל מראש, ולהימנע מחיזוי הכנסות מפגשים עתידיים שכבר שולמו עבורם. ללא נראות זו של תוכנית הטיפול, מטופלים עם חבילה נוטים להיספר פעמיים, פעם אחת במכירה ופעם נוספת בכל מפגש שהוזמן.

למה זה חשוב לתרגול שלך

תחזית אמינה היא שילוב של שני דברים: תורים שנקבעו כאינדיקטור מוביל, וחשבוניות כהכנסה מאושרת, כאשר קיבולת תוכנית הטיפול של כל מטופל משמשת כבדיקת שפיות. ודאו שכל השלושה יזורמו לפני שאתם דואגים ללוחות מחוונים.

גיליונות אלקטרוניים אינם איטיים משום שגיליונות אלקטרוניים הם גרועים. הם איטיים משום שהם זקוקים לאדם שירענן אותם. העבירו את הרענון הזה לאינטגרציה והטקס של יום שני ייעלם. ושיחות על החזרות שיווקיות הופכות לרציניות רק כאשר המדד הוא הכנסות מחויבות, ולא מילוי טפסים.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-HubSpot בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.